Día de la Secretaria

El día 26/04 se celebró el día de la secretaria y como eres un chico listo, ya intuyes que es para reivindicar nuestras cosas y pedir mayor reconocimiento laboral.

En unos países se celebra en abril, en algunos de América Latina en julio y en los anglosajones en septiembre.

Semana a semana os cuento que esta profesión ha pasado de escribir cartas al dictado a ser la mano derecha del jefe supremo con un montón de funciones y responsabilidades, que si te las detallara te quedarías pasmado y se te borraría ya de la mente que solo hacemos el café.

¿Sabías que hay varias categorías de secretarias?

Hay muchos tipos de secretarias. Una no se incorpora al mercado de trabajo en una posición de secretaria de presidencia, sino que suele empezar como recepcionista o auxiliar administrativo y a partir de ahí va subiendo en el organigrama.

Mira qué infografía más chula te he preparado.

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Secretaria de departamento: da soporte a todas las personas del área correspondiente. Puede estar ella sola o con varias compañeras en lo que se llama “pool”. Las funciones son más bien administrativas.

Secretaria de dirección: da soporte a uno o varios directores de departamento. Aquí ya se ha quitado a mindundis y jefes de equipo. Además de funciones administrativas, empieza a tener otras más ejecutivas, como preparación de presentaciones para las reuniones, redacción de actas de reuniones, elaboración de informes comerciales, organización de eventos, etc. Para ello se le requiere iniciativa y que sea resolutiva, es decir, que no le esté preguntando a su superior lo que tiene que hacer constantemente.

Después de un cierto tiempo en esta posición sube a secretaria del director general. Trabaja en exclusiva para él porque aquí el volumen de trabajo se dispara.

Seguro que te mueres de curiosidad por saber qué es lo que hago yo. Vale, cotilla jaja. Te pongo exactamente lo que pone en mi descripción del puesto.

Título de mi puesto: Personal Assistant to CEO

Descripción del puesto:

  • Provide an efficient support to the CEO in order to achieve a good optimization of his business duties and time (Proporcionar apoyo eficiente al CEO a fin de lograr una buena optimización de sus funciones de negocio y del tiempo)
  • Provide any assistance or monitoring that the CEO could request in the frame of daily and usual work. (Proporcionar la asistencia o supervisión que el CEO pudiera solicitar en el marco del trabajo diario y habitual)

Erika en el trabajoAdemás mi jefe me pone otros objetivos y tareas más concretas que no te voy a contar para no aburrirte pero la lista es larga (3 folios ocupan en mi job description).

Aunque te diré que limpiar una sala después de una reunión no figura en la lista. Como tampoco comprarle un regalo a su pareja por su cumpleaños.

Es tal el volumen de trabajo que muchas secretarias de esta categoría tienen a su vez una ayudante.

Proactiva, resolutiva, autónoma, don de gentes, dirección de equipos, alta tolerancia al estrés y a la presión … Realmente no vale cualquiera para este puesto a este nivel del organigrama. No son solo la complejidad de las funciones, sino las habilidades personales lo que hacen que las secretarias de este nivel sean tan especiales. De hecho, una gran mayoría tira la toalla a los dos – tres años. Hay que tener mucha fortaleza mental.

Luis el reclutador te podrá confirmar que es muy difícil encontrar y contratar una secretaria de este nivel. Lo bueno que tiene esto para nosotras es que podemos cambiar de empresa o encontrar trabajo con más facilidad y pudiendo negociar condiciones.

El colofón de la carrera es el puesto de secretaria de presidencia. Aquí el factor experiencia previa es fundamental. Generalmente se solicitan +5 años como PA. Normalmente ocupan estos puestos personas que ya han pasado los 40 años.

He de decir que las funciones en un puesto o en otro se solapan. Que hay secretarias en empresas más pequeñas que hacen de todo y que en una empresa grande una secretaria de presidencia puede pasarse una mañana fotocopiando. Yo ya os conté lo bien que me lo paso encuadernado presentaciones.

¿Cuánto gana una secretaria?

Depende de la empresa, el sector, el tacaño de su jefe, de lo que ella se haga valer … y bueno también de su formación, idiomas, habilidades personales, etc.

Las recepcionistas empiezan por unos 12 mil euros y una secretaria de presidencia en una multinacional puede ganar 50 mil euros. Incluso tengo una amiga que gana 60 mil. ¿A que te has quedado de piedra? Pues mira cuánto ganan en Europa (y la imagen también la he editado yo, por cierto).

Ya ves, si eres de esos que miras a la secretaria por encima del hombro pensando que es la mujer florero a la que el cerebro no le da nada más que para hacer cafés, que sepas que posiblemente ésta te dobla o triplica el sueldo. Y no, no se acuesta con su jefe, es el precio del mercado. La que se acueste con él, supongo que ganará todavía más

Michael Page que es una empresa de selección de personal, publica todos los años informes sobre las funciones y sueldos de directivos, perfiles técnicos y administrativos de muchos sectores. Por supuesto, también lo hace de las secretarias.

Aquí te lo dejo por si quieres tienes curiosidad o por si eres secretaria y quieres saber el baremo de sueldos según tu categoría (que siempre viene bien para negociar en un proceso de selección o para que tu jefe te ponga el sueldo que te mereces).

Estudio Remuneración Asistentes 2016

 

¿Qué me gusta de mi profesión?

Que tengo acceso a los documentos confidenciales de la empresa jijiiji

Que puedo dar órdenes a los miembros del comité de dirección y eso me hace sentir muy poderosa. A veces estoy tan metida en mi papel de mandona que incluso le doy órdenes también a mi jefe.

Poderosa también me siento organizándole la vida. Su agenda, perdona que te diga, es mía jejeej Le pongo y le quito reuniones como a mi me da la gana. En esto se ha abandonado jaja.

Que estoy en un punto en el que puedo hacer de intermediaria entre mis compañeros los soldados rasos y la dirección. Porque esa habilidad del don de gentes sirve para que ellos confíen en mí, me cuenten sus problemas y yo los pueda trasladar a la dirección, sin que los jefes se enfaden o se molesten.

No te confundas, no es chivateo, sino informar del estado de ánimo de la gente, lo impopular de algunas políticas de empresa, etc (llámalo diplomacia o mano izquierda).

También sucede lo contrario, pej, cuando mi jefe quiere llamarle la atención a alguien, puede que me pida que lo haga yo para suavizar tensiones.

¿Qué no me gusta de mi profesión?

Pues que a muchos directivos se les sube el cargo a la cabeza. Se creen que por ser jefes todo el mundo tiene que estar a sus pies. Son la arrogancia y prepotencia personificada. Cuando trabajas en dirección general lo sufres a diario. Esta es la razón por la que muchas colegas tiran la toalla.

Todo el mundo olvida que cuando el jefe tiene un mal día, es la secretaria la que está en primera línea de fuego. Se lleva los gritos, los puñetazos sobre la mesa, las carpetas voladoras … aguantar a un jefe cabreado no tiene precio, no hay dinero que lo compense. Este es otro de los factores que hace dimitir a muchas secretarias.

No me gusta que sea un puesto tan poco valorado y que se confunda discreción con invisibilidad. Es muy habitual que RRHH organice cursos de formación o de reciclaje para todos los empleados y se olvide de incluir a las secretarias.

anecdotas-de-secretariasNo me gusta que me entre una llamada de teléfono, más o menos cada 10 minutos. Siendo el 80% de las veces de esos que quieren hablar por teléfono con mi jefe para venderle algo que no necesita la empresa.

A parte de no hacer un estudio de potenciales clientes, se creen muy importantes y nunca dicen quienes son, de qué empresa llaman o para qué quieren hablar con él.

A ver, un poco de modales: preséntate y háblame con respeto, que soy la única que te puedo ayudar. ¿No lo haces? no te paso la llamada 😛

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Acabo el post dándole las gracias a Ana, que es quien me propuso escribir sobre el Día de las Secretarias.

Ana es una de mis lectoras, es secretaria y además también trabaja en el distrito financiero madrileño. Es decir, somos vecinas de trabajo y seguro que hemos coincidido en el ascensor alguna vez)

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