¿Se reúnen los jefes con sus secretarias?

En diciembre lancé una encuesta para conocer si las asistentes se reúnen habitualmente con sus responsables para despachar temas pendientes y hacer seguimiento a otras tareas, proyectos, etc.

Si lees con atención las preguntas y las respuestas, te darás cuenta que también estoy midiendo las habilidades de liderazgo y comunicación de los directivos, así como el nivel de proactividad de las asistentes.

Teniendo en cuenta que la misión principal de las asistentes de dirección es optimizar el tiempo de sus responsables, es imprescindible que haya una comunicación fluida y efectiva entre ambas partes.

Es muy complicado llevar un agenda, hacer reservas de viaje, responder correos/llamadas, hacer/actualizar informes o incluso conocer los intringulis de los clientes, la evolución del negocio y/o el sector y otras funciones típicas del puesto, si tu responsable no te pone al día, y/o si tú no tomas iniciativa y le preguntas.

Los poderes adivinatorios es una habilidad que desarrollamos todas las personas que damos soporte a dirección. Sin embargo, la falta de información o trabajar con suposiciones genera el riesgo de equivocarse y/o ir retrasando la gestión algunos temas.

Es vital mantener reuniones periódicas para que directivo/asistente se pongan al día, se informen mutuamente, tomen decisiones y busquen soluciones a problemas.

Si las asistentes somos la mano derecha del directivo es porque las dos partes trabajamos en equipo.

Resultados encuesta ¿despachas con tu responsable?

Pregunta 1: Con qué frecuencia te reúnes con tu responsable para despachar temas pendientes

 

¡Bravo por el 20% que tienen reuniones todos los días o semanales (14,4%)! Estoy segura de que pueden estar un buen rato hablando de todos los “problemas” de su responsable. Información super valiosa para priorizar, saber las necesidades de tu responsable, hablar de clientes, de las cifras del negocio y hasta de lo que habéis hecho el fin de semana.

El 35,6% entra en plan espontáneo en el despacho y eso está bien. Indica que vuestro responsable es accesible.

Sin embargo, estoy segura que solo habláis de dudas concretas, en las que tu responsable te las responde y poco más.

Posiblemente estas “reuniones espontáneas” son interrumpidas con llamadas telefónicas que, por supuesto, responde tu responsable … o peor aún, por otras personas que también entran al despacho a preguntar sus cosas y terminan echándote a ti.

El 12,2% de las asistentes nunca despacha con su directivo. ¡¡Estoy alucinada!! ¡¡Se me salen los ojos de las órbitas!! ¿Cómo puede ser?

Las agendas de los directivos son super dinámicas. Por ejemplo: reuniones y viajes planificados que de repente se posponen o se cancelan. O al contrario, otras que no estaban previstas, aparecen por arte de magia en su calendario.

Esto es culpa de las dos partes. Del directivo por no involucrar a su asistente en sus temas y de la asistente por adoptar un rol pasivo, que es todo lo contrario a lo que se espera que sea nuestro puesto.

Pregunta 2: Cómo se comunica contigo habitualmente

 

Algo menos de la mitad habla con su directivo en persona. ¡Genial que tengan esta posibilidad ! Hablar en persona facilita que se puedan preguntar dudas, resolver problemas, informar de la evolución de algunas tareas, recordarles cosas que deben hacer.

El 35,6% de los directivos se comunican vía teléfono o email. Supongo que será para decir “haz esto, haz lo otro”.

Claro, si te llama desde la terminal de un aeropuerto o en la pausa de una comida de negocios, no puedes estar media hora hablando tranquilamente con él/ella. Así que poco productiva/resolutiva puede ser esa conversación para conseguir respuestas a temas candentes que están ocurriendo en la oficina.

Por email sucede algo parecido, no le puedes escribir la biblia contándole tu vida. De modo que se te quedan muchas cosas por consultar, informar o reportar. Cosas que a la larga afectarán a tu priorización de asuntos, convocatoria de reuniones, reservas de viajes, etc.

Ojo, que también hay directivos que solo se comunican vía whatsapp. ¡Tremendo!

A pesar de esos porcentajes, algo es algo porque hay un 20% de directivos que nunca se comunican.

¡Alucinante! En estos tiempos de liderazgo y talento, de empresas super felices donde la transparencia informativa es la máxima y todos colaboramos siendo un equipo super guay, todavía hay directivos que NUNCA se comunican con su asistente … y doy por supuesto que tampoco con el resto de su equipo.

Aquí hay una mina de oro para todos los gurús de liderazgo. Qué bonito sería que pudieran transformar dinosaurios en líderes del siglo XXI.

Pregunta 3: Motivos por los que no despachas nunca

Ahondando más en las razones por las que un 20% nunca despacha con su responsable, hay otro dato muy preocupante.

Un 58% de las asistentes no considera necesario reunirse con su responsable porque cuando él quiere algo, lo pide.

 

Pero vamos a ver, una de las habilidades más buscadas y valoradas de una asistente es que sea proactiva. No hay que esperar a que tu responsable te pida cosas, eres tú la que tienes que anticiparte.

Lectura recomendada: 12 habilidades indispensables para ser una top assistant

Lo contrario te convierte en una persona pasiva y reactiva. Lo que se traduce en desempeñar tareas rutinarias administrativas … tareas que con el software, las apps y la digitalización de la empresa, cualquiera puede llevar a cabo (incluido tu responsable). Dicho de otra forma, te estás volviendo prescindible.

 

En general, hay muchos directivos que nunca despachan con sus asistentes porque nunca lo hicieron antes y perpetúan esa costumbre.

También puede ocurrir que nunca antes tuvieran asistente y no sepan que deben despachar con ella para ponerla al día de sus planes, objetivos y decisiones.

Es cuestión de educarle y crearle esa rutina. Cuando se acostumbre y se dé cuenta de que puedes sacarle muchas castañas del fuego, será él el que te pida reuniones contigo 🙂

¿Cómo que tu responsable no tiene tiempo para ti?

• Si le llevas tú la agenda, es tan fácil como bloquearle tú misma un hueco en su calendario y entrar directamente en el despacho el día D a la hora H.
• Si no le llevas la agenda, pídele una reunión e insiste una y otra vez.

Las primeras veces pasará de ti. Insiste. Llegará el día en que haga la gracia y tenga a bien dedicarte unos minutos en exclusiva en su despacho para despachar contigo.

Cuando llegue ese momento, en vez de someterle a un interrogatorio de cuestiones puramente administrativas, intenta mostrar curiosidad e interés por los clientes, los accionistas, la evolución de las ventas, etc. Aprovecha para explicarle lo que haces y cómo lo haces para que vea que tu trabajo es valioso. Con el tiempo se dará cuenta de lo importante que es tener reuniones contigo.

¿Qué no quieres molestarle? ¿Pero eres nueva o qué? ¿no sabes todavía qué hace realmente tu responsable en su despacho?

Lectura recomendada: Por qué se encierran los directivos en sus despachos

Conoces mejor que nadie cuándo es el mejor momento para entrar a preguntar porque eres tú la que le programa la agenda. Sabes cuándo está reunido, comunicando o tomando un café con los otros directivos. Incluso si está de buen humor o todo lo contrario.

¡Moléstale! Entra en el despacho e interrúmpele. Necesitas respuestas, datos e información para desempeñar tu trabajo.

¿No se acerca tu responsable a tu mesa y te interrumpe para pedirte cosas? Pues haz tú lo mismo 😉 Que sois un equipo, no un superior y una empleada inferior.

¿Miedo? … ¡hola! ¿algún gurú de liderazgo leyendo esto?

Asustar al talento es incompatible con ser líder. Con la escasez de talento tan brutal que existe hoy en día, es una pena que huya y no se le pueda retener, debido a la cultura del miedo de la empresa.

No le tengas miedo a tu responsable. No olvides que es una persona como tú y como yo. Algunos parecen inaccesibles e incluso arrogantes, cuando en realidad son solo tímidos.

Cómo son tus reuniones con tu responsable

Como ves en los resultados, la mayoría de las reuniones responsable – asistente son rutinarias (45,6%) o desastrosas (23,3%)

Pongo la mano en el fuego a que una gran mayoría los que respondieron la opción de reuniones desastrosas coinciden con las personas que entran en el despacho en plan espontáneo … es lo que tiene no planificar las reuniones y enviar previamente una agenda con temas a tratar.

Si tu responsable atiende a llamadas, responde emails o deja que entren otras personas en el despacho, mientras está contigo, significa que todavía no es consciente del valor de tu puesto de trabajo y que tú tampoco se lo dejas claro.

Si tu responsable lo supiera, dejaría todo lo que está haciendo para escucharte activamente, que no es lo mismo que oírte.

Si supiera lo valioso que es tu soporte, tendría claro que tus equivocaciones le perjudican a él directamente.

Mira que si no le puedes hacer las diapos para el consejo de administración porque Fulanito no te pasa los datos o porque a Menganito no le da la gana actualizar los datos comerciales del último cuatrimestre. Será él el que tenga que salir del paso ante sus respectivos responsables en la reunión … que sí, puede echarte la culpa; pero al mismo tiempo se pondrá él solo en evidencia delante de sus responsables por no hacer él mismo las diapos con todas las cifras ultra confidenciales y sensibles de la empresa.

Sus indicaciones son

En esta pregunta hay gato encerrado jejeje

Un 61,1% de los líderes que están al frente de las empresas tienen un problema muy grave de comunicación y de toma de decisiones.

Trabajar con alguien que cambia de opinión cada 2×3 puede ser frustrante. Su indecisión y su falta de seguridad en sí mismos afecta al ritmo de trabajo y a la productividad de su asistente (y del resto de colaboradores).

A la larga no sabes si empezar las cosas porque cuando te pongas con ello, te dirá que lo dejes y hagas otra cosa. Te dirá que quiere algo para la próxima semana y de repente se acercará a tu mesa para decirte que lo tengas listo para hoy antes de que te vayas a casa.

Luego están los responsables que dan por sabidas cosas que el resto de los mortales desconocen. Así es muy complicado poder tomar decisiones dentro de tu área de competencias y planificar/priorizar tu trabajo.

Qué cualidades valoras más de un directivo

Relacionado con las grandes cualidades personales y la capacidad de comunicarse de nuestros líderes empresariales …

… en esta parte de la encuesta hay varios empates:

Con un 54,4%:

• Que explique claramente lo que quiere
• Que dé feedback y reconocimiento al trabajo realizado
• Que sea accesible y no le moleste que entre en el despacho a consultar

Con un 34,4%:

• Que sus decisiones/opiniones sean firmes
• Que tolere y sea comprensivo con los errores

Solo a un 30% le parece importante que su responsable medie y/o resuelva conflictos entre los miembros de un equipo, con clientes, etc.

Conclusiones

A tenor de los resultados de la encuesta, me temo hay muchos directivos que no involucran a sus asistentes ni en sus temas ni en el negocio. Seguramente porque desconocen que las funciones típicas del puesto (escribir cartas, contestar el teléfono y archivar papelotes) son cosa del pasado.

Si las personas que damos soporte nos limitamos a esperar que nuestro responsable nos diga lo que tenemos que hacer, mal vamos. Así no se pone en valor nuestra profesión y tampoco conseguiremos convertirnos en su mano derecha.

El término «líder» es muy chulo y muy de siglo XXI. Pero si los directivos no se comunican con sus colaboradores o lo hacen de forma deficiente, no tienen tiempo para escucharles, se encierran en sus despachos o incluso provocan miedo … ¿qué quieres que te diga? eso es ser jefe de toda la vida y no líder.

A falta de líderes, he utilizado la palabra «responsable» a lo largo de este artículo (mis haters me insisten en que no existen los jefes, que eso es cosa de años ’50). Pero si unos son responsables ¿el resto de la plantilla es irresponsable?. Urticaria me da de solo pensarlo.

 

Gracias a todas a las 90 personas que participaron en la encuesta

 

Imagen destacada del post: directiva sentada en su despacho de Studiostocks/Shutterstock