12 habilidades indispensables para ser una secretaria top

El puesto de secretaria o assistant es uno de los más polivalentes de la empresa. Dependiendo de las funciones que debas realizar deberás tener unas habilidades u otras.

No es lo mismo ser secretaria de departamento que secretaria de dirección o secretaria del Director General o de Presidencia.

No es lo mismo desempeñar tareas administrativas que tener un perfil más ejecutivo, en el que las decisiones las tomas tú (y no tu jefe).

Sin embargo, cuando leo las ofertas de empleo, me dan ganas de llorar porque evidentemente el que las escribe ni tiene ni idea de lo que hace una secretaria:

• Se limitan a poner «funciones típicas del puesto». ¿Para qué hacer una descripción detallada que te ayude a saber si encajas con lo que anda buscando la empresa?
• Se suele solicitar disponibilidad total, lo cual significa que es empresa dirigida por dinosaurios y adictos al trabajo. ¡¡Dios!! qué miedo da enviar ahí el curriculum

¡¡Atención!! No es raro encontrarse ofertas en BLANCO como la de la imagen de abajo  … que ya se sabe que una secretaria desempeña sus tareas, sin horario fijo de oficina porque está disponible 24-7-365 y trabaja por amor al arte.

Luego lloran porque no encuentran talento

 ¿Sabes que el puesto de top assistant es uno de los más difíciles de cubrir en una empresa?

Y es que una cosa es lo que piden los de RRHH en sus procesos de selección y otra es lo que realmente debes tener para aguantar en el puesto y no volverte majareta.

Nadie se acuerda de tus habilidades al redactar una oferta de empleo y tampoco en tu día a día. Esto tenlo bien presente. A pesar de ello, estas cualidades son precisamente las que te convierten en una persona imprescindible para tu jefe.

Habilidades de una asistente ejecutiva excepcional

Hoy por hoy todo el mundo sabe manejar el Office, el correo electrónico y apuntar una reunión en el calendario. Si no sabes, se aprende. No son herramientas para las que necesites estudiar una ingeniería ni tener un coeficiente intelectual de genio.

Si quieres llegar a ser una top assistant, debes reunir una serie de características que te ayudarán a ganarte la confianza de tu responsable y a mantenerte en el puesto.

A continuación, te hablo de las que para mí son las más importantes

1. Alta tolerancia al estrés y la presión

Esto no es por el gran volumen de trabajo que vas a tener, sino porque los directivos son como niños pequeños caprichosos y consentidos:

• Cambian de opinión cada 5 minutos  ⇒ lee este ejemplo
• Tienen pataletas y rabietas  ⇒ lee, lee

La relación jefe-secretaria se convierte muchas veces en madre-hijo. Necesitarás una paciencia como una catedral y deberás educarle para que no te pida un vuelo a las 18hrs, te llame un domingo a las 7am o te falte al respeto cuando tiene un mal día.

Mientras lo consigues, te puede ayudar tener una caja de tila en tu cajón de la oficina, hacer yoga o ponerte un kit de boxeo en casa para descargar estrés a base de puñetazos

2. No ser arrogante

Es increíble cómo se le sube el cargo a la gente cuando empieza a trabajar en la zona noble de la oficina. La arrogancia y la prepotencia campa a sus anchas por este rincón, acompañados de la falta de educación y buenos modales.

Muchas secretarias se creen que son reinas y que tienen esclavos a su disposición. Tratan muy mal a sus compañeros de trabajo e incluso a proveedores.

Lectura recomendada: Secretarias arrogantes

Si estás entre esas reinas, te recuerdo que Dirección General es un departamento más de la empresa y que los que trabajan allí son personas. Todos (jefes y puestos técnicos) pueden ser despedidos en cualquier momento, al igual que cualquier otra persona de la plantilla. Tu no te salvas.

Por otro lado, te vas a pasar el día pidiendo favores a tus compañeros y a proveedores:

• Cambios de fechas de reuniones
• Datos para hacer presentaciones
• Que te traigan un catering en un tiempo récord

La gente te ayudará si se lo pides con por favor y gracias, y sobre todo cuando ellos necesitan ayuda y tú se la prestas. No están para servirte ni obedecerte. Se humilde y colabora.

Esto te habló más en detalle Marce, secretaria invitada en el blog, en ⇒ Momentos SOS

3. Tener autoridad y firmeza

Te vas a encargar de manejar la agenda y muchos asuntos de tu jefe. Tienes que ser capaz de transmitir a los demás autoridad y firmeza porque eres la mano derecha de tu jefe. Lo que solicites y digas deberá el mismo valor que si lo dijera él directamente.

Por tanto, tienes que hacerte respetar para que no te mareen, te den largas y pisoteen o tengan la imagen de que eres “la que hace el café para las reuniones”.

¿Cómo le dirías a otro directivo que tu jefe necesita unos datos concretos para antes de ayer y que te los tiene que pasar ya, sin darle la opción de que te ponga como excusa que entra en una reunión?

Espero que no seas de las que:

• se muere de miedo al entrar en el despacho de un directivo y tartamudees cuando hables con él
• no eres capaz de presionar a alguien para que haga esto o lo otro ¡ya!
• o llamar la atención por algo que ha hecho mal y que ha enfadado a tu jefe

No veas a los directivos como gente con un cargo súper importante. Son tus compañeros de departamento. No les endioses ni les trates con tanta pleitesía como su fueras su esclava.

Si lo haces, al final te convertirás en su lacayo, disponible las 24hrs y te tratarán como si estuvierais en una plantación de algodón de Misisipi en el s. XIX.

Eso sí, debes ser cordial, amable y educada (al igual que con el resto de compañeros de la empresa, clientes y proveedores)

Te recomiendo que hagas algún curso de liderazgo y dirección de equipos, te va a ayudar más que uno de técnicas de archivo o de taquigrafía. 

4. Habilidades de comunicación

No, no me refiero a que sepas redactar emails, discursos y presentaciones sin faltas de ortografía ni errores gramaticales en español, inglés o en el idioma que sea. Tampoco a que respondas al teléfono educadamente. Esto se da por supuesto.

Debes tener la habilidad de saber decir las cosas con tacto, de forma clara y evitando malos entendidos y malos rollos. Muchas veces te tocará mediar en momentos conflictivos y rebajar tensiones.

¿Podrías ser árbitro entre tu jefe y el director comercial en alguna disputa que tengan entre ellos? 

Te vas a encontrar muchos momentos así ¿podrás resolverlos con las palabras y maneras adecuadas?

¿Cómo cancelarías una reunión de tu jefe que está a punto de empezar por un contratiempo que le ha surgido? ¿Qué le dirías a las personas convocadas? ¿Qué tono utilizarías para que no se enfadasen por el plantón?

Debes hablar como un diplomático, porque estás proyectando la imagen de tu jefe y de la empresa.

Mide mucho tus palabras, porque quizás seas tú la que provoque esas tensiones y malos rollos en el caso de que te creas inmortal por estar en Dirección General.

Al curso de dirección de equipos, le sumo otro de asertividad 😉

5. Alta capacidad de negociación

No solo tendrás que ceder de vez en cuando con tus compañeros para conseguir algo, también tendrás que negociar con personas de fuera de la empresa:

• Secretarias de otras empresas para cerrar fechas de reuniones
• Hoteles, compañías aéreas, alquiler de coches para firmar acuerdos de colaboración y tener las mejores tarifas de alojamiento, vuelos, coches, etc
• Empresas de merchandising, papelería, catering, salas para eventos, servicios de limpieza, ETTs … dependerá del alcance de tus funciones.

Algunas las secretarias terminan convirtiéndose en en Office Managers, es decir, las que aseguran el correcto funcionamiento de la oficina.

Aunque en general, nadie te felicitará si consigues firmar un súper contrato que ahorre mucho dinero a la empresa. Desgraciadamente la mayoría de las empresas no reconocen que las secretarias debemos tener capacidad negociadora.

Te recomiendo que hagas un curso de técnicas negociación y persuasión 😉

6. Ser muy proactiva, con iniciativa y autónoma

Tu jefe es un tipo ocupado. Te ha contratado para optimizar su tiempo y para que tomes decisiones del día a día por él.

No puedes estar entrando en su despacho e interrumpiéndole cada 2×3 para preguntarle:

• si prefiere ventanilla o pasillo en un avión
• qué comida pedir en un catering
• qué restaurante reservar para una comida de negocios o a qué hora
• qué día quiere que cierres una reunión, a quién convocas y qué temas se van a tratar

La típica frase de jefe de “No me traigas problemas, tráeme soluciones” va especialmente dirigida a ti 😛

Reúnete con él como mínimo una vez a la semana para despachar temas y de paso que te resuelva dudas importantes de negocio. Explícale por dónde vas en los asuntos pendientes y que te oriente… pero evita preguntarle si encuadernas una presentación o si mejor le pones una grapa.

7. Saber priorizar y planificar

Al hilo de lo anterior, debes tener la habilidad de priorizar y planificar porque te va a tocar:

⊗ Organizar su agenda y saber cuándo una reunión o llamada es importante o no, e incluso decidir tu solita si asiste o no, o si hace la llamada ahora o dentro de 3 días.

⊗ Monitorizar sus tareas pendientes y encargarte de que las cumpla en el plazo que le han fijado sus jefes (presidente, accionistas, etc)

Debes aprender las diferencias entre importante, urgente y prioritario. Solo así podrás organizar y administrar las horas de trabajo de tu jefe.

8. Ser organizada

Si tu jefe te pide el acta de la reunión comercial del mayo de 2019 ¿sabes dónde la tienes?

Crea tu propio sistema de archivo tanto en papel como digital. No necesitas estudiar biblioteconomía. Debe ser un sistema en el que tu encuentres rápido la información que te solicita.

Sería ideal que compartieras con él una unidad de archivo común en el ordenador y que le explicaras cómo clasificas la información, por si un día te pones enferma o te vas de vacaciones y él debe consultar algo.

Procura tener la mesa limpia de montañas de papel.

Trabajar de forma sistemática te ayudará a tener todo bajo control:

• Créate plantillas de cartas, de invitaciones a eventos, de reservas de hoteles, etc
• Mantén actualizadas las bases de datos y las hojas Excel que utilizas para preparar informes, presentaciones, gastos, etc.

9. ¿Disponibilidad horaria?

Si tienes todo controlado, actualizado y automatizado no es necesario estar disponible 24h/7D/365. Te aseguro que ningún jefe se enfada si te vas a casa con los deberes hechos.

Aunque sea un dinosaurio de los que les gusta que la gente caliente la silla, a medio-largo plazo te terminará agradeciendo que no le pongas reuniones un viernes a las 17hrs. Recuerda, es humano como tú y yo. Hay excepciones, claro: los adictos al trabajo.

Por otro lado, si tienes todo automatizado, cuando te soliciten algo tardarás medio segundo en realizar lo que te han pedido: click + actualizar datos + guardar + imprimir. Te ahorrarás muchas horas de trabajo 🙂

En las entrevistas de trabajo siempre te preguntan por este tema y yo siempre he respondido:

Mi misión es optimizar su tiempo y si necesita trabajar 24hr es que algo estoy haciendo mal. La idea es que el trabajo salga adelante dentro de la jornada laboral, sin necesidad de horas extras. Otra cosa es que un día puntual surja una emergencia vital que paralice la vida la empresa, pej un fuego en las instalaciones, un secuestro aéreo en el vuelo donde viaja mi jefe, etc. Entonces tendría sí, no tendría ningún problema en dar soporte.

Tú verás hasta dónde quieres llegar con la disponibilidad. ¿Quieres tener que trabajar por la noche, los fines de semana o en vacaciones? A veces es tan fácil como educar a tu jefe y marcar ciertos límites.

10. Ser muy observadora

No te imaginas cuánto ayuda la comunicación no verbal. Observando cómo se comporta y expresa la gente (gestos) te vas a dar cuenta de un montón de situaciones que ocurren en la oficina y captarás muchos mensajes “ocultos”.

Lo mismo ocurre si gestionas el correo electrónico de tu jefe. Presta atención al tono del mensaje, en cómo se expresan, lee entre líneas …

Si te fijas, llegarás a conocer muy bien a la gente y sus verdaderas intenciones. Debes ser capaz de analizar las situaciones.

¿No te ocurre que con una mirada ya sabes lo que está pensando tu mejor amiga? Llegará un momento que te pasará lo mismo con tu jefe. Los dos sabréis comunicaros vía “telepática” y este es uno de los puntos que te hará ser imprescindible para él.

11. Ser muy discreta y reservada

Por tus manos pasa mucha información sensible y delicada.

Desde emails con condiciones de negociaciones con otras empresas, informes financieros o decisiones del comité de dirección o de la junta de accionistas.

Es posible que veas el listado de los sueldos de toda la empresa o incluso que descubras que van a despedir a alguien.

Sabrás cosas de la vida personal de tu jefe p.ej cuanto se gastó en una corbata o dónde se fue de escapada romántica el fin de semana con su pareja

No le podrás contar a nadie esta información. Ni otros directivos, ni a compañeros ni fuera de la oficina. Tienes que ser muy discreta porque lo contrario da lugar a:

• Cotilleos, rumores falsos, malos entendidos y confusiones
• Que alguien utilice esa información en tu contra o en contra de tu jefe (las puñaladas traperas están a la orden del día en Dirección)

Secretaria viene de secreto. Nunca desveles nada porque tu jefe perderá la confianza en ti. Se sentirá traicionado y es posible que acabes de patitas en la calle.

No te extrañe si te hacen firmar una cláusula adicional de confidencialidad en tu contrato de trabajo.

12. Excelente presencia

No se refiere a que seas alta, guapa y delgada. No se necesita ser modelo para ser secretaria.

Tu eres la primera persona que ve la gente que llega a la oficina para reunirse con tu jefe. Bueno, miento, la primera es recepción. Representas la imagen corporativa y a tu jefe.

Dependiendo del sector al que se dedique tu empresa y de cómo vaya vestido tu jefe, así deberás elegir la ropa que te pones para ir a trabajar:

• Si lleva traje, tu llevas traje.
• Si tu empresa apuesta por el casual look, tu podrás vestir más informal.

⇒ Léete el código de vestimenta de tu empresa. Te recomiendo que hagas algún curso de imagen personal.

Debes ser elegante en tu forma de dirigirte a los demás. Los buenos modales sociales y los empresariales son imprescindibles a la hora de tener una excelente presencia.

Cuando llega una visita a la empresa ¿sabes cómo saludarla? ¿besos, abrazos o apretón de manos?

Y cuando la acompañas a la sala de reuniones ¿quién entra primero?  ¿la persona de mayor cargo de la otra empresa, cualquiera de la otra empresa o tu porque eres mujer?

Si no sabes responder a estas preguntas necesitas un curso de protocolo empresarial urgentemente 😉

Este artículo ha sido escrito a petición de Pilar Cordero