Prácticas en el uso del correo

Para muchas personas enviar o recibir una carta en papel es cosa del pasado, pues el email y el WhastApp han reemplazado al correo postal en la mayoría de nuestras comunicaciones por escrito.

Sin embargo, y por increíble que te parezca, aún hay rincones en el mundo (incluida España) a los que no llegan ni internet ni la cobertura con el móvil.  La única vía de hacer llegar los mensajes escritos es por correo postal.

Sin esas cartas ni los carteros/carteras, muchos lugares estarían incomunicados. Ese es el motivo por el que el 09 de octubre se celebra el Día Mundial del Correo.

 

Vale, tú hace muchos años que no envías una postal desde el lugar de tus vacaciones ni tampoco una tarjeta de felicitación de Navidad. Pero, a nivel empresa, la cosa cambia mucho.

Las cartas certificadas, con acuse de recibo o burofaxes son “armas” muy poderosas para asegurarte de que:

• reclamaciones
• quejas
• notificaciones
• contratos y cambios de condiciones contractuales
• documentación de consejos de administración, juntas de accionistas, etc.

llegan a su destino y poderlo demostrar a efectos legales.

De esto sabemos mucho las secretarias. Una de nuestras funciones es gestionar la correspondencia de la empresa y/o del jefe. Tenemos incluso un registro de entradas y salidas de correspondencia para hacer seguimiento de todas las cartas.

Si eres de los que está convencido de que el correo postal es algo de siglos pasados, piensa por un momento: ¿cómo te llegan las multas de tráfico?, ¿las notificaciones de un juzgado? o ¿los requerimientos de Hacienda?

Cómo se envía un correo postal

 

Para los más jóvenes del lugar y para los que lo han olvidado, para enviar una carta debes seguir los siguientes pasos:

• escribir un mensaje en un papel
• meter el folio escrito en un sobre
• escribir nombre y dirección del destinatario
• escribir nombre y dirección del remitente
• pegar un sello
• echar el sobre a un buzón

Antiguamente se impartían cursos de comunicación comercial, en los que te explicaban cómo redactar una carta, dónde se debía poner el encabezado, la fecha, la línea del asunto, la firma, etc.

Si relees los pasos, te darás cuenta que son muy parecidos a los que tenemos que dar para enviar un email:

• poner a alguien en el para
• escribir un asunto
• escribir un mensaje
• poner tu firma
• dar clic en enviar

El correo electrónico

Hoy en día utilizamos más el correo electrónico que el correo postal. Aunque en este paso a la modernidad, no fuimos a cursos en los que nos enseñaran a utilizar de forma eficaz esta herramienta. Por eso, muchas personas acumulan emails en la bandeja de entrada, no los filtran, no los responden …

Por otro lado, como es mucho más dinámico y rápido que enviar una carta, muchos formalismos de la antigua correspondencia empresarial se ha relajado, hasta el punto que hay muchas personas que directamente los ignoran.

Una pena porque los viejos formalismos ahora se llaman netiqueta

 

¿Cuántas veces recibes emails sin asunto o con un FYI, ASAP, IMO, etc.? ¿Cuántas veces recibes emails en los que no hay mensaje y/o un chorreo de correos adjuntos? ¿Y esa gente que te dice “seguimos en contacto” y no incluye firma, siendo imposible llamarles por teléfono?

Encuesta uso del correo electrónico

Si en el trabajo te enfrentas a correos poco profesionales, no te imaginas los que recibo en este blog.

Lectura recomendada: emails que enfadan a un blogger

Correos sin mensaje, llenos de emoticonos como si fueran whatsapps, copiada en el «para» con gente que no conozco de nada …

Como esto es una práctica cada vez más generalizada, empiezo a sentirme rara. Me pregunto si ahora cada uno puede enviar emails sin cuidar las formas y las claves de comunicación eficaz que te puse en la imagen de más arriba.

Para conocer cuáles son las tendencias más molonas en el envío de emails y apuntarme a ellas, el pasado mes de septiembre lancé una encuesta para saber cómo escribís, respondéis y reenviar correos electrónicos.

 

Resultados de la encuesta sobre los emails

Después de haberme puesto pesada por las redes sociales, pidiendo vuestra participación, solo respondieron 51 personas.

Muchas gracias a todos los que se animaron a contestar

Elegir destinatario del correo electrónico

El 88,2% respondió que solo envían correos a la persona que está interesada en recibir la información.

Solo un 11,8% pone en copia a su jefe … este dato no me lo creo, jajaja. Cuando te encargas de la gestión del correo del CEO, te das cuenta que la gente tiene por costumbre ponerle en copia para chivarse sutilmente de algo o para meter presión al destinatario 😉

Lectura recomendada: quién lee y responde los emails del CEO

 

Poner en copia

En línea con la anterior pregunta, hay personas que por costumbre meten en el «CC» a todo su departamento, media empresa, profesionales de otras empresas con cargos similares.

Me alegra saber que los participantes en esta encuesta, copian solo a las personas que realmente pudieran estar interesadas en el asunto del correo.

Solo un 2% respondió que meten en copia a todo su departamento, sin importar si les interesa el asunto o no.

 

Privacidad destinatarios

Poner a muchas personas en el «CC», cuando algunas de ellas no se conocen entre sí, supone saltarse la privacidad de datos personales.

Que alguien te dé su dirección de email, no significa que tú puedas hacerla pública poniéndole en copia en un correo con otras personas que no conoce de nada.

Más de una vez he visto emails enviados a personas de varias empresas, que ocupan cargos similares. Si son de la competencia o si se llevan mal entre ellos, se puede armar un buen lío.

• 86,3% solo lo hace con consentimiento previo
• 11,8% mezcla destinatarios aunque no se conozcan entre sí
• 2% piensa que puede hacer público la dirección de email de otras personas

 

Asunto del correo electrónico

Ay, el asunto del correo ¡qué tema más fascinante!

• 96,1% siempre escribe un asunto relacionado con el mensaje del correo.
• Una minoría lo escribe solo cuando se le ocurre qué poner.
• En Twitter una persona me indicó que pone Urgente solo cuando realmente lo es

Qué profesionales son mis encuestados. Una gran parte de los correos que recibo van sin asunto o con el famoso «ASAP» (as soon as possible = tan pronto como sea posible)

 

Reenviar correos electrónicos

Otra de las prácticas más habituales es reenviar emails tal cual los recibes. Como cuando reenvías un meme en WhatsApp. Debe de ser aquello de «pasa la bola y que no vuelva»

Aquí las respuestas se diversifican 😉

• 54,9% hacen un resumen del chorreo de emails adjuntos y eliminan los que no aportan nada a la conversación
• 25,5% pasa la bola tal cual le llega
• 19,6% pone FYI en el asunto (for your information = para tu información) pero no   hace resumen ni nada, o sea, pasa la bola también.

 

Escribir el mensaje del correo electrónico

• 90,2% dice hola, escribe un mensaje detallado de lo que quiere, pide las cosas por favor, da las gracias y se despide con un saludo
• 7,8% va al grano con lo que quiere y se salta los formalismos de cortesía.
• 2% escribe emails como si fueran WhatsApps

Nadie confesó que envía correos en blanco, sin escribir nada. Sorprendente, diría que un 25% de los emails que recibo en este blog son así.

 

Responder correos electrónicos

• 92,2% se esfuerza por responder a todos los correos recibidos e intenta hacerlo cuanto antes
• 5,9% son unos pelotas jajajaj y solo responden a los emails de su jefe o clientes importantes. El resto del mundo tiene que esperar su respuesta.
• 2% son divos/divas y no responden nunca

Me sorprende que el porcentaje de divos y divas sea tan bajo. He notado que la gente desaparece del mapa cuando envías un presupuesto, reclamas algún dato necesario para terminar un informe, recuerdas que te deben un pago …

 

El acuse de entrega y de lectura

• 66% nunca envía emails con acuse de entrega o lectura
• 23,5% siempre lo ponen … no se habrán enterado que se puede leer un email saltándote el acuse de lectura 😛
• 7,8% utiliza apps para conocer si el destinatario abre el email y cuántas veces lo hace.

Me pregunto qué harán estos últimos cuando vean que el destinatario abrió varias veces su correo. ¿Le llaman o escriben, diciendo algo como «he visto que has abierto 18 veces mi correo»?

La espera a que te respondan un email

En esta sección se me duplicó una respuesta. El verde y el morado, en realidad son la misma. Así que he sumado los porcentajes.

• 78,5% llama o escribe al destinatario cuando pasan los días y no reciben respuesta a su email
• 15,7% piensan que el destinatario estará ocupado y que responderá en cuanto pueda.
• 3,9% reenvían el mismo correo varias veces hasta conseguir respuesta del destinatario … Hacer spam y ser pesado, significa que eres un egoísta, que solo piensas en ti y olvidas que los demás también tenemos nuestras prioridades.
• 2% no tiene paciencia. Nada más enviar un email, llaman por teléfono para saber si el destinatario ya lo ha leído … ¡¡aarggg!!

 

 

La firma del correo electrónico

En esta parte también se me duplicaron las respuestas (el naranja y el verde son la misma)

• 76,5% pone en todos sus emails una firma que lleva todos sus datos de contacto, incluyendo el prefijo telefónico de su ciudad.
• 19,6% Solo pone su nombre … ¡madre mía! esto da para escribir un post jajaja

Poner todos tus datos en la firma, facilita que otras personas puedan guardarte en su agenda y/o ponerse en contacto contigo en el futuro. No ponerlos implica que la otra persona tenga que perder su tiempo en investigar tus datos de contacto.

Algo que a mi me enfada bastante son esos que no ponen el prefijo telefónico de su país/región/ciudad. El tiempo que te hacen perder buscándolo en internet, como si no tuvieras otra cosa más importante que hacer ¡¡aaargg!!

 

Conclusión

Si bien el correo electrónico ha desplazado al correo postal, éste último sigue siendo «de rabiosa actualidad», especialmente para cuando se quiera dejar constancia de actos que en futuro tengan que ser demostrados legalmente (uy, qué seria me ha quedado esta frase)

Que un email sea más vivo, no significa que deban perderse las formas y el estilo. Lo contrario significa que el destinatario no llegue a entender tu mensaje o que se creen malos entendidos y malos rollos.

Me alegra ver que una gran mayoría de las 51 personas que respondieron a la encuesta son de la vieja escuela, como yo. Así que no me apuntaré a la moda de enviar emails sin asunto ni mensaje, poniendo en el para a todos mis contactos.

 

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Imagen destacada: carta con alas de VovanIvanovich / Shutterstock