¿Quién gestiona el correo electrónico del CEO?
¿Realmente piensas que tu jefe lee y responde él solito todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada? Si tu respuesta es afirmativa, déjame decirte que me sorprende mucho tu ingenuidad.
Tu jefe se pasa el día reunido o de viaje. No para en su despacho y cuando lo hace, tiene otras prioridades. Para tener su bandeja de entrada a cero tiene a su secretaria.
Sí, lo sé, no me crees porque el otro día respondió al email que le escribiste y en el remitente aparecía su nombre. Para que abras los ojos, en este post te voy a contar:
- Cómo accedo al correo electrónico de mi jefe
- Cómo filtro los emails, quedándome con los importantes y haciendo desaparecer del mapa los demás.
- Quién de los dos responde a qué temas
Cómo entro en el correo electrónico del jefe
En mi empresa funcionamos con Outlook. Allí una opción que se llama Permisos de la cuenta. Hay varios permisos:
- Lector: solo puedo leer
- Editor: leer y responder en su nombre.
- Propietario: leer y responder como si fuera él mismo
Así cuando entro en mi Outlook me aparecen en la barra de la izquierda de la pantalla dos cuentas. La mía y la suya. Solo tengo que hacer click sobre su nombre y al lío.
Si mi permiso fuera de editor y te respondo un email, cuando lo abras, verás en remitente:
De: Erika Martin en nombre del Gran Jefe
Si mi permiso es de propietario y te respondo, tú ni te enteras de que te estamos dando gato por liebre 🙂
◊ Esto de configurar los permisos es lo típico que haces una vez cada mil años y que siempre olvidas como se hacía. Así que aquí tienes un enlace con la explicación paso a paso: Cómo dar acceso al correo y calendario a otra persona
Filtrado de emails
Voy a su inbox y echo un vistazo al listado de correos.
Hago un escaneo rápido a los asuntos. Como dicen los marketeros, es vital que tengan un título atractivo.
Cuando tengo una visión global, empiezo la clasificación.
En una primera criba, elimino publicidad, newsletters y otros correos que han llegado por error.
También reenvío emails que le han llegado, pero que son cosas de las que él no se encarga y después -> eliminar, click. Por ejemplo, presentaciones comerciales de empresas. ¡Qué manía con mandárselo todo al Gran Jefe!
A continuación empieza el filtrado que lleva más tiempo porque se trata de distinguir los correos importantes y los correos que no aportan nada e irán directamente a la papelera.
Algunos los respondo yo directamente:
- Solicitud de información o datos o personas de contacto
- Confirmación de reuniones, comidas, eventos
- Seguimiento a algún tema interno.
Una vez gestionados -> eliminar, click
En otros tengo dudas. Cuando despache con mi jefe se los comentaré y él decidirá si los responde él o lo hago yo.
Qué correos responde mi jefe
Él responde a temas de negocio y de organización de la empresa.
Contesta a los clientes VIP o a dudas de otros directivos, del comité de dirección, de la junta de accionistas o de su jefe, el Presidente.
¿Estás tu en la lista? NO. Cuando recibas un correo del Gran Jefe, ya te imaginas quién te lo ha mandado 😛
Los correos importantes los archivamos en carpetas, los demás son eliminados.
Netiqueta nivel básico
A estas alturas del siglo XXI, hay gente que no sabe escribir emails. No ha oído hablar de la Netiqueta y tampoco se ha leído las normas de imagen corporativa de la empresa.
Tipografía
Están los que escriben todo en mayúsculas, en colorines, en letra gigante o en subrayado de color amarillo fosforito.
A ver cómo te lo digo. El correo electrónico se inventó en 1971. O sea, cuando aún no habías nacido. Ya estás tardando en aprender que se escribe en minúsculas, tamaño 11 y en negro o azul marino. ¡Ah! la fuente es Arial, Helvetica o similar. Nunca Comic Sans.
Prioridad
Para algunos sus emails siempre son urgentes. Una vez cuela, pero cuando marcas todos emails como urgentes, al final el que lo recibe no lo toma en serio.
Lo que para ti es urgente, con toda seguridad no lo es para los demás
En general, se responde cuando se puede. La gente está atareada, reunida, de viaje o necesita comprobar o buscar el dato que estás solicitando.
Ten paciencia y no vuelvas a reenviar el mismo email 80 veces después. Tampoco llames por teléfono a tu destinatario un segundo después de enviar el email para preguntarle si ya lo ha leído. Insisto, todos estamos igual de ocupados que tú.
Por cierto, que lo de enviar correos con acuse de lectura es muy feo. Quedas como un desconfiado y ademas no sirve para nada. Cuando el destinatario lo abre y le salta el aviso de enviar la confirmación de lectura, puede elegir no 🙂
Sin asunto
Al igual que hay misteriosos en las llamadas telefónicas, también hay gente que nunca escribe el asunto del email.
Estos correos serán los últimos en ser leídos. Es lo que tiene no poner un título atrayente y seductor 😛
Lo peor es cuando semanas después tienes que buscarlo para responder o repasar lo que dice. Buscarás remitentes y ahí te aparecerá el listado de sus correos y tendrás que ir abriendo uno por uno hasta encontrar el correo que te interesa. Vaya forma de hacer perder el tiempo a los demás.
Parecido a esto son los correos en los que la gente no incluye firma con sus datos de contacto. No sabes quién es, su cargo, la empresa.
Poner el teléfono es muy práctico para que tu destinatario te llame y dé respuesta inmediata, te aclare algo con más detalle o zanjar el asunto en el momento.
Correos electrónicos eternos
Hay correos más largos que mis posts. Increíble pero cierto jajaja. Te escriben la Biblia en verso.
Nadie los lee. La extensión máxima son 4 o 5 párrafos de 3 o 4 líneas cada uno.
¿No será más cómodo y rápido llamar por teléfono y contar lo que te pasa?
Archivos adjuntos
En algunas empresas no se pueden recibir correos con archivos adjuntos para evitar virus informáticos.
En otros casos, hay archivos que pesan tanto que se te bloquea el ordenador varios minutos. Es decir, la persona que lo recibe, además no poder abrirlo, no podrá trabajar en otras tareas.
Si vas a enviar un archivo de más de 5MB te recomiendo que antes preguntes al destinatario si puede recibirlo.
En cualquier caso, da igual. La mayoría de las veces olvidas adjuntar el archivo, jajaja.
Correos electrónicos con copia a toda la empresa
La gran mayoría no son para mi jefe, sino que va en copia. Se supone que son informativos pero …
Hay gente que no sabe a quién tiene que dirigir su correo. En vez de mirar el organigrama, envía el correo a toda la empresa, incluyendo al CEO -> eliminar, click
Por supuesto, todos los destinatarios van en el «Para» y no en el «CCO». Algo que puede llegar a ser delito, cuando el correo es para gente de fuera de la empresa.
Luego están las cadenas de conversaciones entre un montón de compañeros de trabajo.
En un 95% de los casos son discusiones en las que nadie se pone de acuerdo y se echan la culpa los unos a los otros por temas que están pendientes. Parece el patio del colegio, todos discutiendo y a veces incluso insultándose. Encima ponen en copia al jefe, en plan chivato.
Si tú eres de esos que también pone en copia al jefe, debes saber que él no lee esos correos. De hecho, es mejor que no lo hagas porque como descubra que os echáis las culpas los unos a los otros, en vez de resolver el problema, se puede armar una gorda.
Solo cuando veo que el asunto que sea está enquistado y que en breve empezarán los malos rollos o incluso los insultos, entonces entro al despacho y le hago un resumen de la situación. Mientras tanto, saco el bol de palomitas y voy leyendo como si fuera una película de acción.
Si la sangre no llega al río -> eliminar, click
Si quieres soltar un marrón a alguien y pones en copia a toda la empresa, nadie se dará por aludido y todos pensarán que se encargará otra persona. Así que dirige tu correo a la persona que quieres que haga lo que estás pidiendo. Otra opción que tienes es especificarlo en el texto del correo comunitario. Por ejemplo: «Fulanito, por favor ¿podrías enviarme el informe X con los datos actualizados antes del martes a las 10:00?»
Otro tipo de correos son los de esa gente que pone en copia a todo el mundo para chorradas. Desde avisar que se van a una reunión o la fiesta del cole del niño, pasando por un descuento en la tienda de ropa de su prima la del pueblo -> eliminar, click
También están los correos de los pelotas que quieren lucirse ante los jefes.
Si no se ingresan millones de euros ni un logro excepcional digno de ser incluido en los casos de estudio de todas las escuelas de negocios, no mandes este tipo de emails a los jefes.
En realidad, solo has hecho tu trabajo. Ese correo es lo mismo que si yo le enviara un email a mi jefe y al presidente de la empresa, diciendo que he contestado 17 llamadas telefónicas, confirmado 3 reuniones y hecho 2 informes 😉
Resumen
A mi jefe le entran unos 100 – 150 correos al día:
- 60% publicidad, newsletters, presentaciones comerciales -> eliminar, click
- 20% disputas entre compañeros, peloteos … -> eliminar, click
- 10% solicitud de información o confirmación de algo -> responder + eliminar, click
- 10% correos realmente sensibles que requieren su respuesta
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10 octubre, 2014 @ 17:43
Vaya, Erika. Alucinadito me tienes. Eres la Asistenta de Dirección más rápida a este lado de Río Grande. Desenfundas tus deditos, seleccionas el correo no deseado y ¡zas!, cliqueas sin piedad la tecla DELETE tan rápido como Clint Eastwood en "La muerte tenía un precio".Te imagino en plan diosa hindú, con ocho manos dándole a las teclas sin parar, mientras atiendes una llamada con el manos libres y remueves el café con las orejas. Eso es productividad Srta.Martín, y lo demás es tontería. Un abrazo.
10 octubre, 2014 @ 18:23
Ay, me encanta darle a DELETE en plan pistolero jajaja. Yo creo que por eso mi jefe me deja esto del correo a mi, sabe que lo disfruto … genial lo de la diosa hindú ¡muy bueno! Pedro. Un abrazo
10 octubre, 2014 @ 18:36
Me has recordado a mi hace dos años. Correos, correos, correos. Yo estaba en Zaragoza, mi jefe en Barcelona. Que gusto dar al delete. Lo teníamos prohibido, guardar, guardar, imprimir por duplicado. Cajas, cajas con correos de cinco años.No teníamos ni espacio para nosotras era horrible. En fin hoy duermo más tranquila. Eres una trabajadora incansable. Espero que sepa apreciar "tu jefe" todo ese esfuerzo.
10 octubre, 2014 @ 18:43
Jajajaja, me he reído muchísimo!!! Creo que tendré que enseñarles tu entrada a mi oficina y al resto de delegaciones de mi empresa para que más de uno se dé por aludido!!! Por suerte, mi jefe se gestiona su propio correo (los demás ya tenemos bastante con el nuestro). Me ha encantado tu relato, Erika. Besos!!
10 octubre, 2014 @ 19:10
Es un gustazo y en cuanto al papel, imagínate la fiesta que hago cuando mi jefe me dice que ponga al día el archivo. Tirar, tirar, destruir, destruir jajaja
Me alegra saber que no soy la única que disfruta dando a delete, Montserrat.
Buen finde!
10 octubre, 2014 @ 19:14
Rakel, claro, imprime la entrada y repártela por tu empresa jajaja Qué jefe más eficiente tienes ¡qué suerte!.
A mi sí que me ha gustado tu capítulo 16 🙂 Gracias por visitarme.
Besazos!!
11 octubre, 2014 @ 07:23
Muchas gracias, Daniel… me pensaré eso del libro 😉 Buen fin de semana!!
11 octubre, 2014 @ 06:46
Me ha encantado este articulo, es muy original. Siempre te superas Erika! estoy seguro que podrias publicar un libro.
11 octubre, 2014 @ 09:03
Hola Erika, excepcional relato! Menudo curro, chica. Aparte de tus correos los del jefe. En esos casos imagino lo cojo que se quedarán si un día, de buenas a primeras una asistente se va de baja o de directamente de la empresa. Caos total.
A modo de anecdota te voy a contar lo que hacen los directores de uno de los departamentos de la mía.
1. Cuando reciben un email en el que van en copia, lo borran
2. Cuando se van de vacaciones pone el autoreplay indicando que el email recibido ni se va a reenviar ni se va a leer a la vuelta (son sinceros). Y cuando vuelven, se borran.
3. Y cuando son ellos los destinatarios, no contestan, nunca hay tiempo.
Una de dos, o que contraten a una asistente eficaz como tú, o que les pongan una bomba en el culo y se acaben sus privilegios.
Que rollo esto de los emails de trabajo!!!!
Un abrazo y buen finde
11 octubre, 2014 @ 08:44
Sublime Erika, como siempre. No soy tu jefe, pero me dan ganas de agradecer tanto tu trabajo y de paso darte un aumento. xD Luego me siento como Jack Nicholson en "Mejor… Imposible" diciendo que me siento afortunado por saber que estoy siendo asistido por la mejor del planeta… y en fin. Que con tus textos se hace cine y literatura. Gracias por esos buenos momentos. 🙂
11 octubre, 2014 @ 13:37
Qué gran trabajadora eres, desde luego yo me plantearía pedir un aumento, aunque no sea del 100% jeje. Vales mucho, y créeme que estoy tomando nota por si consigo algún día un puesto parecido 😉
Un beso, y sigue así)
Patri.
11 octubre, 2014 @ 18:06
Patri, me alegra saber que mis consejos te resultan útiles. Muchas de las cosas que comento en este blog, las aprendí con la experiencia, no te las cuentan en ningún curso de formación … te dejo, voy a pedirle ese aumento a mi jefe 😉
Besis
11 octubre, 2014 @ 18:08
bueno, cuando me pongo a saco con el "delete" soy de todo menos dulce 😉
Gracias por reservarte unos minutillos para leerme tranquilamente. Eres un sol.
Besitos, Maria
11 octubre, 2014 @ 18:20
Hola Juanan,
hace un par de años estuve de baja dos meses. No te imaginas!! En cuanto a los directores de tu empresa, me gusta el punto 2, la verdad. En cualquier caso, voto por el fin de los privilegios.
No sé que es peor, leer correos de otro o ir al super a hacer la compra jaja
Un abrazo y disfruta el finde
11 octubre, 2014 @ 16:45
Definitivamente para Secretaria como tú no he conocido otra,eres tan energético como un dulce y como no si lo eres 🙂 Besitos preciosa..!!!
11 octubre, 2014 @ 18:12
Si no te lo da, organizamos una campaña en tu blog para recoger firmas 😉
12 octubre, 2014 @ 12:53
Hola,Erika:
Muy buena, con el "DELETE" Uhhh, yo en tu lugar seguro que ya me hubiera dado de baja.
Que estres con tantos correos, uh, yo me enfermo, tener que responder a cada uno su necesidad, me muero, o tener que ver el mismo correo ochenta veces que rollo. Yo me pongo a llorar, jajajaj…
Genial esta entrada,me has hecho reír, además pienso, tu jefe debe de estar súper contento contigo, zas! lo eliminas todo. 🙂
Qué tengas un buen domingo.
Saludos cálidos desde casa
12 octubre, 2014 @ 16:56
Carlos, que alguien tan grande como tu me diga eso, me llena de orgullo.
Aaaahhhh, prepara las palomitas para el viernes que viene. La próxima entrada es una comedia en toda regla, ya verás 🙂
¡¡Besazos!!
12 octubre, 2014 @ 17:06
jajaja Elisa, yo ya hago ésto en piloto automático …. Lo único que me estresa es ver el número de emails sin leer. Pero después de dar a unas cuantas veces a eliminar, se queda cero.
Creo que si mi jefe no estuviera contento conmigo, ya me habría despedido hace tiempo ¿no?
Me haces feliz diciéndome que te has reído con mi entrada. Esa es la intención de este blog. Que paséis un ratito ameno leyéndome.
Que tengas una buena tarde de domingo.
Besos.
12 octubre, 2014 @ 17:07
jajajaja qué buena idea, Patri ¡siiii!
13 octubre, 2014 @ 21:35
Imagino que debe ser un rollazo tener que lidiar con todos esos correos acumulados, menos mal que sabes disinguir entre unos y otros y actuar en consecuencia, jeje. Besos y comparto, querida amiga. Feliz semana!
14 octubre, 2014 @ 19:49
Sí, lectura rápida … miro remitente y "eliminar, click" jejeje
Gracias por compartir, guapa ¡feliz semana! besazos
18 agosto, 2016 @ 20:35
El secreto encanto que tiene la tecla delete!! Debe ser la tecla favorita de todos :-)) Que bueno que te da tanta responsabilidad, así podemos todos, reírnos de tus relatos!! Que tengas un feliz fin de semana, en buena compania :-))un besazo
18 agosto, 2016 @ 23:03
Ay, mi adorada tecla delete, ya la tengo desgastada a la pobre jajaja Creo que a todos nos gusta esa tecla 🙂
La verdad es que es una responsabilidad muy grande tener la gestión del correo del jefe en tus manos. Sobre todo cuando se va de vacaciones y en su mensaje de fuera de la oficina pone «contacte con mi asistente». Me entran los sudores fríos.
Que tengas muy buena semana tu también y que disfrutes mucho el fin de semana, Mirta. Besotes
9 octubre, 2017 @ 12:05
Hola Erika
Si los que hace copy de email leyeran estas cosas, se les caía el alma a los pies. 🙂
Besos
9 octubre, 2017 @ 21:09
Hola #Jerby,
pues sí, los pobres estrujándose la cabeza en sus estrategias de email marketing y luego llega la bruja de la secretaria y se carga sus correos. Pero es que cuando tienes 100 emails pendientes y ves que la mayoría de los títulos de las newsletters son «los 20 mejores blogs», «los 15 mejores pluggins», «¿aún no tienes blog?» y cosas por el estilo, al final te los cargas porque son prioritarios los internos y los de los clientes.
Gracias por el comentario, copy-becario 🙂
Besos