Cómo archivar documentos digitales

Lo sé, el archivo es una de las tareas más aburridas. Sin embargo, es una de las más importantes en la gestión administrativa.

No archivar bien significa:

• perder un tiempo precioso buscando documentos
• no encontrarlos porque están en la carpeta incorrecta o están mal nombrados
• tener que crearlos de nuevo

¿Por qué hay que archivar la documentación?

Varias son las razones por las que hay que guardar la documentación de la empresa:

• Es obligatorio por temas legales y fiscales
• Sirve para consultar algo en el futuro
• Para facilitar copia de algún documento a un cliente, auditor, compañeros, jefes, Hacienda …
• Para evitar que se traspapele la documentación, encontrarla rápidamente
• Por reputación profesional: los asistentes y administrativos somos organizados. Archivar correctamente es evitar el caos.

Esto es válido para el archivo en papel como el archivo digital.

Anécdota

El año pasado estuve trabajando en una empresa en la que la secretaria anterior no había archivado nunca. Sí, como lo lees. En tres años que estuvo en la empresa, nunca guardó nada en papel y nunca creó/organizó un archivo digital.

Había montañas de papel sobre las mesas y en las estanterías. Nunca se le ocurrió comprar archivadores, carpetas ni nada para ir clasificando y guardando los papelotes.

Por otro lado, tenía toda la documentación mezclada. En cada montaña de papelotes podías encontrar facturas de un cliente mezcladas con contratos de otro, presupuestos de un proveedor, con pólizas de seguros … un desastre total.

La documentación confidencial y datos sensibles estaban a la vista de cualquiera que pasara por allí. Esto es muy grave en relación con la Ley de Protección de datos.

Si en papel era un desastre, los archivos digitales eran otra tortura.

La mayoría estaban guardados en el escritorio del ordenador. Aquello era la fiesta de los iconos apelotonados en la pantalla.

Además no los nombraba o lo hacía mal. Por ejemplo: ponía “contrato” sin especificar de qué o quién y cuando abrías el documento era una factura o cualquier otra cosa completamente diferente del nombre que le había dado al archivo.

Me encontré alguna carpeta de algún cliente en la que tenía el mismo documento guardado con diferentes nombres. Pero en la que faltaban otros documentos importantes. Es decir, la carpeta de ese cliente estaba incompleta.

Cada vez que tenía que buscar algo, me echaba a temblar. Encontrarlo me llevaba varias horas. En algunos casos tuve que crear los documentos de nuevo. Hacerlo era más rápido que buscarlo.

En otros tuve que pedir copia al cliente o al proveedor porque no había guardado copia o era imposible encontrarla. Imagínate que imagen tan poco profesional estaba trasladando a los demás.

4 pasos básicos para archivar documentos digitales

Cada empresa tiene su sistema de archivo. Es esencial que todos los empleados lo conozcan para que todos archiven de la misma forma y cualquiera pueda encontrar el documento sin morir en el intento.

Aunque cada empresa tenga sus criterios, hay una serie de pasos básicos que son comunes a todas.

Categorías de información

La información se organiza por categorías y cada categoría tiene su correspondiente carpeta principal.
Puede ser por departamentos, por temas (facturas, contratos, plantillas de documentos, reuniones, viajes, etc.), por proyectos, por región si estás en una multinacional …

Siempre hay que asignar un nombre a cada categoría. El nombre debe indicar claramente de lo que se trata porque así se podrá identificar al momento qué hay dentro de esa carpeta.

Carpeta principal y subcarpetas

Dentro de cada carpeta, hay que crear subcarpetas para clasificar los documentos pertenecientes a esa categoría. Por supuesto, las subcarpetas también llevan un nombre que identifique el contenido.

Recuerda que no trabajas sola/o. Cuando el archivo está guardado en una unidad común o en la nube, hay que nombrar bien las carpetas, subcarpetas y archivos para que toda/os puedan encontrarlos rápidamente.

Se debe evitar nombrar carpetas con abreviaturas y referencias que solo tú conozcas. La idea es que todo el mundo entienda de qué se trata.

Evidentemente, en una carpeta de facturas no se pueden guardar presentaciones de ventas. Si creas un archivo con el nombre de “contrato cliente X”, tiene que ser ese contrato y no una copia de un billete de avión de tu jefe.

Esto es elemental y de sentido común, pero la experiencia me ha demostrado que hay gente que guarda los archivos en cualquier carpeta, sin tener en cuenta la categoría de la misma.

Fechar documentos

Poner fecha en los documentos es muy práctico para clasificar y encontrarlos después.

La forma de hacerlo es AñoMesDía_NombreDocumento. Por ejemplo, 20220609_FacturaX. De esta forma te aparecerán todas las facturas ordenadas cronológicamente y de forma correlativa.

Este consejo es válido para las subcarpetas.

No pongas puntos en el nombre del archivo

Si escribes «2022.06.09.Acta.Consejo.Administración.pdf» el ordenador pensará que todo lo que venga después de 2022 es la extensión del archivo. No lo entenderá y te dará error al abrirlo.

La forma correcta sería «20220609 Acta Consejo Administración.pdf»

Conclusión

Archivar documentos es una tarea que se lleva haciendo desde hace siglos y en especial desde el nacimiento de las oficinas en la Revolución Industrial. Si en pleno siglo XXI y en la era digital continúa haciéndose, es porque la gestión documental es esencial para la empresa.

De mismo modo que se supone que sabes escribir un correo electrónico, utilizar Word, Excel o PowerPoint, saber guardar documentos de forma correcta es básico.

Perder o traspapelar la documentación es muy grave. Hacerlo cuando eres administrativo o asistente indica que eres caótica/o y no prestas atención al detalle. Es decir, no tienes los conocimientos técnicos básicos ni las habilidades necesarias para desempeñar este trabajo.

¡¡Aprende ya a categorizar, nombrar y guardar los archivos!!