Manual para hacer reuniones 100% productivas
Internet está lleno millones de consejos para hacer reuniones productivas. Sin embargo, ninguno triunfa. ¿Porqué?
- ¡Confiesa! No te los lees
- La gente que escribe esos artículos son los típicos gurús coachers que viven en un mundo paralelo y no saben el motivo real de convocar una reunión.
- A Google le faltaba mi post al respecto 🙂
¿Para qué se convoca una reunión?
Los gurús creen que es para buscar ideas, asignar tareas, hacer seguimiento, informar de algo. ¡Qué confundidos están!
Los motivos reales por los que se convocan reuniones son:
- Te sientes solo y aburrido encerrado en tu despacho (en el caso de los jefes)
- No quieres tomar una decisión y prefieres soltarle el marrón a otro (delegar)
- Quieres lucirte e impresionar a tu jefe y compañeros. Sentirte importante.
Me he dejado para el final, el motivo principal:
Perder el tiempo pareciendo que trabajas
No se trata de ser productivos. Tu jefe prefiere que te quedes hasta tarde en la oficina, en vez de que gestiones una tarea en media hora.
Una forma de hacerlo es convocando una reunión a las 19:00 en la que todo el mundo hable sobre cómo hacer esa tarea, sin buscar soluciones, definir procesos ni plazos de ejecución.
Así los proyectos se alargan en el tiempo y todos os aseguráis trabajo. En definitiva, que vuestro puesto esté justificado y no terminéis en la cola del paro.
Convocar una reunión es la mejor forma de
hacer el vago en la oficina sin que lo parezca
Guía para triunfar con tu reunión
1. Nunca convoques con antelación
El factor sorpresa es fundamental. Por eso, nunca debes lanzar una convocatoria con días u horas de antelación. Imagínate, la gente podría preparársela y echar por tierra todos tus argumentos o preparar una excusa para no asumir la tarea que pretendes delegar.
Lo mejor es avisar 2 – 3 minutos antes de empezar
Es muy importante que los participantes NO sepan quién más está convocado. Tienes que crear intriga y sorpresa. Así generas expectación y que la gente quiera ir para cotillear quién más está en la sala. La curiosidad mató al gato.
2. Puntualidad
Avisar con tan poco tiempo facilita que la gente llegue tarde a la reunión. Es decir, que empiece con retraso.
Si eres tú el que llega tarde, lo que debes hacer al entrar en la sala es:
- Dar un millón de excusas para justificar tu retraso
- Exigir que te pongan al día de por dónde van en la presentación
Así consigues que la reunión se prolongue unos minutos y que acabe más tarde.
3. Las 18:00 horas es la mejor hora para convocar
La mejor hora para una reunión son las 18:00 hrs, especialmente si es viernes.
Como no tienes familia, amigos ni hobbies es lógico y comprensible que no quieras irte a casa después de la jornada laboral.
Además, las 18:00 – 19:00 es el momento ideal porque los clientes ya no llaman por teléfono a esas horas. ¿Sabes por qué? porque ellos también se reúnen a esas horas.
4. Cuanto más dure, más productiva
Hay una leyenda empresarial que dice que las reuniones deben durar 30 minutos.
No sé a quién se le ocurre decir esas tonterías. En media hora no te da tiempo a ni a encender el ordenador para presentar tus magníficas diapositivas.
En muchas empresas de Estados Unidos las reuniones se hacen de pie para que nadie se apoltrone en la silla y evitar que duren una eternidad. Qué raros son en ese país.
Menos mal que estamos en España. Aquí la productividad se mide por el tiempo que nos pasamos calentando la silla y no por:
- el tiempo que le dedicas a una tarea
- cuántas tareas has acabado al finalizar la jornada laboral
El mejor sitio para calentar la silla es en una reunión.
5. Nunca reserves la sala
Tú simplemente entra, okúpala y atrinchérate en la sala.
Si la tenía reservada otra persona para p.ej. una reunión con clientes, es su problema. ¡Que se fastidie!
Por supuesto, nunca jamás compruebes si funcionan los medios audiovisuales correctamente antes de empezar. Si falla algo conseguirás que la reunión dure unos minutos más, que es de lo que se trata.
6. Necesitas víveres
El éxito de una reunión depende en un 90% de si hay café, bollos y caramelos en la sala. Si pones comida, tus compañeros te van a adorar.
Tener víveres en la sala te asegura que:
- Asista más gente. La comida y bebida gratis siempre son un factor de éxito.
- Si hay comida la gente no querrá irse y no utilizará ninguna táctica para escaparse a mitad de la reunión, dejándote colgado.
- Estarán ocupados decidiendo si cogen un croissant o una berlina, o el sabor del próximo caramelo que se metan en la boca. Esta una táctica para que los boicoteadores no puedan prestar atención a lo que dices y rebatan los datos de tu presentación.
Cuantos más víveres, más dura la reunión y más tiempo estarás calentando la silla aparentando ser un crack altamente productivo.
Aprende aquí cómo pedir un catering para una reunión
7. Debe asistir media empresa
Una reunión es como una fiesta con tus amigos. Cuantas más personas vayan, más exitosa será. Por eso, debe asistir:
- Tu jefe para tener tu minuto de gloria y lucirte
- Todo tu departamento
- Gente de otros departamentos, aunque no entiendan de qué se está, no les aporte nada, no puedan opinar ni proponer soluciones
Si convocas a gente de otras empresas, te convertirás en un orador de prestigio internacional.
En resumen: convocar es como buscar figurantes de una película de cine.
8. La agenda está sobrevalorada
Insisto. Estás montando una fiesta sorpresa con tus amigos, por eso, nunca debes decir qué temas se van a tratar antes de que empiece la reunión.
¡Debes crear expectación!
Tampoco envíes antes documentación que pudiera ser útil. Nadie se la va a leer.
Bueno, espera, me equivoco. Sí, hay gente empollona que se lee la documentación. Son esos que quieren lucirse o boicotear tu presentación. ¿Quieres que te roben protagonismo?
A la única persona que tienes que enviar la documentación es a tu secretaria para que te la imprima y puedas dar una copia en papel a los participantes cuando empiece la reunión.
La documentación sirve para entretenerse haciendo garabatos en el transcurso de la reunión.
9. La gente está sedienta de datos, gráficos e información
Prepara tu presentación con:
- millones de datos a un tamaño de fuente 6 o más pequeña
- tablas con millones de datos y gráficos de colorines
- diapositivas con mogollón de transiciones y efectos locos en los textos
Les dejarás aturdidos impresionados con tu creatividad.
¿No sabes cómo hacer ponencias y diseñar slides de la leche? ¡Qué casualidad! Tengo un curso vía email gratis para ti
Mientras estés exponiendo, habla, habla y no pares de hablar. Da igual lo que digas, ellos están:
▪ Enviado emails desde el portátil
▪ Whatsapps con el móvil
▪ Haciendo garabatos en los papeles
▪ Comiendo bollos y caramelos
Si alguien te interrumpe, mátale con la mirada.
10. El debate
Cuando acabes de impresionar a los demás con tu magnifica PowerPoint, es el momento de dejarles abrir la boca. Tú ya has tenido tus momentos de gloria.
A partir de ahora ya no hables, moderes ni interrumpas. Hay gurús que recomiendan cronometrar las intervenciones.
Pero vamos a ver ¿esto qué es?. ¿Un debate de campaña electoral de la tele?. Seamos serios, por favor, estamos en una reunión 😉
Tú simplemente siéntate y ponte a enviar whatsapps por debajo de la mesa a:
- tu mujer avisándola de que no llegarás a cenar, bañar a los niños, sacar al perro y tirar la basura
- tus colegas para decirles que no llegarás al bar del barrio a ver el partido de fútbol
Si todos hablan a la vez, es buena señal 😛 Eso se llama hacer brainstorming (lluvia de ideas), que es una palabra muy cool.
Si hay un debate participativo, parecerá que la reunión está siendo muy productiva, aunque no se estén asignando tareas ni especificando plazos. Al fin y al cabo, tú y tus compañeros estáis ahí para comer bollos y beber café.
Por tanto, debes conseguir que se pongan a divagar, a vender humo o que se maten entre ellos. Así lograrás que la reunión se prolongue en el tiempo. Ya sabes, cuánto más calientes la silla …
11. Perfil de los contertulios
El figurante
A pesar de que nunca habla, pregunta ni aporta nada a la reunión, siempre se le invita. ¿Por qué? Tiene rol de figurante de cine.
Está ahí para hacer bulto y que parezca que la reunión ha sido exitosa por el alto número de personas en la sala.
El Rockstar
Este es el que tuvo la osadía de intentar interrumpirte cuando estabas jugando a pasar pantallas con el mando del proyector y apuntando con el rayito del puntero a los datos del Excel en fuente tamaño 6.
Cuando empiece a hablar, no parará. ¿Porqué?
- Es una estrella del rock (trepa) y quiere lucirse
- Lo sabe todo
- le encanta escucharse así mismo con esas explicaciones rimbomantes que da para todo.
A todos los demás les importa un bledo lo que dice el rockstar pero cuanto más hable, más va durar la reunión.
La mosca cojonera
Siempre se queja, protesta y le parece mal todo lo que se está diciendo. Tampoco propone soluciones. Se le invita para que le toque los cojones al rockstar. Eso da vidilla a la reunión.
12. Los marrones son para trepas, pringados o consultores
Nunca se debe buscar la solución a ningún problema. Nunca se deben asignar tareas o proyectos a nadie en concreto y mucho menos con un plazo de realización.
Si no queda otra que repartir tareas, tú solo cita el nombre de la misma y deja que los demás se presenten voluntarios. Te asombrará descubrir la cantidad de pelotas y trepas que buscan figurar en todas partes. Les encanta pensar que son imprescindibles y que sin ellos al mando de todo quebraría la empresa.
Si nadie se presenta voluntario, tienes dos opciones:
1⃣ Soltarle el marrón a algún pringado
2⃣ Plantear la necesidad de contratar a un consultor. Ninguno de los presentes pondrá pegas a ello. ¿Pagar a otro para que haga vuestro trabajo? ¡¡Es la idea perfecta!!
Sea con voluntarios o con consultores, nunca se deben cerrar plazos o fechas límite a los proyectos y tareas. Así los procedimientos o políticas para implentarlos y ejecutarlos se extenderán hasta el infinito y más allá.
¿En qué os beneficia a todos, incluidos los consultores? En qué si hay temas pendientes, siempre habrá trabajo para todos. Es decir, vuestro puesto de trabajo estará justificado y seguiréis cobrando el sueldo cada mes. Amigo, te estoy hablando de tu estabilidad laboral.
13. El Acta de la reunión
Asegúrate de que nadie toma notas para hacer un acta con el resumen de la reunión y enviárselo a los demás a posteriori. De hecho, debes prohibir que la gente lleve cuaderno y bolígrafo.
Lo de no hacer el acta es súper importante, sobre todo, en las reuniones en las que se ha hablado de implementar procesos o distribuir tareas.
Sin acta, las palabras se las lleva el viento. Si te cayó un marrón, siempre podrás decir que no lo entendiste así o que pensabas que le había caído a otra persona. Será una excusa perfecta para convocar una nueva reunión para aclarar esta confusión
¡¡Bonus!!
Hay tres consejos adicionales que quiero compartir contigo:
● Debes poner el termostato de la sala a clima tropical. Si pones el aire acondicionado a 15 grados, la gente va a salir huyendo de la reunión. Sin embargo, con el clima tropical la gente se queda (a dormir) en la sala.
● Asegúrate de que la sala es suficientemente grande para que quepan todos. Que no haya espacio es la excusa perfecta para que la gente se vaya de la reunión.
● ¿Hay sillas para todos? No te preocupes si no las hay porque la gente tendría que irlas a buscar y eso retrasaría el inicio de la reunión. Si nadie está dispuesto a arrastrar sillas por la oficina hasta la sala, llama a la secretaria. Ella, además de preparar el café, también hace mudanzas.
****
Espero que te hayan sido útiles mis consejos y que a partir de ahora triunfes con tus reuniones.
1 octubre, 2016 @ 14:34
Me encanta tu sentido del humor a la hora de reflejar tu entorno laboral. Me has recordado las épocas en las que yo también asistía a esas reuniones, qué coñazo!!!
Besos, guapa.
1 octubre, 2016 @ 19:25
Hola Celia,
la verdad es que este post no puede ser más irónico jejee.
Diría que el 90% de las reuniones no sirven para nada y que son un tremendo coñazo ?
Muchos besos
1 octubre, 2016 @ 19:39
Es bueno reírse porque algunas reuniones son una auténtica tortura.
Me has hecho recordar a un tipo que iba de megaejecuivo (era un inepto) y enviaba a su secretaria para conducir antes de la reunión a todo el personal a la sala (de torturas) para la reunión y él creyéndose un reyezuelo y el más mejor aparecía cuando ya todos estaban sentados, evidentemente soltaba chorradas a diestro y siniestro solo para oír su verborrea que no aportaba ninguna idea, tanto es así que antes de la reunión todo el mundo sabía lo que soltaría. Patético y él lo que disfrutaba.
Algún día me gustaría saber tu opinión sobre esos personajes de opereta que se creen importantes porque tienen un cargo y van humillando a todo el personal, para él las reuniones servían para demostrar al personal que él era quién mandaba. Penoso ¿cómo se puede aguantar esto si uno es una buena secretaria o secretario?
Saludos guapa
1 octubre, 2016 @ 20:30
Hola Conxita,
desde luego que algunas reuniones son una auténtica tortura. Tienes más razón que un santo ?
jajajaja la que me ha hecho reír has sido tu a mi porque yo también soy de esas que tiene que ir a buscar a la gente y llevarlos arrastras a la sala. Cuando están todos sentados, entonces aviso a mi jefe para que vaya.
La cuestión es que él es un tipo hiper puntual y antiguamente era el que siempre llegaba primero a la sala y le tocaba esperar media hora hasta que aparecía la gente. Un día se hartó. Nos puso a los españoles de impresentables para arriba (él es guiri) Desde entonces hasta que no esté todo el mundo en la sala, él no sale del despacho.
El caso es que si yo no voy a buscar a los demás, nadie va a la sala. Muchas veces dudo de si estoy en una oficina o en una guardería.
La pregunta que me haces da para escribir un post (anotada queda para hacerlo). Te diré que no se aguanta, no hay nada peor que la falta de respeto y las humillaciones. Pero también es una cuestión de pararles los pies, plantarles cara (en lo que se pueda) y poner límites. Porque si lo haces, te siguen tratando como si fueras la última mierda del planeta y eso es muy desmotivador … Bueno, mejor escribo post sobre ello que ya me estoy encendiendo jaaja.
Muy buen fin de semana, guapísima
2 octubre, 2016 @ 11:40
Es cierto que la puntualidad es un problema en este país, yo también soy muy puntual y cuando organizo mis reuniones las empiezo a la hora que he dicho y si las puedo acabar en 30 minutos lo hago, intento aplicarme lo que a mi no me gusta y no hay nada que me moleste más que perder el tiempo.
No creo que tu jefe sea como el personaje que describía porque el problema de aquel tipo era que no aportaba nada y todo el mundo lo sabia, solo usaba las reuniones para lucirse diciendo chorradas y hablar durante horas, le encantaba escucharse. Estoy contigo en que se deben parar los pies a este tipo de personajes pero no olvidemos que muchas veces tienen la clave para que sigas o dejes de trabajar y eso es muy triste. Me encantará leer tu post sobre «esos»
2 octubre, 2016 @ 19:57
Jajajajaja, me encanta tu crueldad Erika. Esto es todo un decálogo tremendamente irónico y realista de lo que son las reuniones de trabajo. No le gustan a nadie pero son super efectivas y demandadas. Todo el mundo te negará que quiera asistir a alguna de ellas pero luego ahí están, calentando silla y perdiendo el tiempo. Las que más me gustan son las de delegar, sales de ellas con un montón de tareas nuevas pero como renovado, como si realmente no te hubieran soltado una marronazo sino la oportunidad de tu vida, es increible el efecto de las pantallas, las presentaciones y la catarsis colectiva.
Me ha encantado el post.
Un abrazo!!!
2 octubre, 2016 @ 21:44
Hola Juanan,
¿cómo no voy a ser cruel e irónica con este tema? Si es que nos reunimos para cualquier tontería. Muchas veces con un simple correo o llamada se solucionan los temas. Por eso ya he llegado a la conclusión de que las reuniones se convocan para desayunar o comer gratis ? o para que uno se luzca y se crea muy importante.
jajaaja buenísimo lo que dices de salir de las reuniones pensando que te han dado la oportunidad de tu vida jajaja es muchas veces te lo pintan así, como si fuera algo fantástico para tu desarrollo de carrera. Es lo que tiene el aturdimiento de datos, gráficas y la mezcla de olores en la sala jajaja
Gracias. Que tengas muy buena semana!!
2 octubre, 2016 @ 21:22
Hola Erika, ¡qué buena entrada en la página! Con lo aburridas que me parecen algunas reuniones he pasado un rato muy divertido leyéndote con este sentido de humor que pones en el manual como le llamas.
Ojalá se perdiera menos tiempo en hablar tanto y se hiciera más que es lo que hace falta en muchas ocasiones jejeje
Un saludo!
2 octubre, 2016 @ 21:48
Hola Rubén,
qué alegría verte por aquí ?
Ya ves, es que hay que tomárselo con humor. Estoy de acuerdo contigo, ojalá las reuniones fueran realmente para avanzar en los temas pendientes y no para hablar sin decir nada.
Saludos
2 octubre, 2016 @ 22:34
Jaja, magnífica esta radiografía de lo que podríamos llamar las «anti-reuniones» pero que tristemente se asemejan mucho muchísimo a la realidad.
Tenemos mucho que aprender en España sobre las reuniones. Leer sobre ellas en clave de humor no está nada mal.
Gracias Erika.
2 octubre, 2016 @ 23:00
Hola Javier,
radiografía anti-reuniones jajaja ¡me gusta! … y es que muchas de las situaciones que cuento arriba se viven cada día en los trabajos. Lo mejor para aprender creo que sería convocando una reunión tipo lluvia de ideas jajaja con café y bollos, claro ? El humor que no falte.
Muchas gracias a ti por leer el post y por tu comentario.
Que tengas buen comienzo de semana!
3 octubre, 2016 @ 20:16
Que consejos tan pero tan graciosos!! Las reuniones son un plomazo, si no sirven comida y bebida! Pasada la hora de salida, a muchos le crujen las tripas de hambre y otros van realmente cansados como para que le presten todo el tiempo atención!! Creo que la lluvia de ideas es lo mejor 🙂
Mi querida secretaria te deseo una hermosa semana! Un beso grandeee
5 octubre, 2016 @ 10:39
Hola Mirta,
una reunión sin comida o bebida es una ? jajaja
Es fantástico para el organizador de la reunión ver cómo participa todo el mundo en la lluvia de ideas. Seguro que es un indicador de lo interesante que es el objeto de la reunión.
Te deseo muy buena semana!! Un besote
4 octubre, 2016 @ 02:02
En resumidas cuents, querida Erika, el asunto es retrasar la reunión para alargarla y hacer como que sirve para algo cuando no sirve para nada.
5 octubre, 2016 @ 10:36
Correcto, Egle. La idea es convocarla y que dure mucho para parecer que estás super ocupado en proyectos muy importantes
11 octubre, 2016 @ 15:02
Me ha encantado el post 😀 Yo siempre he pensado que el 90% de las reuniones que convocan mis jefes son únicamente para demostrarnos que ellos son los que mandan y que lo tenemos todos bien clarito. A mi plin, claro, pero eso no quita que tenga que tragarme una media de 30 minutos de charla insustancial sobre temas que yo domino incluso mejor que ellos.
El 10% de las reuniones son para avisarnos de cambios (que nos perjudicarán), para introducir algún nuevo método de trabajo (que nos fastidiará), o para echarnos la bronca por algo malo que alguien indetereminado hizo y amenazarnos con lo mal que está todo fuera.
12 octubre, 2016 @ 19:16
Hola Holden,
jajaaja en mi empresa es así también y además los jefes usan las mismas palabras «con lo mal que está todo fuera». Qué cansinos son, de verdad. Lo mejor es desconectar mentalmente mientras están echando el discursito, la bronca o soltando marrones jeje
Un abrazo
17 marzo, 2017 @ 15:55
Hola Erika,
soy nueva en esta profesión y tu blog me es un alivio para ver como son las cosas realmente.
Me gustaría saber qué hay que hacer como secretaria en una reunión. Primero mandas la convocatoria?
Entras a la sala de reuniones, das la bienvenida y dices de que se va a hablar (orden del día)? Cual es la mejor hora para convocarla? en fin, soy un mar de dudas. Gracias Erika
17 marzo, 2017 @ 19:11
Hola Rakel,
bienvenida a la profesión ? Si eres nueva, mi blog te ayudará mucho a entender lo que pasa en la oficina.
En cuanto a lo que debes hacer, depende un poco de tus funciones y de tu jefe. La respuesta da para escribir un curso de formación jajaja A lo largo de este post ya he dado respuesta irónica a algunas preguntas e he incluido links a otros posts que también te pueden ayudar.
En resumen, lo que deberías hacer es:
● preparar agenda de temas a tratar en la reunión y toda la documentación necesaria
● reservar sala de reuniones
● enviar convocatoria a todos los participantes, adjuntando agenda, informes, presentaciones y documentación e indicando fecha, hora y sala
● preparar la sala: medios audiovisuales, videoconferencia, bebidas, comida, cuadernos, bolis, sillas, etc
● recibir a las visitas externas y acompañarles a la sala
● escribir el acta de la reunión y enviarla cuanto antes a todos los participantes
● hacer seguimiento de las tareas que le han encargado a tu jefe o que él se ha comprometido a hacer
La mejor hora para convocar reuniones es siempre por la mañana, hacia las 10:00 y que no duren más de una hora.
Insisto todo depende de las funciones para las que te han contratado. Es posible que pej los temas a tratar los haga él o que el acta lo redacte otra persona. El horario también depende de las costumbres de cada empresa.
¡Mucha suerte!
17 marzo, 2017 @ 19:15
Eres fantástica!! muchas gracias <3
17 marzo, 2017 @ 19:20
¡¡muchas de nadas, Rakel!!
Voy a hacer auto-publicidad ? ¿sabes que tengo una newsletter en donde doy consejos y formación para recepcionistas y secretarias? Te animo a que te suscribas ? puedes informarte aquí
¡Buen finde!
17 marzo, 2017 @ 19:27
Uyy pues me viene de perlas, tomo nota.
Gracias e Igualmente <3