La organización logística de una reunión
Cuando asistes a una reunión, entras en la sala y ¿qué te encuentras?
- La mesa, las sillas, la pantalla, el proyector, el teléfono
- Cuadernos y bolígrafos
- Lo más importante: Café, té, agua, zumos, refrescos, bollos, galletas y caramelos
Piensas que todo eso está ahí por generación espontánea. Sin embargo, el día que alguno de esos elementos falta, te acordarás de la secretaria y de toda su familia.
Preparar una sala para una reunión es una de esas funciones típicas del puesto que absolutamente nadie valora. El caso es que no es nada fácil. ¿No me crees?
Pues te lo voy a explicar, a ver si la próxima vez que acudas a una reunión lo aprecias un poco más 😉
Disposición de la sala
Según el tipo de reunión hay que distribuir las mesas de una forma y otra.
Claro, esto significa mover mesas y sillas. Sí, es como hacer una mudanza de muebles.
¿Qué las mesas y sillas pesan? ¡ah! Qué la secretaria haga pesas en el gimnasio. Es su problema.
¿Dónde debes sentarte?
Lo normal es que la gente entre en la sala y se siente dónde le da la gana.
Sin embargo, los asientos van asignados por importancia en el cargo que ocupas en la empresa.
- Si eres el gran jefe te sentarás presidiendo la mesa
- Si eres la última mierda del organigrama, te sentarás en el punto más lejano del gran jefe, es decir, al lado de la puerta de la sala
Esto que parece una gilipollez, pero es un detalle súper importante.
Hay personas que sí se conocen el protocolo empresarial y que les puede sentar muy mal que haya un mindundi ocupando su silla.
Es posible que un ego crecido se sienta herido, cancele la reunión y la negociación se vaya al traste.
De modo, que a una no le queda otro remedio que hacer cartelitos con los nombres de los participantes, imprimirlos y distribuirlos a lo largo de la mesa según corresponda.
¿Cuándo se prepara la sala?
Pues en vista de lo que te he contado en los párrafos anteriores, la sala se debe preparar cuanto antes.
Además de hacer mudanza y poner bollos y café, también debes asegurarte que el ordenador, pantalla, proyector, videoconferencia, teléfono, etc. funcionen correctamente.
Leyes de Murphy
1. La sala no está disponible
Muchas veces ocurre que antes de tu reunión hay otra. Como a todo el mundo le gusta hablar y lucirse, las reuniones se alargan y se solapan con la siguiente.
Lectura recomendada: Manual para hacer reuniones 100% (im-)productivas
Es decir, cuando entras a preparar la sala, resulta que hay gente de la reunión anterior a la tuya. Unas veces puedes echarles a patadas, otras no porque son con clientes.
Si no puedes echarles, tienes un problema muy grande. Tienes que buscar una sala alternativa. Muchas veces no hay salas disponibles en la oficina. Más de una vez me ha tocado cancelar una reunión cuando los clientes ya están esperando en Recepción.
? Lo mejor es bloquear la sala 30 minutos antes de que empiece tu reunión, así si se alarga unos minutos, tienes margen para preparar la logística para tu reunión.
También es interesante bloquearla 30 minutos más de la hora prevista de finalización. Te aseguras que nadie vendrá a echarte si te has pasado de tiempo estimado.
2. No puedes prepararla tranquilamente porque …
… el teléfono no para de sonar con llamadas de esos pesados que quieren hablar con tu jefe para intentar venderle cualquier producto o servicio que no le interesa a la empresa y tienes que inventarte 200 excusas para no pasar la llamada al jefe.
Estás preparando la documentación de la reunión y tienes todo tipo de tragedias con la impresora, la encuadernadora y la grapadora.
La visita ha llegado
Con tanto entretenimiento es posible que llegue la visita justo cuando consigas ponerte a colocar los vasitos de agua por la mesa.
Me temo que le va tocar esperar en Recepción unos minutillos.
Lo malo de esto es que a ti te toca correr como una loca por la oficina:
- Moviendo sillas
- Imprimiendo la documentación
- Respondiendo el teléfono
- Yendo a la cocina a preparar el café
- Tirándote al suelo de la sala para comprobar los cables, conexiones, etc
Con tanta carrera y el esguince de tobillo por correr con tacones, es posible que se te olvide poner una servilleta o un boli.
Confía en mí, te enterarás de esta cagada en cuanto empiece la reunión, será lo primero que verán los participantes.
Sabrás que todo está en orden y funcionando porque nadie te dice nada.
Recepción de la visita
Cuando tienes todo preparado vas a buscar a la visita a Recepción para acompañarla a la sala.
Ay, el momento saludo … Ser mujer da pie a muchos para saludarte con dos besos. Otros más efusivos se abalanzan, te abrazan e incluso te achuchan.
– Perdona, no te conozco de nada. Aquí el único saludo válido es el apretón de manos y, por favor, no invadas mi espacio personal.
? Limítate a estrechar la mano sino conoces mucho a la mujer que estás saludando, especialmente si es del centro o norte de Europa.
Los abrazos efusivos y los achuchones son molestos y paternalistas de los años ’50. Además para muchas mujeres raya con el acoso sexual, yo la primera.
Y es que el protocolo empresarial es distinto al de cuando estás con tus amigos. No solo varía en la forma de saludar sino también p.ej. en ceder el paso: el cargo más importante (sea hombre o mujer) entra el primero en la sala y después los mindundis.
Hay más participantes de los que te dijeron que iban a asistir
Típico te dicen que serán 4 en la reunión y aparecen 10. Problemón de los grandes. Preparaste 4 café, aguas, bollos, cuadernos y bolis. Falta material.
Es en este momento en que todo el mundo se acuerda de ti y de tu incompetencia.
Nadie reconocerá que te dijeron 4 asistentes y quedarás como la subnormal que no se entera de las cosas. Caerá en el olvido que moviste mesas y sillas y que perdiste el tiempo haciendo de camarera preparando los termos de café.
Como los directivos son unos teatreros y les gusta dramatizar:
– Erikaaaaaaa, es intolerable, pusiste agua para 4 y somos 10. No hay cuadernos para todos. ¿Cómo quieres que tomemos notas? Además, no has puesto caramelos y se nos seca la boca cuando hablamos.
Y te tienes que morder la lengua para no decir que esos idiotas te dijeron que eran 4 y no 10. Y que si se les seca la garganta que beban agua. Pero vamos a ver ¿a qué van, a hablar de negocio o a zampar caramelos?
Como esto sucede a menudo, hace tiempo que opté por:
- Poner una Nespresso en la sala y que cada uno se haga su café.
- Si me dicen que vienen 5, pongo tazas para 10.
- En un mueble auxiliar dejo una montaña de cuadernos y bolis
El drama de las videoconferencias
Cuando eres secretaria novata das por supuesto que los informáticos tienen perfectamente configurada la conexión y que todo funciona sin incidencias.
No confíes en ellos. Siempre te dirán que está todo ok. Cuando empiece la reunión, recibirás una llamada de tu jefe:
– Erikaaaaa, la imagen se pixela. No hay audio. No se proyecta la power point en la pantalla. Ven inmediatamente y soluciónalo.
Tuve un jefe que siempre me amenazaba con mandarme al paro por ser tan inútil en este aspecto ¿Qué te parece?
No solo me pasa a mi ¿eh? Esto ocurre en todas las oficinas. Por eso un día o dos antes de la videoconferencia, las secretarias quedamos para hacer las pruebas de conexión y verificar que todo funciona correctamente.
A mí me mola porque así pongo cara a mis compañeras de otros países y de paso cotilleo cómo son físicamente, si son horteras vistiendo o si han engordado en Navidad o vacaciones:
– Oye, no te imaginaba así.
– Yo a ti tampoco. Me gusta tu vestido.
– Te veo pixelada. Mira qué bits tienes puestos en la configuración.
– No te oigo. ¿Qué dices? – y señalas el teléfono para llamar y seguir hablando por ahí. La mímica es otra de las habilidades requeridas para el puesto, aunque nadie te lo comente en las entrevistas de trabajo ni esté escrito en la descripción de tus funciones.
– ¡Ah! espera que algún gracioso desconectó el switch
Terminas teniendo más conocimientos técnicos que los frikis de informática. Hasta el punto que el mundo da por hecho que has estudiado ingeniería de telecomunicaciones.
La clave wifi
Bien, te dijeron que iban 4 a la reunión y tu habilitas 4 claves temporales. Dejas unas tarjetitas sobre la mesa con el usuario y la contraseña.
Pero esto es como lo del café, los bollos y los cuadernos, siempre aparece un espontáneo y vas a necesitar más claves.
? Directamente crea 15 y así luego nadie se acuerda de ti y toda tu familia.
¿Qué pasa cuando la conexión wifi no funciona?
Lo mismo que con la videoconferencia. No me digas que no has estudiado teleco.
Llamas a los informáticos. Pero se niegan a entrar en la sala a solucionarlo porque les da vergüenza estar delante de los jefes y los clientes ?.
Al final tienes que entrar tú y tirarte al suelo para conectar los portátiles de todos a la clavija del internet fijo que está escondida en un cajetín debajo de la moqueta.
Si en los saludos te achucharon y te dieron besos, ahora ya no eres una damisela. Les importa un bledo que te rompas las uñas abriendo la tapa del cajetín de los enchufes, que se te manche la ropa por arrastrarte por el suelo o que se te hagan carreras en las medias. Ellos quieren su conexión a internet, sus caramelos y sus bollos.
Atila pasó por la sala
Cuando acaba la reunión todo el mundo sale disparado de la sala. Parece que ha pasado Atila arrasándolo todo o una manada de elefantes y además huele que apesta.
Nadie recoge. No hablo de llevar las tazas sucias a la cocina y de limpiar las migas de los croissants. Eso es una batalla que ya he dado por perdida. Ya ni si quiera hablo de que dejen las sillas colocadas.
La gente deja sus cuadernos con las anotaciones de la reunión, portátiles, móviles, etc. sobre la mesa.
Cuando eres secretaria novata y servicial, recoges los bártulos de tus compañeros y se los llevas a su mesa. Cuando eres vieja pelleja, te das cuenta de que lo hacen a propósito para no regresar cargados hasta su sitio. Lo siento, no soy Sherpa.
Notas, papeles, tarjetas de visita, etc van a la papelera. Los ordenadores, tablets y móviles al armario de la sala con llave. Alguien lo reclamará algún día. Cuando lo haga, que mueva el culo y vaya a la sala a por ello.
Hay gente que se deja hasta el abrigo en el perchero. Alucino. ¿No se dan cuenta cuando bajan a la calle que hace frío y lo echan de menos?
Alguna vez me ha tocado llamar a la asistente de esa mente privilegiada despistado y decir:
– Oye, tu jefe se ha dejado aquí el abrigo, la cartera, las llaves de su casa, el móvil y el maletín. Ha salido con lo puesto. Prepara dinero, que te va a tocar pagar el taxi. Te lo mando todo por mensajero y vosotros os hacéis cargo de los gastos.
Cuando acudas a una reunión acuérdate de trabajo y el tiempo que le ha costado preparar la sala a la secretaria.
Si algo falla, por favor, ten un poco de empatía y tolerancia al error con ella.
2 octubre, 2014 @ 20:10
Excelente y muy divertido post, jejejeje, da para todo tipo de anécdotas estas situaciones. saludos!!!
2 octubre, 2014 @ 21:10
Haha, oh por dios, esto es exactamente lo que le pasa a mi amiga Moni, claro que aquí es más ameno que en la vida real. Yo la ayudo en todo lo que puedo y si el tiempo me da, pero voy a recomendarle que haga lo mismo que tú, haha, a ver como reaccionan esos ejecutivos con despiste crónico.
¡Besos!
3 octubre, 2014 @ 06:08
Me gusta visualizar lo que leo y te he imaginado como el dibujo, con el que te identificas en tu perfil, corriendo de un lado a otro preparando todo y tu jefe fastidiando por el altavoz. Sin duda, un relato divertido. Un abrazo desde New York.
3 octubre, 2014 @ 10:36
Excelente articulo. Me encanta la manera de contarlo y aunque yo trabajo en la recepcion de un hotel, me siento muy identificado. Un abrazo desde Londres!
3 octubre, 2014 @ 17:34
No te puedes imaginar, Mr. T.
Gracias por leerme. Buen finde!!
3 octubre, 2014 @ 17:36
jajaja claro, díselo a tu amiga Moni.
Besos, Chloe
3 octubre, 2014 @ 17:38
Bueno, en realidad a mi se pone una cara de mala leche cuando me toca correr que no tiene nada que ver con la de la imagen del perfil jaja
Besazos, Hilda
3 octubre, 2014 @ 17:40
En los hoteles de Londres (y de cualquier ciudad) tendréis historias para no dormir con la preparación de estos eventos ¿verdad, Daniel?
Buen fin de semana. Besos
3 octubre, 2014 @ 17:42
jajaja es que siempre me llama así, ni que estuviera sorda, qué manía con gritar. Si sale alguna vacante en Andalucía, te aviso.
Besos nena y feliz finde para ti tambien
3 octubre, 2014 @ 17:36
Jajajaja que buena eres Erikaaaa como dice tu jefe jajaja. Me encantan tus historias tan divertidas. ¿No necesitaréis a alguien para trabajar en alguna sede en el Sur?
Un beso guapa y feliz finde!!
3 octubre, 2014 @ 22:54
Hola Erika, genial el post, super divertido. Yo que veo correr a las Assistants de mi empresa se de lo que hablas. Aunque yo, a una que conozco, esto le encanta. Preparar el café y tenerlo todo listo, recibiendo en casa como si fuera la Preysler y los Ferrero Rocher. Algunas han nacido para esto, te lo juro.
Solo una diferencia entre tu empresa y la mía, si algo falla en la sala de video, entran los de IT, vamos si entran y se agachan, por la cuenta que les tiene.
Un abrazo
3 octubre, 2014 @ 22:02
Me ha divertido mucho… Supongo que a ti no tanto hacerlo. Pero si contarlo… Muy bueno.
3 octubre, 2014 @ 23:50
Me encanta tu estilo mi querida Erika,es un gusto leerte,literalmente,besitos amiga..!!!
4 octubre, 2014 @ 02:23
jajajaja estoy tratando de imaginar, como es la cara de mala leche. hmmm . Besos a ti también. 😉
4 octubre, 2014 @ 20:38
Se nota que me divierto contando mis anécdotas ¿verdad, Jordi?
4 octubre, 2014 @ 20:43
Qué buena comparación eso de la Preysler y los Ferrero Rocher. Las assistants de tu empresa son unas afortunadas con los de IT ¡qué suerte tienen!
Besos, Juanan
4 octubre, 2014 @ 20:50
El estilo que busco en mi blog es como si estuviéramos juntas tomando un café y te contara cómo me fue el día en la oficina. Una especie de conversación entre amigos en la que hablo en la entrada y vosotros me respondéis en los comentarios.
Gracias por visitarme, Maria. Me llena de orgullo que te guste cómo escribo. Besitos
5 octubre, 2014 @ 09:44
pues mi mirada risueña se transforma en letal, se me desencaja la mandíbula y se me hincha la yugular, jajaja
6 octubre, 2014 @ 20:35
Interesantísima entrada, querida Erika, y haces muy bien, que no te tomen por su criada. Besos y comparto, preciosa, feliz semana.
7 octubre, 2014 @ 14:47
Bueno, yo no trabajo en una oficina, yo realmente no funciona en absoluto. Estoy jubilado. Pero me encanta socializar, y el consumo de café {:O)
Gracias por compartir Erika Martin
7 octubre, 2014 @ 20:27
Lo que me hacía falta, llevarles el portátil a su sitio ¡ni hablar!
Gracias por compartir, Mayte. Feliz semana para ti tambien!!
7 octubre, 2014 @ 20:34
Cindy, please, do not hesitate to take a coffee from the Nesspreso machine hahaa. Thank you a lot for your visit and your comment.
I send you lovely kisses
14 noviembre, 2014 @ 16:28
Javier, tienes razón … los errores e imprevistos de organizar un evento hacen que para el siguiente te espabiles y lo hagas mejor.
14 noviembre, 2014 @ 16:31
Habrás visto y vivido de todo organizando eventos en el hotel. Tu mejor que nadie sabe lo estresante que puede ser ¿verdad? Lo improvisar tres cumpleaños con conferencia y espectáculo tuvo que ser la bomba.
Gracias por visitarme, por leerme y dejarme comentarios.
Saludos, Javier, me ha alegrado verte por aquí.
14 noviembre, 2014 @ 16:24
Como animador turístico y relaciones públicas de hotel, improvisar tres cumpleaños con una conferencia y espectáculo
14 noviembre, 2014 @ 16:25
Ante los imprevistos de número de personas… ¡reservar el doble! Muy bueno me lo he pasado genial pero seguro que en su momento estabas con mucho estrés pero la experiencia la mejor consejera
17 febrero, 2015 @ 18:07
Erikaaaaaa…. !!! jajajajaja es que me hacía ilusión llamarte como tu jefe, pero prometo que es la primera y última vez.
Qué cantidad de detalles en los que no hemos reparado nunca, qué barbaridad. Y es cierto que tendemos a pensar que las cosas se preparan solas, pero no 😛 Tu post me ha recordado a cierta ocasión en que hice de azafata en unas jornadas solidarias de Cruz Roja. Los voluntarios poníamos el agua entre ponencias, recolocábamos las sillas, distribuíamos los cartelitos con los nombres, comprobábamos los micros… y tan orgullosos que estábamos!! jajajajjaa.
Muy bueno, como siempre. Un beso preciosa!!
17 febrero, 2015 @ 18:13
Pero que manía con gritarme, que no estoy sorda jajajaja
Bueno tu mejor que nadie, después de haber trabajado de azafata, sabes la importancia de todos esos pequeños detalles. Nadie los aprecia hasta que un día se te olvida poner un boli y entonces: Juliaaaaaa! (Perdona, es que a mi también me hacía ilusión llamarte al modo jefe)
A mi lo de comprobar los micros me gusta, me pongo en plan karaoke y me lo paso muy bien jiji
Mil gracias por entrar y comentar. Un beso, corazón!!
23 septiembre, 2015 @ 18:15
Al igual que los tres chiflados en un partido de béisbol, son los receptores para atrapar las bolas de a partir de trece lanzadores todas las bolas que lanzan al mismo tiempo. {:o)
gracias por compartir Erika
24 septiembre, 2015 @ 20:11
jajajaja muy buena comparación, Cindy.
Gracias a ti por la visita.
Un beso grande, sweet sister
14 noviembre, 2016 @ 22:14
Qué estrés, Erika. Estar pendiente que no falle nada, desde conexiones hasta el café. Que paciencia. Me ha gustado mucho. Todo con humor se ve mejor. Un abrazo.
14 noviembre, 2016 @ 22:25
Hola Chaladura,
esto de preparar reuniones es lo que nadie valora de la profesión de secretaria. Eso sí el día que no funciona la videoconferencia se acuerdan todos bien de ti y toda tu familia
El humor que no falte nunca.
Muchos besos
23 enero, 2018 @ 19:01
Erikal! me hiciste revivir mis tiempos en la oficina. Todas tus anécdotas hicieron que me viera en ellas. Saludos!
23 enero, 2018 @ 19:25
¡Qué bien, Marianita! a veces tengo la sensación de que estas cosas me pasan solo a mi 🙂
Saludos
18 enero, 2019 @ 11:45
Hola Erika! Me ha encantado, me gusta como cuentas las cosas es muy divertido y se nota que te diviertes contando estas anécdotas de secretaria. Estoy de acuerdo contigo, cuando acaba la reunión nadie recoge se dejan hasta lo imprescindible como abrigos o maletines. Me he divertido mucho. Un beso bella.
30 abril, 2022 @ 00:07
Hola chicos, soy secretaria y la verdad que me pasa mucho esto, siempre antes de una salgo corriendo para poner la comida, el café y el agua. Antes comprabamos café del expresso , pero ahora lo hago. La Cosa es que me encanta mi trabajo, y estoy muy contenta con mi trabajo!
1 mayo, 2022 @ 19:42
¡Hola!
Si te pasa con mucha frecuencia, quizás deberías pedir te que avisen con tiempo para evitar esas carreras y tenerlo todo preparado con antelación.
Me alegro que a pesar de ese estrés puntual, te encante el puesto y esté contenta.
Saludos