¿Por qué las secretarias nunca pasan las llamadas comerciales?

La mayoría de llamadas de prospección comercial empiezan de esta forma:

– Buenos días, soy Fulanito de la empresa Bla Bla, quería hablar con el CEO
– ¿me podría especificar de qué asunto se trata, por favor?
– no, le llamo por un tema confidencial que sólo puedo tratar con él
– ahora mismo está reunido. Si quiere déjeme su mensaje y le paso nota
– no, bueno, mejor llamo más tarde

Y acto seguido cuelgan. Ni gracias, ni adiós ni nada.

Tengo amigos comerciales que muchas veces me han reprochado que las asistentes parecemos bulldogs. Dicen que es muy difícil pasar el filtro.

Pero, vamos a ver, con esa presentación ¿qué quieres? Si no das ni un dato. Así tu llamada no va a llegar a ningún sitio.

Consejos para triunfar con tus llamadas comerciales

1. Indica el motivo de la llamada

Si no indicas el motivo de tu llamada, difícilmente será transferida a la persona que se encarga del tema. Ni Recepción ni las secretarias tenemos poderes adivinatorios 😛

Nuestra misión es filtrar las llamadas y pasarlas a la persona que mejor conoce las necesidades de la empresa. Ya te digo que no es el Director General en el 99% de los casos.

Además si tampoco no dices tu nombre y el de tu empresa, amigo, no tendrás ningún éxito. No es nada personal contra ti. Es nuestro trabajo.

Puedes intentarlo mil veces, mientras no des la información que necesitamos, no podemos pasarte ni con el Director General ni con nadie más. Hasta ese momento estarás perdiendo el tiempo y haciéndoselo perder a los demás.

2. Pregunta por la persona que te puede ayudar

Recuerda, si quieres vender tu producto, tendrás que dirigirte a la persona que conoce mejor si hay necesidad o no.

En las empresas grandes, el Director General dirige el negocio y no tiene ni idea de cuántos tóner se gastan al mes. Para eso está el departamento de compras.

Si hablas con este departamento, ellos se tomarán el tiempo de atenderte, reunirse contigo, para valorar tu propuesta. En la mayoría de los casos, son ellos los que toman la decisión de firmar un acuerdo contigo o no.

Si es una empresa muy jerarquizada, entonces ellos se reunirán con el Director General y le «venderán» tu propuesta.

Es decir, en ninguno de los dos casos necesitas hablar o reunirte con el CEO.

Otro ejemplo típico son las empresas de selección de personal. Siempre me he preguntado porqué quieren hablar con el CEO directamente y no con RRHH.

RRHH sabe qué vacantes se necesitan cubrir y también quién de toda la plantilla necesita formación en una determinada área.

Por favor, no llames al Director General para preguntarle qué porcentaje de la plantilla necesita hacer un curso de excel. En las multinacionales y grandes empresas él ni siquiera conoce el nombre de cada uno de sus empleados.

Hoy estoy que lo tiro. Aquí va otro ejemplo: Trabajo en un rascacielos. Allí hay vigilantes de seguridad, cámaras y control de acceso al edificio. No puede entrar nadie que no esté notificado con antelación y acreditado. Pues todos los días llama alguien de alguna empresa de alarmas.

Hombre, por favor, como no venga Spiderman, no sé quién va a entrar por la fachada, los demás flancos ya están cubiertos. Con quien tienes que hablar es con la comunidad de vecinos del edificio, no con las empresas que están de alquiler.

3. Nunca te hagas el misterioso

Esto enfada mucho a las recepcionistas, a las secretarias y a los jefes.

Es una norma de educación básica decir tu nombre. Lo contrario te hace parecer un prepotente.

Entiéndeme, no puedo interrumpir a mi jefe pasándole una llamada diciéndole:
– Es un señor que no ha dicho nombre ni empresa. Solo quiere hablar contigo de un asunto muy importante aunque no especificó cual.

¿No lo encuentras ridículo?

Alguna vez se me ha colado alguna llamada de estas. Cuando mi jefe ha colgado el teléfono, me ha gritado desde el despacho:

– Erikaaaaaaaaaaa ¿por qué me pasas a un tío intentándome vender muebles de oficina? ¡si ya la tenemos amueblada! ¿Por qué no se lo has pasado a Servicios Generaleeesss?

Perdona, no me gusta que mi jefe me grite y me regañe porque tu no quieres dar algún detalle sobre tu llamada.

4. No digas que es un tema confidencial

No digas que es un asunto confidencial, personal o privado. Eso es poco original y está ya muy visto. Una vez más nos harás perder el tiempo a todos.

Una presentación de servicios de empresa tiene que ser asunto público para llegar lo más lejos posible en el mercado. Supongo que lo que quieres comentar está ya puesto en la web de tu empresa ¿no?

5. Es una oportunidad super especial

Tampoco cuela lo de la tarifa super competitiva y limitada en el tiempo que no podemos dejar escapar. Tú y yo sabemos que le estás dando el mismo precio a todo el mundo.

Solo será especial y confidencial el descuento que nos apliques o cualquier otro gesto comercial para fidelizarnos.

Esto segundo sólo será cuando consigas reunirte y firmar un contrato. Tal y como te estás presentado veo complicado que llegues tan lejos.

6. No llames cada media hora

No llames cada 2×3. Te convertirás en un pesado y en spam telefónico. Lo único que harás es acabar con la paciencia del que responde tu llamada.

Si te han dicho que el Director General está reunido, no insistas. Llama otro día.

Si has llamado varios días y nunca conseguiste hablar con nadie más allá de la recepcionista o secretaria, deberías pensar que es que la empresa no está interesada en tu producto.

Lectura recomendada: Excusas que damos las secretarias para cortar las llamadas de los plastas

Para estos pesados tengo una técnica infalible. Cuando han llamado varias veces y ya no puedo seguir diciendo que mi jefe está reunido, de viaje, comunicando, comiendo, etc, transfiero la llamada. Sí, pero no a mi jefe jejeje.

Se la paso a un compañero que simula ser mi jefe. Me parto. Se pone tan serio y tan formal que da el pego totalmente.

Ejemplos de diálogos reales de llamadas ridículas

☎ Tu jefe ya sabe de qué se trata

– ¿me podría especificar de qué asunto se trata, por favor?
– es un tema personal, él ya sabe de qué se trata
– ¿me dice su nombre, por favor?
– señorita, por favor, páseme que él ya sabe de qué va la historia.

Sí, es posible que te conozca, pero yo necesito saber quién eres. ¿Eres su padre? ¿el compañero del pádel? ¿el colega con el que se va al fútbol? ¿no sabes aún que las llamadas personales se hacen al móvil? ¿no lo tienes? uy, uy, entonces no es personal.

☎ Tu jefe ya me conoce

– nos conocimos en un networking hace unos meses y al hablarle de mi empresa, me propuso reunirnos un día.
– ¿me dice su nombre, el de la empresa y en qué evento se conocieron?
 – bueno, él ya me conoce 

¡Buen intento! Sin embargo, mi jefe acude a eventos varias veces al mes. Conoce a mucha gente. Tu propuesta seguro que es muy interesante, pero si no me das más datos, él no te va a ubicar.

No soy cotilla, solo quiero que te identifique y se acuerde de la conversación que mantuvisteis. No puedo pasar una llamada diciendo:
– es un señor que conociste en un evento y quedasteis en reuniros más adelante

Su respuesta será:
– Erika, ¿qué te pasa, te has vuelto tonta de repente? Ya sabes que en cada evento conozco a unas 10 -15 personas ¿Quieres que me ponga a recordar ahora? Estoy liado trabajando, no me interrumpas.

☎ Oportunidad de negocio única y urgente

-Tengo una oportunidad de negocio única. Tengo que hablar con él urgentemente, es muy importante.
– ¿Podría darme más detalles, por favor?
– Señorita, Usted no sabe quién soy yo, así que no me haga perder el tiempo y páseme con su jefe.
– Está en un consejo de administración
– Ya le he dicho que es urgente. ¿No puede pasar mi llamada a la sala?

Por supuesto no sé quién eres, no te has presentado y sigo esperando a que lo hagas. Me da igual si eres el Papa, el Rey, el Consejero Delegado o el becario, el respeto es el mismo para todos.

En la sala están los accionistas hablando de la planificación estratégica de la empresa de los próximos meses ¿y quieres que les interrumpa para que le vendas un espacio publicitario en una revista sectorial porque mañana se imprime la tirada y aún no has encontrado anunciante?

Con esta táctica de venta tan irrespetuosa y agresiva espantas a tus futuros clientes.

¿Quieres saber que es confidencial? pues el reporte que estoy preparando con los datos de ventas por regiones del último mes, que como los pille la competencia …

¿Qué es personal? Personal es el extracto bancario y los movimientos de la tarjeta de crédito de mi jefe.

Resumen

1. Llama a empresas potencialmente interesadas en tu producto
2. Di siempre quién eres y qué quieres
3. Pide hablar con el interlocutor adecuado

Mucha suerte

---

Imagen destacada del post «Secretaria respondiendo al teléfono» via Shutterstock