¿Dónde se guarda la documentación ultra confidencial de la empresa?
¿Te ha entrado curiosidad con el título del artículo? Ay, pillín, no te preocupes, hoy te voy a desvelar dónde se guarda la documentación confidencial de mi empresa y de todas las demás.
¿Tú has hecho algún curso de gestión de archivos? ¿No? Yo tampoco, jajaja. Lo puedes aprender en el día a día. Casi todas las empresas tienen los mismos sistemas de archivo. Tampoco hay que ser muy lumbreras para intuir que los papelotes y los documentos digitales se guardan por fecha, tema, departamento, etc.
Mi jefe y yo tenemos nuestro propio método para guardar la documentación, aunque alguna vez falla y no encontramos lo que necesitamos.
Archivo en el despacho de mi jefe
El archivo oficial está en el despacho de mi jefe porque es amplio y el espacio le da para poner armarios con archivadores y carpetas colgantes.
Tenemos la documentación organizada por temas, por colores y fechas:
- Rojo: junta de accionistas y comité de dirección
- Azul: proyectos internos de la empresa
- Verde: presentaciones comerciales a clientes o potenciales clientes
- Malva: este color es para mis asuntos. Solicitudes de vacaciones, bajas médicas, hojas de gastos, revisión de objetivos anuales y poco más. No me gusta acumular cosas y cada x tiempo hago limpieza de papelotes.
Evidentemente cada carpeta y subcarpeta está etiquetada con el nombre de la reunión y la fecha. P.ej. presentación de resultados Q3 2014 (tercer trimestre)
El sistema no es sofisticado, pero muchas veces menos, es más.
A mí lo que más me gusta es abrir los armarios y ver el arco iris creado con las carpetas de colores.
Es una gilipollez, lo sé. Pero le da un punto de alegría al despacho que es todo en plan minimalista de color gris perla y blanco. A veces, cuando tengo un día ploff, entro en el despacho, abro las puertas de los armarios y me quedo mirando las carpetas.
– Erika, ¿qué pasa? ¿ya estás haciendo la fiesta del color?
– Sí
– Vale, te quedas ahí un minuto recreándote y luego vuelves a trabajar.
Él ya sabe que lo hago para cargarme de energía. Y tú acabas de descubrir lo poquito que necesito para levantarme el ánimo.
Archivo en mi puesto de trabajo
Quizás te sorprendió leer antes que guardo mis cosas en el despacho de mi jefe. Esto es porque RRHH y Servicios Generales estimaron en su día que no necesito un armario de archivo en mi puesto de trabajo.
Yo solamente tengo la mesa, la silla y la cajonera. Por no tener no tengo ni perchero 🙁
Como mi jefe tiene dos armarios súper grandes, de CEO, pues hago el okupa.
¿Dónde está el archivo confidencial?
En mi cajonera y este es otro de los motivos por los que guardo mis cosas en su despacho.
En mi cajonera guardamos:
1⃣ Sus temas personales, tales como sus declaraciones de hacienda, movimientos de las tarjetas de crédito, sus nóminas …
2⃣ También los temas altamente confidenciales de la empresa. Así si alguien entra a robar información privilegiada a su despacho, ya puede buscar, que no la encontrará.
Vamos que tengo mi cajonera a reventar de información.
Nadie en la empresa sabe que existe este segundo archivo. La mayoría piensan que solo tengo el paquete de galletas de media mañana, los kleenex y unos cuantos bolis.
Sin embargo, como hay gente muy cotilla en la empresa, yo cierro con llave mi cajonera. Así evito que abran el cajón y se encuentren cualquier documento top secret, en vez de la grapadora.
Anécdota 1
Evidentemente no se puede esconder la llave en el bote de los bolis. Es donde primero va a buscar cualquier cotilla. Por eso, yo la llevo colgada al cuello al estilo ama de llaves del siglo XIX.
Es una responsabilidad muy grande tener que custodiar esos documentos. La verdad es que intimida un poco y a veces te emparanoias con el asunto.
Esto último me ocurre en invierno cuando anochece pronto y regreso a casa.
Imagínate la situación. Es de noche y no hay nadie por la calle. Lo único que se oye es el viento Ffffffffffffffffffffffffffffuuufffffffff y mis tacones clac, clac, clac. De repente, oigo pasos detrás de mí. Acelero y quien que sea también lo hace.
Vale, ya está, ya estoy muerta de miedo. ¿Qué hago, me giro y miró a ver quién es? No, mejor no. Erika, correeee.
Ando más de prisa y el otro también. ¡¡Mierda!! Esto solo puede significar que me está persiguiendo un espía industrial para:
➡ arrancarme la llave del cuello
➡ ir a la oficina a robar los documentos de mi cajonera
➡ vendérselos a la competencia en plan wikileaks
Llego al portal. Busco y rebusco las llaves de casa en el bolso. Entonces noto una presencia a mi lado ¡Este es el fin, Erika! Seguro que es el mismo Julian Assange…
Y una voz dice:
– Chica, qué rápido andas. No te alcanzaba. Ya abro yo que tengo las llaves a mano.
Pues sí, el espía industrial es mi vecino del quinto. Muchos días coincidimos regresando a casa a la misma hora. Mira que le digo que grite mi nombre cuando empieza a perseguirme, que un día de estos me va a dar un infarto. Pues no hay forma. Siempre me mete el susto de la muerte.
Anécdota 2
Siempre he pensado que mi jefe tiene síndrome de Diógenes jaja
Él va acumulando todos los documentos sobre su mesa. Tiene montañas y montañas de papeles.
Cuando veo que ya no tiene espacio para escribir, le digo:
– ¿Ordenamos tu mesa?
– No, Erika, tú lo tiras todo. Te gusta tanto el contenedor de “destruir” como eliminar mis emails del correo. Déjalo, ya haré el archivo cuando pueda.
Ese momento es en agosto cuando está aburrido. Tiene una técnica súper simple:
- Coge las montañas de papel de la mesa.
- Abre un armario, uno cualquiera, qué más da.
- Saca una balda y mete la documentación toda mezclada en la primera carpeta que encuentra.
No presta atención al código de colores, ni en los rótulos ni nada. ¡Bah! Lo importante es quitar todo de en medio y dejar la mesa del despacho recogidita antes de que yo vuelva de vacaciones y le insista en hacer limpieza de papelotes.
Hace lo mismo que cuando tienes tu casa hecha una leonera y de repente suena el timbre de la puerta. Es tu madre, tu suegra o peor aún, las dos juntas están llamado al telefonillo.
Miras a tu alrededor con cara de pánico. Te dan los sudores fríos. Mientras tu madre, tu suegra o las dos suben en el ascensor, corres por tu casa como un loco, abriendo los armarios y escondiendo todo lo que tenías tirado por ahí.
Cuando vuelves a oir ding, dong, ding, dong ya tienes la casa perfectamente recogida ¿a que sí?.
Una vez se ha ido la visita, no te acuerdas de dónde metiste esto o aquello y para encontrarlo tienes que ir abriendo todos los armarios.
No estoy segura de si mi jefe corre como un loco por el despacho archivando. Pero cuando pasan las semanas o los meses y necesitas buscar algún documento, no hay dioxx que lo encuentre. Está todo traspapelado ¡aarrgg!
– Erikaaaa ¿dónde me has puesto el acta de la reunión de accionistas de febrero?
– Estaba entre las montañas de papel de tu mesa.
– Nooooooo, allí no está. Estoy mirando en el archivo y está todo manga por hombro ¡vaya forma de ordenar que tienes!
– ¿Quéééé? Pero si el último que hizo el archivo fuiste tu este verano. Echar la culpa a los demás de tus cagadas es muy feo.
– Erikaaaaaa, calla, qué manía tienes con llevarme siempre la contraria.
Soluciones a grandes males
Me guardo copia digitalizada de los documentos en mi ordenador. El Office no tiene carpetas de colores, pero está todo clasificado por departamento, tema y fecha.
Mientras mi jefe grita desde su despacho porque no encuentra algo en papel, yo lo busco en mi ordenador y lo imprimo.
– Erikaaaaaaa,ven aquí yaaaa, ayúdame a encontrar el acta.
Lo recojo de la impresora y se lo llevo al despacho:
– ¿Es esto lo que andas buscando?
– Justo eso, gracias Erika. A ver cuando te pones con el archivo, que en esto eres un auténtico desastre.
24 octubre, 2014 @ 20:35
Yo soy el jefe Erika, soy desordenado. Eso sí, en mi desorden está mi orden…Fabulosa historia real, en tu linea. Un soplo de aire fresco. Abrazos.
24 octubre, 2014 @ 20:00
Hola, Erika. Pues yo lo tengo bastante claro. Si yo tuviese que designar al responsable de archivos de una gran empresa contrataría sin dudarlo a una madre. Ellas siempre saben dónde está cada cosa. Busques lo que busques le preguntas a una madre y, ¡voilá!, no tarda ni cero coma en decirte la ubicación exacta de lo que buscas. Eso sí, también te digo que te arriesgas a que te suelte: ¡Tienes la oficina que parece una leonera!, o cosas por el estilo. Aún así son 100% efectividad. Espero que mi consejo te sea de utilidad. Un afectuoso saludo, y feliz finde.
24 octubre, 2014 @ 20:22
Dios de donde sacas energía para escribir tanto y tan bien, ¡quiero ser secretaria! y eso que no soy capaz ni de encontrar mis gafas.
24 octubre, 2014 @ 22:50
Uf Erika, yo odio el archivo y mira que tengo que mover papeles, pero los voy acumulando en una bandeja y de vez en cuando los archivo o los tiro, si no he movido ese montón en meses doy por hecho que no hay nada necesario. A parte de todo esto, en mi empresa tenemos cultura "paper less" y está casi prohibido tener nada por encima de la mesa… cosas que yo me paso por el forro….
Lo bueno es que hace tiempo que empezamos a organizar el archivo en el servidor, con accesos compartidos y es mucho más cómodo, papel escaneado, papel destruído, ya hay veces que no ha necesidad ni de imprimir, se guarda el pdf y listo.
Muy bueno el relato, con mucho humor y buen rollo.
Buen finde.
Un abrazo
25 octubre, 2014 @ 00:52
Me encanta,eres toda una maestra en lo administrativo,ese jefe tuyo se ah sacado al lotería 🙂 Besitos mi preciosa,como siempre me encanta leerte,Muaaaaa…!!!
25 octubre, 2014 @ 01:09
Pues coincidimos en que el gris perla no es nuestro color favorito, yo también abriría esos armarios para dejar que el arco iris me alegrara la jornada, porque con tanto trabajo como te tomas, no es para menos. No pensaba que ser secretaria fuese tan complicado, pero por lo que te voy leyendo, vaya si lo es, puffff!.
Comparto, preciosa. Besos y feliz finde!
25 octubre, 2014 @ 09:20
Yo sí que he hecho cursos de archivística y te aeguro que su lógica para nada tiene que ver con la mía. Sí, yo soy como tu jefe. Lo guardo todo pero en mi caos siempre hay un orden. Y me encanta eso de ordenar por colores jajajaja
Mi problema era con las ventanas. Él a cerrarlas y yo a abrirlas. Vale, tal vez en enero no sea la mejor idea 😉
Como secretaría de dirección eres la leche porque casi hay que ser ingeniero de todo para cumplir con ese trabajo, ser maestro ninja y hacer un curso intensivo de espionaje sin que se note. Y no te olvides de hacer algún master en artes adivinatorias.
Un besazo.
Magdalia Infiel.
25 octubre, 2014 @ 14:39
Que fama de eliminator tienes, jajajaja. La descripción de cómo te persigue el supuesto espía industrial es magnífica. Me reído mucho. Lo que no me ha quedado claro es dónde guardas las galletas de media mañana, los kleenex y los bolis. Si este cajón lo tienes ocupado con la documentación confidencial, necesitas otro sitio, ¿no?
25 octubre, 2014 @ 21:27
Que buena historia, me lo he pasado genial leyéndote "The Terminator of the file" Jajajajajaja ¿Qué usas más, la impresora o la destructora? ¡¡¡Veo que lo haces a partes iguales, por lo que cuentas!!! Una sugerencia… no digas donde guardas las confidencias… ahora lo sabemos todos!!! Jajajajajaaja Te felicito!!!
26 octubre, 2014 @ 12:15
Jajajja mi querida Erika, he reído con lo del espía industrial, como sabrás Asange se encuentra en la embajada ecuatoriana, así que por el no deberías preocuparte jajajajja . Me encantó lo de las carpetas de colores y lo desordenado que es tu jefe, que jefe que te cargas. La verdad que me encantan tus anécdotas , debido a que tengo una manía de recrear mentalmente cualquier historia que leo, me imagino las caras que pones y las que pone tu jefe cuando "se pierde" un papel importante. Jajajajja un beso Erika!
26 octubre, 2014 @ 15:18
Hola Pedro, tienes razón ¿cómo no se nos habrá ocurrido lo de una madre antes a mi jefe y a mi? mañana mismo le digo a RRHH que inicien un proceso de seleciión.
Excelente idea!!
Buena tarde de domingo
26 octubre, 2014 @ 15:24
Te diré que en la oficna tengo todo ordenador pero en casa .. ya sabes, en casa del herrero, cuchara de madera.
Abrazos, Jordi
26 octubre, 2014 @ 15:27
Haola Juanan, sería feliz en una empresa con cultura "paper less" ¿no necesitareis alli una assistant, no? jeje En la mia tambien esta prohibido tener nada encima de la mesa, pero el jefe puede hacer lo que quiera, que para eso es jefe.
Me alegro una vez mas de verte por aqui comentando. Aunque pienso que tus post son mucho mejores que los mios.
Buen domingo.
26 octubre, 2014 @ 15:29
Hola guapetona, me alegra mucho que te gusten mis entradas. Tu eres una experta en literatura.
Mis besos van de camino a tu maravilloso desierto mexicano, mmmuaacks
26 octubre, 2014 @ 15:30
Sí, sí, Argonauta, ser secretaria o asistente es algo mas que limarse las uñas jajaja. Gracias por copartir y por visitarme.
26 octubre, 2014 @ 15:34
Entonces no me recomiendas que haga un curso de archivistica ¿no?
Cuando los papeles están sobre la mesa, mi jefe sabe perfectamente dónde tiene cada cosa. El problema es cuando los pasa al archivo gggrrrr.
Eeeeehhhh que ya tengo poderes adivinatorios. Bueno, ahora se llama proactividad. Hay que anticiparse siempre a lo que quiere tu jefe ¡¡puff!!
Gracias por visitarme, Magdalia
26 octubre, 2014 @ 15:37
Andreas, mi cajonera tiene dos cajones. Uno pequeño, que es donde guardo las galletas y otro que tiene más profundidad y es donde coloco las carpetas con los documentos confidenciales.
Viele Grüsse
26 octubre, 2014 @ 15:40
Hola Juan Carlos, jajaja "The Terminator of the file", me parto de la risa.
A ver, mi jefe utiliza la impresora y yo el escaner y la destructora. Cuando es estrictamente necesario, imprimo.
Hombre, creo que no cuento ninguna novedad para los espías industriales. Esto es como lo de la caja fuerte detrás de un cuadro.
Gracias por leerme y por las felicitaciones, me alegra que te haya gustado.
Besos
26 octubre, 2014 @ 15:44
Ah! ¿Assange esté en la embajada? será por eso por lo que hace tiempo que no me persigue jejeje
Intento escribir de forma muy descriptiva para que podáis imaginaros las situaciones. Bueno, yo no soy escritora, aunque si contigo lo consigo, parece que no lo hago tan mal.
Gracias por pasarte por mi blog, preciosa.
Besos marchando a la Gran Manzana!!
26 octubre, 2014 @ 15:23
Hola Javier, es que soy una persona muy activa y con mucha energía.
Gracias por eso de "escribir tanto y tan bien".
Besos
26 octubre, 2014 @ 21:49
jajaja, muy bueno!! si es que si no fuera por las secretarias, qué harían los jefes? eh?
Es genial tu escrito!!
27 octubre, 2014 @ 09:44
Erika, menudo papelón le haces a tu jefe, ¿sigues sin haberle pedido el aumento de sueldo? Ya tardas… jeje
Yo creo que un archivo así debe ser responsable una persona, aunque tenga empleados que accedan a él e incluso lo manipulen, pero siempre bajo órdenes e instrucciones del responsable. El problema (al menos en mi experiencia) de compartir archivo con otras personas, es que si no se siguen los mismos criterios, no hay manera de aclararse. El tema de colores lo veo utilísimo, a mí siempre me ha ayudado a organizarme, desde que era estudiante.
Un beso ¡Erika, y a por el lunes! 😉
Patri.
27 octubre, 2014 @ 18:38
Hola Jotape, te estrenas como comentarista en el blog, bienvenido 🙂
Eso mismo digo yo, ¿qué harían ellos sin nosotras? jeje
Me alegro que te haya gustado el artículo.
Saludos
27 octubre, 2014 @ 18:42
Hola guapa, estoy de acuerdo contigo. Cuando muchas personas se encargan del mismo archivo, al final es un lío porque cada uno coloca la documentación según criterio propio y después no encuentras nada.
Patri te deseo una estupenda semana.
30 diciembre, 2014 @ 14:45
Hola Erika!
en mi empresa son poco amigos del papel y está todo en unidades compartidas, con privilegios de usuarios y todas esas cosas. Por cierto, el día que nos quedemos sin la intranet, me voy a partir de risa viendo la cara de los jefes y de los informáticos.
Sí, soy malo, lo sé…!! jua, jua, jua
Lo que más me gusta es cuando mi jefe me pide ayuda para encontrar un archivo que no sabe donde lo ha puesto y me pide ayuda.
Ahí es cuando pongo cara de niño bueno, me encojo de hombros y le digo con tono de "yo por mi te ayudaba pero…", y le recuerdo que no tengo acceso a su unidad compartida de jefes. El resopla y me dice: "vale, vale, no te preocupes, gracias. Her si hablo con los informáticos para que te autoricen…"
Y antes de que pueda reaccionar me largo (por si se le ocurre otra brillante idea) ^_^
30 diciembre, 2014 @ 14:52
Hola Jesus!
Sí, en mi empresa también tenemos unidades compartidas, aunque mi jefe es un tipo tradicional, prefiere el papel.
Qué bueno eso de largarte antes de que reaccione tu jefe!! Simplemente brillante!
Muchas veces tenemos caídas de internet … es genial, la excusa perfecta para no trabajar jajaja y yo ademas meto el dedo en el ojo, en plan "bueno, qué ¿nos vamos a casa, no?"
Gracias por tu visita a estos lares.
Feliz 2015!!
29 julio, 2016 @ 01:51
Entonces queda descartada mi teoría de que los documentos confidenciales quedaban ocultos dentro de cuevas resguardadas por lobos ja ja ja. Debe ser relajante abrir un archivero y ver esa multitud de carpetas multicolor. Emocionante la experiencia que te pasó con tu vecino, ya hasta empezaba a sentir que estaba leyendo una novela de espías ja ja ja.
Un abrazo.
31 julio, 2016 @ 22:26
¿Quién sabe, Felipe? lo mismo en otras empresas guardan los documentos en cuevas con lobos a la puerta
Te recomiendo que te hagas un archivo como el mío. Puedes guardar los apuntes de tus cursos en distintas carpetas de colores según la materia o asignatura jaja la verdad es que es relajante.
Menudos sustos me ha metido mi vecino. Más de una vez hemos coincidido a la misma hora por la calle ya de noche, y claro ahí estaba yo con mi «película de espías» jajaja
Un abrazo y que tengas muy buena semana!
31 julio, 2016 @ 00:11
Que graciosa, esta vez, hiciste una película completa, no le falta nada!! Esta aventura, no lo había leído, esta realmente buenísima!! Espero que te estés divirtiendo mucho!! Un abrazo grande, besos
31 julio, 2016 @ 22:09
Hola Mirta,
de vez en cuando recupero algún post antiguo y lo vuelvo a compartir.
En cuanto a la llave del archivo me monto cada película yo sola de regreso a casa …
Me lo estoy pasando muy bien pero tengo internet a ratos, por eso, tardo en responder. Te deseo muy buena tarde de domingo. Disfruta! Muchos besos
29 noviembre, 2016 @ 12:43
Es genial este artículo y tu blog, me río mucho cuando lo leo las anécdotas y se hace muy real lo que explicas. Es muy divertido lo de las llaves, porque intentamos tener también seguridad en el trabajo y es más obsesivo incluso que si te entraran a robar en casa, jajajajaja. Enhorabuena por el blog y a seguir adelante!!
29 noviembre, 2016 @ 14:34
ay, qué sorpresa más grande verte comentando por aquí, Cerrajeros Barcelona.
Tienes toda la razón. Estamos más obsesionados con la seguridad en el trabajo, echando la llave a cajoneras, despachos, salas, etc y luego en casa estamos en plan «esto es América» jajaja con puertas que se abren de una patada o sin echar la llave. Qué desastre!!
Muchas gracias por el comentario. Me has alegrado el día