Errores en las invitaciones para eventos

En las invitaciones para eventos ocurre algo parecido al diseño de las tarjetas de visita. Muchos se dedican a crear algo super visual, olvidándose de lo más importante, que es poner todos los datos del evento.

Al fin y al cabo lo que uno quiere es que todos los invitados asistan ¿no? Pues hay gente que no pone la hora del evento, la dirección (o sea, calle, numero del portal y ciudad) o los datos contacto para confirmar asistencia.

A nivel empresa se continúa enviando invitaciones por email a empleados, clientes, periodistas, etc. Cuando el evento es masivo, para el público en general, entonces se lanza también en las redes sociales.

Es tremendo lo que hay que ver en Facebook, Instagram o LinkedIn. A mí se me salen los ojos de las órbitas con la gran mayoría de estos anuncios de eventos.

Errores habituales en las invitaciones para eventos

El día y la hora del evento

Por sorprendente que parezca en una gran mayoría de invitaciones no aparece el día. Más habitual aún es no poner la hora del evento. Este es un error muy básico ¿no crees?

Hay gente que se cree que con poner “cena” ya es suficiente, sin tener en cuenta que la franja horaria de las cenas suele ser desde las 20:30 hasta las 22:00. Crean la duda sobre a qué hora hay que presentarse en el sitio, que no es lo mismo ir a las 20:30 que dos horas después.

Este ejemplo es válido para desayunos, almuerzos y el resto de actos y eventos.

Por otro lado, si has invitado a una persona que tiene siempre su agenda llena de reuniones y otros compromisos, cuando reciba tu invitación y vea que no hay hora, directamente va a pasar de ti.

¿Qué quieres, que se bloquee un día entero de su calendario hasta que decidas a qué hora va a ser el evento?

¿Quieres que la gente vaya a tu evento? Escribe el día y la hora

No te hagas el misterioso. Con estos datos la gente mira en su calendario, comprueba si tiene disponibilidad, se apunta tu evento y bloquea la agenda.

El lugar del evento

Este es el fallo más común de todos. Y es que en la mayoría de las invitaciones no aparece la dirección del evento.

Si estás en un pueblo de 100 habitantes y organizas una cena en Casa Paco, es probable que sea el único restaurante del pueblo con ese nombre. Pero cuando estás una gran ciudad habrá unas cuantas Casa Paco. ¿A cuál de todas tienen que ir tus invitados?

La cosa se complica cuando estás invitando a personas que se desplazan desde otra ciudad. No todas conocen en qué calle está el restaurante X, el hotel Y o el edificio Z.

Te contaré una anécdota de las mías para que lo entiendas mejor

Durante muchos años he trabajado en Torre Europa. Es uno de los rascacielos más representativos de Madrid. Es el único edificio de la ciudad que se llama así.

Pues el día D a la hora H siempre había alguien que me llamaba por teléfono porque en la Recepción del edificio les estaban diciendo que allí no había ninguna empresa con el nombre de la mía. Lo que pasaba es que se iban a Puerta de Europa, que son 2 edificios más conocidos como Torres Kio, a un par de kilómetros de distancia en la misma calle.

También me ocurrió alguna vez que alguno se iba a la Avenida de Europa de Pozuelo de Alarcón, que es una ciudad cercana a Madrid y en esa avenida hay un centro empresarial.

Empecé a poner la dirección completa: Edificio Torre Europa, Paseo de la Castellana 95, Madrid. No te creas, que aún así había siempre algún despistado que se iba a otro sitio.

A parte de confusiones varias, poner la ubicación completa y exacta del lugar facilita que la gente pueda ver cómo llegar en el navegador del coche o para saber la parada de metro más cercana si va en transporte público.

Y es que a veces, aunque seas nativo de la ciudad donde es el evento, puede que no te acuerdes exactamente a qué altura de la calle está el restaurante X, el hotel Y o el edificio Z.

La Gran Via de les Corts Catalanes de Barcelona tiene 13 km. La Avenida Diagonal de Barcelona y la Calle Alcalá de Madrid tienen 11 km. ¿En serio crees que la gente sabe dónde cae cada sitio en esas calles?

¿Quieres que la gente vaya a tu evento? Escribe el nombre del sitio, la calle, número y ciudad

Pónselo fácil a tus invitados y no les hagas perder el tiempo mirando en internet. Este detalle es uno de los factores por los que muchos confirman y luego no aparecen en el evento.

Lo de adjuntar un mapa del sitio en la invitación, lo dejo en manos de los que tienen nivel avanzado de organizador de eventos 😉 No es obligatorio, pero se agradece bastante.

Tus datos de contacto

Partiendo de la base de que has pedido que te confirmen asistencia (ojo, que muchos tampoco lo ponen), es interesante que escribas en la invitación tu nombre, teléfono e email para que la gente pueda responder y decir si va al evento o no.

¿Quieres que la gente te confirme si irá a tu evento? Escribe tus datos de contacto

Si tu estás desbordado y el trabajo te supera:

• puedes dejar los datos de contacto de la secretaria, el becario o alguien del equipo de comunicación que se esté encargando de coordinar todo
• no es buena idea que te metas a organizador de eventos cuando tu volumen de trabajo habitual te ha sobrepasado. Se te escaparán un montón de detalles y tu evento será un desastre.

La ropa

Dependiendo del tipo de evento y de la hora del mismo, habrá que ir vestido más arreglao’ o más informal. Si no lo dejas claro en la invitación, te aseguro que a más de uno le surgirán dudas entre ir business, smart business o de Friday casual.

Si no pones nada al respecto, y te acordaste de incluir el teléfono de contacto en la invitación, te aseguro que más de uno y más de dos te llamarán a preguntar cómo tienen que ir vestidos.

Cuando no indicas la etiqueta y tampoco dejas los datos de contacto, corres el riesgo de que alguno no acierte con la ropa. Se sentirá tan fuera de lugar o incómodo durante el evento que ya no volverá a ningún sarao de los tuyos en el futuro.

Anuncios de eventos en Redes Sociales

Las redes sociales facilitan mucho la difusión de convocatorias de eventos a los que se espera afluencia masiva.

Es en el mundo virtual de donde se ve claramente quien es profesional organizando eventos y quién es un aficionado.

Creer que todo el mundo tiene perfil activo en todas las RRSS

Uno de los errores principales es pensar que todo el mundo tiene perfil en todas las redes sociales. La realidad es que cada vez más mucha gente está desapareciendo de las redes sociales y recuperando su vida real.

Otros tienen perfil, pero todo lo que publican está automatizado. Te das cuenta porque solo publican sus artículos e imágenes y no interactúan con nadie. Como no les interesa lo de los demás, no dedican tiempo a ver lo que les aparece en sus timelines. En resumen, tampoco están en las redes sociales.

Hacerlo solo en Instagram

Otro error es pensar que la gente tiene perfil en la red social en la que tu anuncias tu evento.

Como ahora la red más molona es Instagram, pues muchos anuncian única y exclusivamente su evento en IG.

Lectura recomendada: Soy el único de mis amigos que sigue en Facebook y que no tiene perfil en Instagram

Sin embargo, cuando no tienes perfil en IG evidentemente no sabes cómo funciona. Lo único que ves es una foto super guay en Instagram con 300 hashtags, pero no sabes dónde tienes que hacer clic para acceder a toda la información del evento.

Algunos ponen “link en la bio”. Cuando clicas te redirige a la página principal de la web. ¿Qué quieren que pinches en todos los menús para descubrir dónde está toda la información del evento?

Perdona, yo también estoy ocupada. O me lo pones fácil o paso de perder mi tiempo en averiguar todo lo relativo a tu evento.

¿Quieres que vaya mucha gente a tu evento? Difunde por todos los rincones de internet, no solo en Instagram

Eso incluye web corporativa, blog, newsletter, perfiles sociales, grupos de redes sociales, etc.

El huso horario

Cuando publicas algo en internet cualquier persona de cualquier punto del planeta con conexión a internet puede leerlo. Por otro lado, el español se habla en muchos países. La diferencia entre unos y otros puede ser de hasta 9 horas.

Es posible que anuncies un webinar a las 19:00 y que los demás no sepan en qué país estás, dando por hecho que estás en el suyo. Qué confusión más tonta ¿eh?

Siento decirte que no eres tan famoso como te crees y muchos desconocen en qué país estás. Así que acuerdate de escribir tu huso horario. Además sería un detallazo que pusieras qué hora es en otros países para que todos se organicen y sepan si pueden participar o no.

El lugar

Ocurre algo parecido a lo anterior para eventos presenciales. Muchos banners e imágenes de anuncios de eventos  presenciales que se publican en las redes sociales no ponen la ciudad y/o país.

Qué quieres que te diga, a la gente le suena el nombre de las capitales de los países y alguna otra ciudad importante. Sin embargo si tu evento presencial es en una ciudad poco conocida a nivel mundial, la gente no sabrá si quiera en qué país será.

Otros errores

Lanzar la invitación pocos días antes del evento

No todo el mundo mira cada 2 segundos el email, el WhatsApp o las redes sociales. De modo que si lanzas tu invitación un día o dos antes del evento, es posible que muchas personas se enteren cuando ya haya pasado.

Por otro lado, la gente está tan ocupada como tú. No siempre es fácil reprogramar la agenda para cancelar una reunión, un networking o la cena de navidad de la empresa para poder acudir a tu evento.

Si además la gente viene de otras ciudades, no les da tiempo a organizarse el viaje (comprar billetes avión/tren, reservar el hotel, etc.)

Lo normal y deseable es enviar las invitaciones con uno o dos meses de antelación … ¿Enviaste las invitaciones de tu boda el día de antes? Los consejos de administración, presentaciones de resultados empresariales, convenciones comerciales, etc. se anuncian con muuuuuchos meses de antelación.

Para otro tipo de eventos menos importantes o de naturaleza más informal lo ideal sería enviar las invitaciones o lanzarlo en internet como mínimo un mes antes.

¿Quieres que la gente asista a tu evento? Invita con antelación para que puedan organizarse la agenda

No confirmar a los invitados

Esto es muy típico en los eventos presenciales. Los que te dicen que van a ir no aparecen el día del evento. Los que no responden al email de invitación, aparecen.

Da igual que en la invitación escribas SRC (se ruega confirmación)

Esto tiene sus consecuencias …

1 Si aparece más gente de la esperada:

• no habrá aforo en el local
• no habrá sillas/merchandising/comida para todos

2. Si aparece menos gente:

• el local estará desangelado
• habrás pagado cosas que podrías haberte ahorrado

Ni que decir tiene que te crees un listado de invitados en el que anotes quién confirma y quién no.

Te recomiendo que te pongas en contacto con tus invitados un par de semanas después de haberlos enviado la invitación para saber si les llegó y tienen disponibilidad. Eso te ayudará a hacer tus cálculos de aforo, sillas, comida y regalitos.

Repite la misma operación un par de días antes a modo de recordatorio. Si no tienen secretaria y no lo apuntaron en su agenda, quizás lo hayan olvidado.
Es posible que les haya surgido algún imprevisto y que ya no puedan ir al evento.

Contáctales siempre de forma individual, uno por uno. Evita emails/whatsapps masivos con la invitación del evento y poco más. Lo mejor y más rápido es que les hagas una llamada de teléfono. No te lleva más de 2 minutos por pax.

 

Te dejo que me interesa apuntarme a esta conferencia antes de que se agoten entradas y tengo mucha tarea:

• averiguar día y hora
• saber dónde se compran las entradas o a quién confirmo
• el programa del evento y los artistas invitados
• en qué rincón de Londres se va a celebrar …

¡vaya tela! se me han quitado las ganas de asistir  😛

 

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