Las reuniones telefónicas
Convocar una conferencia telefónica o una conference call (que suena más cool) es una de las alternativas que utilizamos las secretarias para evitar que nuestros jefes nos vuelvan locas con las reservas de avión y hotel y con todas las aventuras que les ocurren durante los viajes.
En principio es igual que una reunión presencial pero en vez de reservar sala, se reserva un número de teléfono especial que los participantes deben teclear para poderse conectar. Lo bueno de esto es que los participantes pueden estar en cualquier parte del planeta.
¿Qué hay que tener en cuenta para programar una call conference?
Las diferencias horarias entre países
A estas alturas de la vida hay muchas personas que lanzan la convocatoria en su hora local y claro, no coincide con la tuya.
Si acabas de empezar a trabajar en una multinacional, no te sorprendas si un día te aparece una cita en tu agenda a las 06:00 am o las 20:00.
Otras veces te va a tocar quedarte hasta las mil y monas en la oficina porque es la única franja horaria en la que más o menos coinciden los participantes. Pej, si tienes que hablar con América Latina o Estados Unidos vete haciendo a la idea de que va a ser a partir de las 16:00 o las 17:00. Ya ves, tu a punto de irte a casa y ellos empezando el día.
Lectura recomendada: Trabajar en entornos internacionales
El modelo de teléfono
No todos los teléfonos sirven para celebrar multi conferencias.
La mayoría de los aparatos que compra el cutre de Servicios Generales de tu empresa sirven para conversaciones a 3 o a 5.
Para este tipo de llamadas con medio planeta involucrado se necesita un «pulpo» o una «pirámide».
Es un teléfono gigante con un altavoz y micrófonos, para que todos escuchen bien cada una de las palabras que salen de tu boca.
Reserva del número de teléfono para la call
Imagínate que eres tu el que convoca, no te pueden llamar todos a tu extensión porque solo te entraría una llamada y a los demás les daría la señal de comunicando.
Este es el motivo por el que hay que facilitar un número de teléfono especial al que deben llamar el día D a la hora H.
Hay programas y aplicaciones informáticas que te resuelven el tema. Uno de los más populares es GoToMeeting:
- bloqueas fecha y hora en el calendario que te aparece en pantalla de la aplicación
- seleccionas los países donde estarán los participantes
- después envías la convocatoria por email y así se les bloquea a todos la cita en su calendario al igual que cuando lo haces con Outlook
En el campo de texto de la convocatoria van incluidos los teléfonos de los distintos países y un ID o código de acceso que deberán marcar para poderse conectar y empezar a hablar. Se puede hablar con hasta 100 personas a la vez.
El que envía la convocatoria es el organizador de la llamada y tiene un ID distinto a los demás. Si todos están en el mismo país, pues habrá un teléfono y pin para el organizador y otro teléfono y pin para el resto de personas.
Reuniones telefónicas que se convierten en una Party Line
A mí esto de las conferencias siempre me ha recordado a las party line de los años ’90 porque mientras la gente se va incorporando a la conversación, se van saludando y hablando de todo menos de trabajo:
– Hola! Soy Paco
– ¡¡Hombre, Paco!! ¿qué tal todo? hoy estarás fastidiado ¿no? el Madrid perdió el partido de ayer
– ¡Bah! fue solo un partido, seguimos los primeros de la liga
Aquí hago un pequeño inciso porque la mayoría los que me leéis tenéis 25 – 35 años (os tengo fichados) así que probablemente no habéis conocido la party line o no lo recordáis.
Verás, en la prehistoria cuando aún no existía internet, las redes sociales, el Messenger o el whatsapp se llamaba a un número de teléfono y empezabas a hablar con desconocidos. Aquello era la bomba de divertido y también la ruina para los padres porque costaba cerca de un euro el minuto.
Volviendo al tema, no solo hay party line al principio de la call. También hay conversaciones paralelas durante toda la llamada.
Anécdota 1: las presentaciones trimestrales
En mi oficina utilizamos mucho las conferencias para las presentaciones de resultados de empresa a los empleados porque tenemos oficinas por toda España y no es práctico que todos se desplacen a Madrid para 2 horas de presentación.
Por otro lado, como somos ciento y la madre en la oficina Madrid, hay que alquilar una sala grande tipo sala de cine: con pantalla, micrófonos, altavoces, mesa & técnico de sonido y todo el kit de medios audiovisuales.
Lo bueno del GoToMeeting es que también puedes compartir pantalla. De modo que los compañeros de otras provincias puede pueden ver en su ordenador la fantástica power point que se está proyectando en la sala tipo cine en donde nos tienen secuestrados a todos los de Madrid.
Todo el mundo olvida siempre que esas conversaciones paralelas y comentarios las escuchamos todos por la megafonía de la sala. Por eso, siempre se les avisa, antes de empezar:
– No habléis que se oye todo.
Pues mientras mi jefe está probando el micro se oye de fondo:
– Andrés, ¿qué tal tiempo hace en Vigo?
– Lloviendo como siempre ¿y en Sevilla?
– Aquí estamos a 40 grados
Cuando mi jefe empieza a hablar se callan …
… pero al rato como es una presentación infumable con 200 mil datos financieros y millones de gráficos que nadie entiende, se oye:
– Qué rollo, me estoy durmiendo
– Pues yo me voy, están diciendo lo de siempre, qué pesados.
– Cuantos gráficos apiñados en la diapositiva, es ilegible
– Ya, me estoy dejando los ojos para intentar leerlo
Después de mi jefe hablan el resto de los directores sobre temas de su área. Cuando llega el turno de RRHH, se vuelve a activarse la party line:
– Puff, otro año con los sueldos congelados. Vaya mierda. Mañana me pongo a buscar trabajo en otro sitio
– ¿Formación? ¿pero qué dice? Si no nos dan formación desde antes de la crisis.
– ¿Felicidad de los empleados? Serán hipócritas, el otro día me regañaron por llegar 3 minutos tarde.
Anécdota 2: las calls en despacho
En las conferencias internacionales en las que convocan a un jefe, éste mete como apoyo a su equipo en el despacho o sala. Así si él no sabe algo, alguien se lo puede chivar por lo bajini.
Además de pensar que nadie oye los comentarios entre jefe y equipo, también te crees que nadie los entiende, como se habla en inglés:
– Que ha dicho ese tío, no he entendido nada.
– Joder, es Paul el escocés. No hay quién lo pille, vaya acento.
– ¿Te has fijado? Los americanos parece que hablan con un chicle en la boca. Ya podían vocalizar un poco, qué gente.
– Pues no sé qué es peor un yanqui o la pronunciación de los gabachos. Para que luego digan que los españoles no sabemos hablar inglés
Hasta aquí parece que los demás países están atendiendo a la reunión y no enviando mails o whatsapps como harían en una reunión normal 😛
Puede que oigas algún murmullo. Será que otro jefe y su equipo están haciendo los mismos comentarios de arriba pero en su idioma.
Algunas veces estas call sí son productivas y se habla de distribuir tareas o proyectos (otra palabra muy de moda). Si te cae a ti algún marrón, entonces es posible que se te escape algo como:
– Joder, vaya puta mierda
– Ya nos están tocando los cojones
– Serán cabrones
Entonces se hace el silencio. Todos los países se callan.
Pasados unos segundos, alguien reacciona:
– That was Spanish – (eso era español)
– Who said that? – (quién dijo eso)
Y es que lo primero que uno aprende en otro idioma son las palabrotas ¿o no?
Amigo, todos han entendido perfectamente lo que acabas de decir.
¡¡Hay que defenderse!! ¿Cómo? con el clásico de siempre: echando la culpa a otro jejeej
¿Sabías que por ahí fuera hay mucha gente a la que el español y el italiano les suena igual? Pues ahí tienes lo tienes:
– No, no, it wasn’t Spanish. That was Italian – (no, no, eso no era español. Era italiano)
– Riccardo, have you any comment about this excellent project? – (Riccardo ¿tienes algún comentario sobre este magnífico proyecto?)
¿Sorprendido de saber que hay gente que confunde el español y el italiano? Que sepas que a muchos también les suena igual que el portugués 😛
A ver, dime, ¿sabrías distinguir entre una palabrota polaca o una húngara? No sabes qué idioma es ni lo que significa exactamente, pero por el tono tienes muy claro que ha sido un taco.
Imagen destacada post: Bad call business vía Shutterstock
23 septiembre, 2016 @ 20:05
Interesantes como siempre Erika tus anécdotas, no conocía ese teléfono que parece estratosférico y esos comentarios «inoportunos» que se oyen con micrófonos abiertos, me has hecho reír imaginando las excusas y las caras de los que han metido la pata y tienen a todo un auditorio escuchando. Y sí, que pesadas son esas reuniones en las que se presentan resultados.
Aunque reconozco la utilidad de esas conferencias a distancia que hacen que uno no se tenga que desplazar para una reunión de un par de horas, muy útiles y bien llevadas son superproductivas.
Un beso guapa y feliz finde
23 septiembre, 2016 @ 22:59
Hola Conxita,
ese teléfono es super práctico cuando se meten varias personas en un despacho o una sala porque calidad del sonido es muy buena. Cuando usas el altavoz de un teléfono normal no se oye bien del todo. Bueno, de eso te das cuenta cuando usas el «pulpo» con regularidad.
Pienso que los que están en la party line jaja no son conscientes de que les está oyendo toda la empresa. La cara que es un poema es la de los directivos cuando están exponiendo y se oyen los comentarios subversivos de fondo jajaja. Se les desencaja durante unos segundos aunque hacen como si no los hubieran escuchado. Después de la presentación se corre un tupido velo, como si aquello jamás hubiera ocurrido… aunque por la voz todos sabemos quiénes son los que dicen esas cosas.
La verdad es que las teleconferencias y las videoconferencias son muy prácticas. Ahorran tiempo en desplazamientos y también gastos de viaje. Quizás por eso desde la crisis cada día son más frecuentes realizarlas en las empresas.
Un besote para ti y muy buen finde
23 septiembre, 2016 @ 22:33
Qué gran verdad todo lo que has contado! jeje Me encanta la anécdota 2, nunca sabes si la otra persona habla tu idioma y se puede llegar a meter tanto la pata! Lo de reconocer tacos en otras lenguas 100% de acuerdo, será el tono, el lenguaje corporal… pero se sabe seguro! jajaja Los problemas técnicos de vídeo y sonido… esos son mi alegría particular, vamos, cuando no falla una cosa, falla otra y lo peor es cuando te preguntan como si fueras técnico o ingeniero o si lo hubieras inventado tú! En fin… Saludos! 😉
23 septiembre, 2016 @ 23:15
Hola María,
qué bueno que a ti también te ocurren este tipo de anécdotas. Lo de los tacos se sabe 100%, da igual que lo digan en chino jajaja será por el tono de voz.
¡Cierto! ¡Cierto! Los problemas técnicos son la gracia divertida de las reuniones. A veces falla algo y a veces todo. Y te preguntan a ti jajaaj ni que una hubiera estudiado telecomunicaciones ? Cuando dices que no lo sabes arreglar, te miran totalmente sorprendidos.
Te dejo un link en el que hablo un poco más sobre esto precisamente ? ¿cómo organizar una reunión? ? (si te animas a leerlo, te propongo que lo hagas en un par de días porque lo estoy actualizando)
¡Ánimo para tus reuniones! Un abrazo
23 septiembre, 2016 @ 23:56
Hola Erika:
supero bastante la supuesta edad media de tus lectores (lo confieso), pero no conocía estas Party Lines. Ya sabía yo que algo me he perdido en los 90.
Otro nombre para los teléfonos que se usan para estas telecos, es «la seta esa» …
Cosa que no conocía es el World Clock Meeting Planner. Está muy bien. He hecho alguna proba intentando compaginar la disponibilidad horaria entre España, Guatemala y Japón y he llegado a la conclusión que alguien tendrá que tragarse el marrón y traerse una muda a la oficina.
Muy bueno como siempre.
Un abrazo
24 septiembre, 2016 @ 18:24
Hola Andreas,
jajaja tu estás en el segundo grupo más numeroso de mis lectores. Bueno supongo que desconocías lo de la party line porque en aquella época supongo que todavía estabas en Alemania ?
¡Ah! ¿también se le llama seta? no lo sabía. Pues sí que tiene apodos el teléfono este.
Yo llevo años utilizando el reloj mundial. La verdad es que es super útil para planificar reuniones con gente de todo el mundo. Si tiene que ser entre España. Guatemala y Japón, me temo que alguien tendrá que llevarse la cena y una colchoneta para dormir en la oficina. Espero que ese no seas tu jejeje
Muchas gracias.
Un abrazo
24 septiembre, 2016 @ 11:38
Jajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajaa … Despues de esto, debo agradecer que yo, sencillamente, soy Administrativo.
Es decir, que nunca he contado para estas cosas.
De lo cual me alegro enormemente.
Con lo de p … m… que se vive siendo un personaje gris, ¡¡vamos hombre!!
Yo lo máximo que he tenido que soportar es el antiguo «Hilo Musical» ¿lo recuerdas? en el cual, una de dos, o se pone lo que dicen los jefes o se hace por votación democrática.
Y resulta que yo nunca he estado de acuerdo ni con lo que ponian los jefes ni con lo que elegian «los demócratas».
Lo bueno es que hoy en dia, si la ofi tiene una música para todo, tu te coges tu smartphone y …: https://youtu.be/n0EydhI_m90
Ooooooh yeaaaaaaaaahhh … roooooock and roooooooll!!!!!
Lovely weekend 😉
24 septiembre, 2016 @ 18:30
Ahí tienes razón. Muchas veces es mejor ser un hombre gris e invisible en la empresa. Así a la hora de soltar ? nadie se acuerda de ti y vives tranquilo sin responsabilidades, plazos y estrés.
Sí, claro, el hilo musical sigue existiendo. Como dices, generalmente los gustos de uno no coinciden con los del jefe ni con los de los demócratas. Siempre queda alguna app en el movil para escuchar canciones de Deep Purple ??
Lovely weekend, my friend!!
24 septiembre, 2016 @ 19:00
Que bueno Erika, es muy gracioso!! Lo maravilloso de todo esto es,que con tecnología, no tengas que transportarte!! Seguro, cuando ibas viajando llegabas volando, pero la vuelta siempre es en hora pico!!
Te deseo un maravilloso fin de semana!!! Un abrazo grandote, besos
24 septiembre, 2016 @ 21:10
Hola Mirta,
tienes razón, con estos inventos tecnológicos no tienes que desplazarte a ningún sitio. Te ahorras tiempo y dinero en viajes. Que si fuera por vacaciones a Japón, sería fantástico ? pero si es por trabajo mejor videoconferencia o conferencia telefónica.
¿Está ya llegando la primavera a Argentina? Espero que así sea para que tengas un cálido y soleado fin de semana.
Un abrazo muy fuerte y muchos besos
24 septiembre, 2016 @ 20:04
Esto de las videoconferencias internacionales esta super interesante, ¿Con quien habré relizado algunas? … a si ya me acorde …
En el trabajo a veces no se oye muy bien cuando estas realizando una junta a distancia, sobre todo cuando te preguntan algo de tu área o te quieren asignar un nuevo proyecto… jajaja … a veces hasta se corta la llamada por lo que es mejor posponer la junta.
Te mando un besote. Por cierto ya te voté en bitácoras, que bueno que este año si te animaste desde el principio, mucha suerte sabes que tu blog es el mejor de la blogosfera.
24 septiembre, 2016 @ 21:04
Tienes razón, Josue, a veces falla la tecnología. Siempre coincide que hay interferencias o se corta la llamada justo en ese momento en el que tienes que hablar de alguna tarea que te encargaron o cuando van a encomendarte un nuevo
marrónproyecto.Es mejor dejar la reunión para otro día que funcione mejor la conexión ?
Gracias por el voto y por desearme suerte … el año pasado ni me había enterado del concurso hasta que un día entré a votar a otro bloguer y descubrí que estaba nominada.
Un besote
25 septiembre, 2016 @ 14:23
Jaajaj sí, tengo en la cabeza la musiquita después de ver el anuncio. Como siempre muy interesantes tus historias. Intentaré no perdérmelas ahora que voy regresando poco a poco. Un abrazo!!
25 septiembre, 2016 @ 22:31
jejjeje es que es una musiquita que se te mete en la cabeza. Me pasó lo mismo cuando inserté el video en el post. Gracias por leerme, Elena.
Claro, pásate por aquí cuando te pongas al día y quieras/puedas. Un besote
25 septiembre, 2016 @ 14:25
Por favor, Erika, que me partoooo!!! THat wasn´t Spanish, jajajajajajaja. Si es que los españoles somos la pera jajajaja.
Besos, guapa.
25 septiembre, 2016 @ 22:38
jejejee somos la bomba para echar las culpas a otros. Nunca me ha pasado pero supongo que dado el caso austriacos, suizos y alemanes podrían hacer lo mismo entre ellos. Cuando quieren son muy cabroncetes también jajaja ¿Qué te voy a contar que no sepas ya de ellos?
Te deseo muy buen comienzo de semana, Celia. Besos
25 septiembre, 2016 @ 19:11
Hola Erika, nosotros las call las solemos utilizar mas para formación de la compañía que para reuniones. Para ese tenemos la sala de videoconferencia que es un papelón. Cuatro pantallones enormes donde la gente está tiesa como un palo y parece que te van a comer de lo grandes que son. Y siempre con un ligero retardo que hace que la comunicación fluya… de aquella manera.
La verdad es que con avances como estos se ahorra mucho dinero.
En nuestra empresa, lo primero que se dice en una presentación, curso o reunión a través de conference call es «poner los teléfonos en mute, por favor, que se oye todo» 😀
Un abrazo!!
25 septiembre, 2016 @ 22:46
Hola Juanan,
sí, lo de las videoconferencias también se merece un post especial jajaja Y es verdad, ves a todos como si estuvieras en el IMAX. La gente está más formalita que en una reunión cara a cara.
En mi empresa las formaciones son con formador-coach-gurú en persona para altos cargos y el resto de la plantilla tenemos una aplicación para hacer cursos online de esos que vas pasando pantallas si aciertas las respuestas a las preguntas.
¡¡El muteee!! – y ni dios hace caso jajaja
Un abrazo y buena semana!!
26 septiembre, 2016 @ 17:40
Yo utilicé un aparato de esos en la negociación de un ERE. Pero solo entre dos delegaciones dentro de España. Por el tipo de asunto, no se dieron las bromas que comentas en tu post.
En otro orden de cosas, ya tiene mi voto para los premios #Bitácoras16.
27 septiembre, 2016 @ 22:11
Vaya, siento que tuvieras que utilizar este teléfono para negociar un ERE #Jerby. Normal que no hubiera bromas ni salidas de tono de las que comento en el post.
Mil gracias por tu apoyo en los Bitácoras.
Un abrazo
27 septiembre, 2016 @ 20:11
Soy un viejo hippie, las especies en peligro de extinción, por lo que recuerdo la línea del partido bastante bien. En aquel entonces era similar a la Internet hoy en día. Buen lugar para estar en un día lluvioso para sentarse al lado del teléfono y escuchar el chisme. Luego vino otra extensión línea los del partido la radio CB, excepto que se hizo a través de una banda ciudadana. Lo utilicé mucho cuando yo estaba en el la carretera. Tal vez se podría llamar el teléfono celular del de el 70.
Ahora que lo utilizan para reuniones de la conferencia, que debería ser interesante ver cómo esto resulta. Gracias por compartir querida Erika
27 septiembre, 2016 @ 22:32
Hola Cindy,
eso no lo he conocido yo. ¿Era algo parecido a los walkie talkie o te refieres tener un canal en una emisora de radio? En cualquier caso debió ser bastante entretenido, sobre todo en los días lluviosos o en carretera. Utilizarlo en las reuniones de hoy podría ser muy curioso.
Gracias a ti por leerme y comentar, mi querida sister. Besos
28 septiembre, 2016 @ 21:23
Era como un walkie talkie, excepto usted podría hablar de unos cincuenta millas de gama. Me he divertido hablar con los camioneros. Mi apodo era el pie de conejo. Gracias querida Erika por su comentario ?
28 septiembre, 2016 @ 21:36
gracias por la explicación a la duda, sister.
¿Pie de conejo? ? Seguro que pasaste muy buenos ratos hablando con los camioneros.
Un beso, Cindy
28 septiembre, 2016 @ 03:38
Until I took on the role of a project manager, I did my best to avoid meetings of every kind, especially staff meetings. I missed 12 in a row. My boss caught on and told me that missing 13 would not be lucky for me!
Teleconferencing was a different story. I never missed one of those. We learned quickly to have one person who was fast with their fingers to be the «controller» to kill our transmission while we talked, deliberated, or laughed at what the others were saying. We almost never got caught having too good a time at another’s expense. My manager was cool, too. If one of the parties to the call had done him dirt, he would wait for the worst possible moment in the call to get back at the offender by asking him or her an embarrassing question, after which we killed our audio and laughed like hell! It was such fun while we had what I call «the original cast.»
If the conference call involved the customer, all of us went outside and got a stick about a meter long, stuck it up our asses, and behaved like prim and proper contractor personnel, until the call was over. Then it was across the street to the waterhole for a review of what was said through the lens of some fine whiskey.
What fond memories I have of asking a supplier who did not need the cash flow to please, send us an invoice because it has been 90 days since our last billing and we cannot go to our customer without having an invioce from our biggest supplier.
Piss on that noise!
28 septiembre, 2016 @ 21:50
Paula,
I die of laught reading your anecdotes.
Meetings are very bored but the call conferences are other story.
The mute botton is the best option to control comments or laughs while the other participants are talking. The problem is that, usually the people forgets it. Hahaha a meter long stick + whiskey = a very good way to finish the negotatition with the clients
Thank you for sharing your work experiencies. I really enjoy to read them.
Hughs and kisses
30 septiembre, 2016 @ 20:49
¡Menudas historias! Por suerte estas cosas me quedan lejos, en mi empresa aún son de juntarnos en un salón y hablanos a todos cuando procede en medio de vergonzosas presentaciones de Power Point. ya sabes exactamente qué tipo de reuniones son, ¿verdad?
Como sea, una vez una amiga tuvo una desde casa. Conmigo en su casa. Estaba en bragas, eso sí, pero monísima de cintura para arriba y maquillada. Y con mucho miedo porque yo la amenacé con hacer algo impredecible durante su reunión, pero al final me dió penita xD
2 octubre, 2016 @ 21:56
Hola Holden,
claro que sé de qué tipo de reuniones hablas jajaja he hecho una radiografía de ellas en el siguiente post a este y allí hablo de esas power points que tanto te gustan ?
¡un momento! ? ¿que estabas con una amiga en bragas? ay, pillín ? y además cabroncete ? mira que amenazarla, pobrecilla, menos mal que te dio penita.
Gracias por las risas. Besos
20 octubre, 2016 @ 23:00
¡Qué locura Erika! Yo por suerte he organizado reuniones más sencillas, aunque sí que es verdad que cuando hay directivos de distintos países y se hablan varios idiomas, es digno de disfrutar las caras de extrañeza que ves… jejeje
Un besote enorme Erika, cuídate 🙂
21 octubre, 2016 @ 13:07
Hola Patricia,
es para verlo ¿verdad? las caras que ponen dicen más que las propias palabras jajaja
Me alegro de que no te haya tocado organizar este tipo de reuniones porque, como dices, son una auténtica locura.
Un besote y disfruta mucho el fin de semana!
16 mayo, 2018 @ 17:19
jajaja me rio por no llorar… y en medio de la «conference call» efectivamente se oye el perro, los niños del parque, la batidora, papeles… y al final hay que decir a gritos eso de «PONED EL MUTEEEEE».
17 mayo, 2018 @ 10:21
… con todo ese bullicio de fondo habrá alguien que pregunte: «pero ¿dónde estás?» y otra vez empezará una conversación paralela que, por supuesto, oirá media empresa jajaja A me alivia saber que no soy la única que grita: «¡poned el muteeeee!»
Gracias por el comentario, Inés. Un abrazo