Manual para superar con éxito una auditoría
Hoy Josue A del blog Ser Mejor – Leadership & More viene, como autor invitado, a explicarte cómo lidiar con los auditores en la oficina.
Ha escrito un manual sobre esos seres humanos que odiamos todos cuando los vemos aparecer por los pasillos de la oficina 😛
Para todos aquellos que han trabajado en una “organización” han de saber que una de las actividades más comunes que se realizan en ellas son las auditorías.
¿Y en qué consisten estas actividades?
Pues muy fácil.
Se contrata a una persona quien evalúa que tan bien o mal estás haciendo tu trabajo. Esta va luego corriendo con los altos mandos a contarles todo aquello que te ha encontrado:
- que si no te lavas las manos cuando vas al baño
- que si no llevas los zapatos lustrados
- bueno, incluso si te sacaste un moco cuando estabas hablando por teléfono 😛
Ya ves, así se las gastan estos tipos.
Tipos de Auditores
Bueno, vamos a explicar un poco más sobre esta especie conocida como Homo Auditoris. Se puede decir que existen 2 tipos:
- Los ojetes
- Los super ojetes
Así puedes ir diferenciando unos de otros y saber qué antídoto usar cuando se aparezca uno por la oficina 😉
1. Los ojetes
Es ese que llega de lo más amigable y pareciera que quiere hasta ir a tomar el café contigo saliendo del trabajo. ¡No te dejes engañar!
Eso es solo una artimaña para que le sueltes toda la sopa sobre tu co-worker de la oficina de al lado, a quien auditarán después de ti. También es un truco para que le platiques todos los chismes del radiopasillo.
Por tanto, recuerda que si nadie les habla a estos seres es por una razón, así que no te dejes engañar.
2. Los super ojetes
Desde el momento que llegan a la oficina, se siente un aire más denso en la atmosfera.
Si fuera una película (lo más seguro que de terror) los identificarías como el archivillano inmediatamente .
Para que te des una idea el Guasón sería el héroe.
Pues sí, desde el primer momento te harán saber que están ahí para hacerte pasar un mal rato. Debes tener mucho cuidado con ellos.
¿Cómo funciona la mente de estos seres?
Pues déjame decirte que no tienes nada de qué preocuparte. Únicamente hay que entender cómo funciona la mente de estos seres, porque aunque no lo creas ellos, al igual que tú, buscan salvar el pellejo y lo harán de cualquier modo.
Si el Homo Auditoris carece de experiencia, es decir, es un chaval que acaba de salir de la universidad y no sabe ni abrocharse las agujetas de los zapatos, es más trae hasta bigotes de leche pues en la mañana su mami le hizo su malteada, entonces lo más seguro es que termines por hacer tú la auditoría.
Sí, correcto. Tú vas terminar haciendo su trabajo, pero bueno al menos tienes la posibilidad de escribir lo que quieras en el reporte.
– Buenos días, ¿está el responsable del departamento?
– Sí, diga, ¿en qué puedo ayudarlo?
– Venimos del despacho X y vamos a auditar su departamento, agradeceremos nos pueda brindar toda la información que necesitamos.
Cabe aclarar que casi siempre vendrán en parejas, como en las películas policiacas, en plan FBI. De hecho, es muy raro que vaya uno solito. Supongo que es para cuidarse la espalda, no le vayan a aventar algo y no se den cuenta quien fue.
– Sí, claro – llegaron en el mejor momento, como si no tuviera ya bastante trabajo
– Vamos a revisar los documentos del año pasado
– ¿Del año pasado? entonces tendrá que ir al departamento de archivo muerto – no tenemos uno pero ellos no lo saben
– Ok, en ese caso vamos a revisar la documentación que maneja actualmente.
En este punto ya te diste cuenta que no saben absolutamente nada de la empresa y que sólo quieren información. Otro con más experiencia te hubiera dicho:
– claro, ¿me puede llevar a ese departamento de archivo muerto?
A lo que deberás decir algo así como:
– creo que salieron de vacaciones, ese departamento está en otra ciudad, pero dígame que información necesita.
Ese posiblemente si será un hueso duro de roer.
– Claro, del archivero puede tomar cualquiera de las 150 carpetas las cuales están rotuladas con la información que contienen.
– Sí, gracias, lo revisaremos.
En algunos casos ellos ni siquiera saben qué información necesitan, por su falta de experiencia (ya te dije que son recién licenciados).
Puede ser que te deshicieras de todos los pufos y trapos sucios antes de que llegaran la oficina, y ahora no les cuadran los datos pero no saben dónde está el error.
En cualquier caso no tienes de qué preocuparte. Aunque conviene preguntar al final si necesitan algo más o encontraron lo que buscaban para que los ayudes a aclarar el malentendido.
Siempre debes aparentar que estás dispuesto a ayudarles y a colaborar.
Los hay otros, la mayoría de cabello blanco, y con experiencia, si pero en levantarle falsos, que no se irán hasta que no encuentren algo, recuerda que más sabe el diablo por viejo que por diablo …
– Buenos días, venimos del despacho Z y vamos a auditarlo.
Me agarraron con el desayuno en la boca comiendo en el escritorio, pero ya una vez que pude tragar el bocado:
– Si, dígame en qué puedo ayudarlo.
– Necesitamos las facturas con folio 1234 a la 2345 del mes pasado y toda la documentación del mes en curso.
Estos sí vienen a buscar algo y no se irán hasta tener lo que necesitan.
Será que Godines, el de la oficina de al lado, les contó que no he archivado esa información. Bueno habrá que buscarla, en algún lado debe estar.
– Claro que sí por acá la tengo, en un momento le digo a mi secretaria que se las proporcione…. ERIKAAAA !!
– ¿Las facturas con folio 1234 a la 2345 del mes pasado? ¡Ah, sí! Están en el segundo cajón del archivador que tienes a tu izquierda, Josue.
El Informe de la Auditoría
Se pasarán varias semanas por la oficina haciendo pesquisas, buscando pruebas y preguntando a todo el mundo el porqué, cuándo y cómo de algún gasto realizado. Ya te dije antes que son como la policía.
Al final llegarán con un reporte, del que solo van a querer que les firmes de enterado.
¡¡MUCHO CUIDADO!!
Eso sería como decir que sí estás de acuerdo con todo lo que pusieron en él. Es como las letras chiquitas de los contratos que nadie lee.
La diferencia es que aquí es un reporte de muchas hojas, que en la mayoría de los casos solo buscan exponer cuan malo eres, y cuan buenos son ellos que gracias a su gran trabajo.
Sí, ellos han salvado a la empresa de la quiebra por los grandes descubrimientos que han hecho en sus investigaciones.
Cuando se reunan con el Comité de Dirección y les expongan los datos, los directivos se sorprenderán al descubrir:
- El elevado gasto de los viajes de los ejecutivos y directivos en sus visitas a clientes
- Que los salarios están muy por debajo de mercado y por eso los empleados con más talento y motivaciones en la vida, dimiten y se van a trabajar a la competencia
- El costo que tiene esta rotación de personal
- Cómo está ambiente laboral en general y cómo influye en la productividad de la compañía
Todos estos puntos los conoce toda la plantilla. Pero no los directores porque ellos se pasan el día metidos en sus despachos, sin relacionarse con nadie. Están a sus cosas y en su mundo.
Si en las investigaciones de los auditores ha salido algo que no quieres que se entere la Dirección, debes anticiparte a esa presentación de datos. Debes decirles a los auditores que te entreguen a ti el informe.
En cualquier caso, nunca firmes nada. Diles que lo revisarás en cuanto tengas tiempo y que entonces lo firmarás con mucho gusto.
Ellos te insitirán para que lo hagas cuanto antes. Te llamarán varias veces por teléfono para saber si ya leíste ese reporte de 200 páginas.
Te preguntarán cuándo pueden reunirse contigo o la Dirección para explicarte todos sus descubrimientos.
Se pondrán tan pesados como los gestores de recobro de morosos.
¿Sabes porqué? En cuanto des el visto bueno y firmes el informe, te harán llegar la factura por sus servicios. Te desmayarás cuando veas el importe.
Ojalá que con estos consejos puedas manejar mejor tu próxima auditoría. Si tienes alguna idea más, por favor, compártela con todos nosotros abajo en los comentarios.
Mil gracias por participar en Anécdotas de Secretarias, Josué. Ha sido genial que hayas contado aquí tus peripecias en la oficina con los Homo Auditoris.
Imagen destacada del post: mesa de un auditor revisando informes vía Shutterstock
15 enero, 2016 @ 19:05
Muchas gracias amiga por permitirme participar en tu blog , ha sido para mí un honor poder aportar a esta forma tan original y divertida de escribir, ya sabes que cualquier parecido con la coincidencia, o es al revés… jejeje.
Cuídate mucho, sabes que siempre te deseo lo mejor.
Te envió un gran abrazo y un beso también
16 enero, 2016 @ 10:47
Gracias a ti por escribir este manual sobre los Homo Auditoris. Estoy segura de que a más de uno y más de dos les van a venir estupendamente tus recomendaciones. El dicho podría ser: la realidad supera la ficción (jeje)
No es fácil escribir en este tono divertido pero tu lo has bordado, como decimos por aquí. Cuando quieras volver a compartir tus anécdotas del trabajo, ya sabes que tienes este blog a tu disposición 😉
Yo también te deseo lo mejor, amigo. Besos y abrazos
15 enero, 2016 @ 19:56
Qué ataque más gratuito a los auditores! 🙂
16 enero, 2016 @ 10:41
jajaja, Chus, para nada. Josué los ha descrito muy objetivamente 😛
Buen finde
16 enero, 2016 @ 06:58
I have dealt with internal and external auditors and I have no love for either variety. It would be OK if they would come in and examine procedures and documentation, take notes, and make their findings in a constructive manner, but they always present their findings and recommendations in an accusatory manner. You, as the subject of the audit, know this from the start, that it will be the Inquisition all over again!
Auditors are not sons of bitches, but they are not much different.
17 enero, 2016 @ 16:39
You are right, Paula. They work always as if they were members of the Inquisition.
hahaha sons of bitches? I wouldn’t say that, they just want to keep their job but I don’t understand why they are so prepotent. Maybe they learn it in a course at University.
Have a very nice Sunday!
Hugs ans kisses
16 enero, 2016 @ 13:12
Yo recuerdo de los auditores que «estudiaron» la empresa donde trabajaba hace unos año… Mäs que tensión por lo que preguntaban, era sorpresa y cansancio. Estuvieron mucho tiempo, fueron departamento por departamente. Unas veces preguntando hasta el más mínimo detalle y tontería, otras simplemente leyendo documentación, lo que en parte era fácil de olvidar que estaban allí…
No recuerdo cambios, sorpresas ni nada especial tras aquello, no sé decir cómo de bueno sería su trabajo…
¡Saludos Erika y Josué!
17 enero, 2016 @ 16:25
Hola Patri,
es verdad, algunas veces hacen unas preguntas tan tontas que te sorprenden. Lo peor es que te las hacen varias veces. No sé, debe de ser para comprobar si te desdices y encontrar el pufo por algún lado. Son muy, muy pesados.
Supongo que algo descubrirán en sus investigaciones. Otra cosa es que luego la Dirección quiera implementar medidas para corregir las «cagadas». Esto es algo que nunca enteré. Les contratan, les pagan una pasta gansa y luego no hacen nada.
Que tengas muy buena semana. Besos
16 enero, 2016 @ 15:30
Los auditores son personas con un complejo de superioridad, necesidad de sentirse superior a encubrir sentimientos de inferioridad. He trabajado con algunas personas como eso, son también estrechamente relacionados con los narcisistas. La manera en que yo lo veo es que la única diferencia entre un auditor y un resfriado de cabeza es cómo se escribe la palabra. Simplemente colgar él fuera en el asta de la bandera en el otro lado del edificio de tu jefe. O usted podría colgar a cabo tanto en el mismo mástil. Ahorrar. Gracias para compartir querido hermana {:o)
17 enero, 2016 @ 16:18
Hola Cindy,
no sé si son narcisitas pero es verdad que tienen un gran complejo de superioridad. No lo entiendo porque ser auditor es un trabajo más de todos los que hay en el mundo laboral. Además también pueden ser despedidos en cualquier momento. No sé porqué se sienten tan importantes.
Habría que colgarles del asta de la bandera un rato para que se les bajen los humos y vuelvan a la realidad jajaja
Gracias a ti.
Muchos besos
16 enero, 2016 @ 18:48
Una descripción divertida, o lo que es lo mismo, una forma de manejar con gusto y sentido del humor una situación espinosa. Yo no he tenido la «suerte» de conocer a este tipo de sujetos, pero me han encantado tanto la presentación de los mismos como los diálogos. ¡¡¡Gran trabajo, Erika!!! Un beso enorme y que tengas un genial fin de semana
17 enero, 2016 @ 16:14
Hola Chari,
si no los has conocido, has tenido mucha suerte. Son muy cansinos con sus investigaciones pero lo peor es esos aires de grandeza que se gastan. Son la personificación de la arrogancia en la mayoría de los casos.
El mérito del post es de Josue. Me alegro mucho de que hayas pasado un rato ameno leyéndolo.
Besotes y que tengas una tarde fantástica
16 enero, 2016 @ 20:20
Jajajaja, qué bueno, me he reído un montón. Supongo que es imprescindible informar si no te lavas las manos al ir al baño o te sacas un moco hablando por teléfono, sin esa información uno no está completo.
Un besito y buen finde.
17 enero, 2016 @ 16:11
Estos tíos son peor que la Gestapo, Margiem. Informan de todo, todo jajaja
Muchos besos y feliz domingo
17 enero, 2016 @ 21:46
Mi empresa es tan chula que se audita a sí misma, y aún así se pone pegas y se cobra demasiado… Un buen análisis! Un abrazo a los dos!
18 enero, 2016 @ 20:47
Ale, qué empresa más chula, Oscar. Ella se guisa y se lo come todo :O
Muchas gracias. Besos
19 enero, 2016 @ 13:23
Muy buena la calificación de los auditores jajaja!! Creo que aquí los mas temidos son los del estado, entran en negocios, pequeñas empresas y según el grado de corrupción del gobierno de turno, siempre terminaron en arreglos por dinero o te cerraban el negocio o lo que fuera!!! Se los reconoce fácilmente, van con traje ,un atache y la cara de culo!! Buenisima la entrada! Un gran abrazo a los dos, besos
20 enero, 2016 @ 22:24
Hola Mirta,
es que el dinero lo arregla todo ¿eh? corrupción hay en todas partes. Si yo te contara de España, podría escribir un libro jaja
Lo de la cara de culo es genial. Todos la llevan. Qué bueno.
Muchas gracias, guapa.
Besos y abrazos
20 enero, 2016 @ 14:09
Ja 😆 ja 😆 ja 😆 ja 😆 ja 😆 Menos mal que yo a lo máximo que he llegado es a «Oficial de Procurador de los tribunales», Administrativo y Tecnico de Administración (que es lo mismo que Administrativo pero en la administración –¡¡ojito conmigo!!, fuí Tecnico de Administración en la C/ Alcalá nº 6, useasé, el Ministerio de Hacienda 😆 😆 😆 😆 😆 durante 13 meses. «Contratado Laboral Interino») y nunca tuve ninguna de esas.
Lo máximo que he llegado a ver es una inspección de Hacienda en los 80, cuando estaba en una PYME pero a mi ni me afectaba, eso era cosa de los de Contabillidad, jojojojojojojojojojoooo.. Pero bueno, por lo que veo, eso es para la gran empresa mas que nada ¿no?
La verdad es que me recuerdan a los de «Asuntos Internos» de las series policiacas.
Por cierto, veo que es de otro blog ¿se puede coger?, naturalmente, al publicarlo, citaré la fuente que irá además convenientemente «linkeada».
Have a beautiful hump day 😉
20 enero, 2016 @ 22:09
¿Me estás diciendo que en el Ministerio de Hacienda no había auditorías? :O ahora entiendo algunas cosas de la Administración jajaj
«cosa de contabilidad» jajaja me parto. Eso es lo que pensamos todos cuando vemos aparecer a los auditores y no estamos en ese departamento.
Qué educado te has vuelto jajaja ¿ahora preguntas si puedes coger el post o las imágenes? ajaja pues claro!! 😛
Have a nice day, my friend 😉
20 enero, 2016 @ 22:30
En mi departamento y mientras yo estuve, no vi ninguna.
Yo estaba en «Oficilia Mayor – Recepción y expedición de mensajeria y paqueteria y motoristas»
Es decir, era algo así como un «Jefe de Tráfico» en una empresa de mensajeria, yo estaba en mi mesita (además al lado del Bar, jaaaaaaaaaaaaaaajajajajajajajajajaaaaaaa …¡¡TREEEMEEENDOOO!!!) con mis rutas y mis listines y conmigo estaba la gente mas pasota y divertida del ministerio, LOS MOTORISTAS, jejejej, ya sabes, los mensajeros del Ministerio con sus «Vespas» con matricula del PMM.
Como en el famoso chiste de Forges, jugabamos a las cartas, jis jis jis jis (y al ajedrez, que yo soy muy mio) y de música, rock, naturalmente.
En cuanto a la categoria laboral, la dicha, «Técnico de Administración», cotizaba en el grupo 5.
20 enero, 2016 @ 22:50
qué bien te lo pasabas ¿eh? y encima al lado de un bar. No sabes tu ni nada 😉
jajaj ya me extrañaba que no me metieras una cuña de rock 😛
Lovey night!
20 enero, 2016 @ 22:54
De uno no, del.
Era la cafeteria-bar-restaurante del propio ministerio, allí en el patio de la planta baja, jejejejejeejee.
Precios muy competitivos 😉
Lovely night.
20 enero, 2016 @ 19:58
¡Menuda especie de buitres son estos auditores! Me ha parecido muy interesante esta nueva iniciativa, Erika, de incluir en tus Anécdotas a este buen colaborador: Josué, quien nos ha terminado explicando con todo lujo de detalles como tratar a estos auditores, los dos tipos que hay: «ojetes» y «super ojetes» …ja,ja,ja ¡el colmo es que encima usen gafas! ..je,je,je,je
Por supuesto ¡mejor será no encontrarlos por los pasillos, merodeando como sabuesos!
Abrazos para los dos y que tengas una fantástica semana!!
20 enero, 2016 @ 22:03
Genial que te haya gustado el post de Josué sobre los ojetes y super ojetes. Estos tipos son peor que sabuesos, no se les escapa una a los tíos. No son gafas sino lupas para verlo todo al detalle.
Un abrazo muy fuerte, guapa.
Feliz semana!
19 septiembre, 2018 @ 04:24
Gracias Josué y Erika por recordar «muchos años atrás» cuando recién tuvimos las primeras experiencias como que estaba en un espejo en la medida que leía sus divertidas anécdotas.
Los felicito.
19 septiembre, 2018 @ 19:11
Genial que te hayas visto reflejada en este post.
Muchas gracias por tu comentario. Un abrazo