Política corporativa de teletrabajo

Llevamos 2 meses trabajando desde casa y aún queda mucho tiempo para regresar a la oficina de una forma similar a la de antes del Covid-19. Nos ha tocado aprender y adaptarnos al trabajo en casa sobre la marcha. Sin embargo, esta forma de trabajar requiere unas normas corporativas para que sea lo más productiva y cómoda para todos, sin olvidar toda la implicación legal, económica y de riesgos laborales.

Algunas empresas ya tienen su política corporativa de teletrabajo, pero la gran mayoría no. Como el teletrabajo ha llegado para quedarse, RRHH ya está tardando en actualizar el manual del empleado e incluir un capítulo en exclusiva sobre este tema.

¿Por qué es importante la política de teletrabajo? ¿Qué aspectos básicos debe tener en cuenta? Esto es lo que te voy a contar en este post.

Motivos por los que tardaremos en volver a la oficina

El virus sigue activo

Muchas personas han olvidado que el virus sigue activo. Los ves hablando en corrillos plantados en mitad de la acera, pandillas de amigos paseando y practicando deporte en grupo, sin guardar la distancia de seguridad entre ellos ni con los demás, con la mascarilla de bufanda o entrando sin ella a sitios cerrados …

No sé, si es por la felicidad de poder volver a salir a la calle en nuestras respectivas franjas horarias, por las buenas noticias sobre el descenso de contagios y fallecimientos o porque se creen inmortales.

No nos podemos relajar, el Coivd-19 sigue ahí. En China, Corea del Sur y Alemania ya hay rebrotes. En España los médicos están alertando de habrá uno importante este verano. Hasta que no haya vacuna, todos podemos contagiarnos.

Las fases de la desescalada

Cada una de las fases de la desescalada dura dos semanas, siempre y cuando la situación continúe mejorando. De modo, que las limitaciones se extenderán hasta finales de junio. Si los datos de los contagios y fallecimientos no se reducen, entonces no pasamos a la siguiente fase y eso significa plantarnos en julio.

El teletrabajo es una forma de trabajo preferente

Según el B.O.E., el teletrabajo es la forma de trabajo preferente y debería continuar dos meses más, una vez finalizado el estado de alarma.

Junio (fin desescalada) + 2 meses (julio y agosto) = agosto / septiembre

Por otro lado, el Ministerio de Sanidad ha definido un grupo de personas que tardarán todavía más tiempo en volver a la oficina, independientemente de la fase de desescalada. Son los diabéticos, enfermos cardiovasculares, hipertensos, hepáticos, pulmonares crónicos, renales, con inmunodeficiencia, oncológicos y embarazadas.

Qué hacemos con los hijos

Los colegios están cerrados. No sabe cuándo volverán a abrir, entre otras cosas, porque también tienen que adaptarse a la nueva realidad.

Mientras tanto, evidentemente no podemos dejar a los niños solos en casa para ir a currar a la oficina. Sería abandono de un menor y además muy peligroso (podrían beberse la botella de lejía)

¿Sabías que quienes tienen hijos menores de 12 años pueden solicitar el trabajo a distancia para poder conciliar desde mucho antes de que llegara el Covid-19? Excusa perfecta para retrasar tu regreso a la oficina.

Adaptación de las oficinas a la nueva realidad

Al igual que se están adaptando los aforos e implementando medidas preventivas en las tiendas, restaurantes y establecimientos públicos, las oficinas también tienen que ser reacondicionadas.

¿Morirán los open space?
¿Regresarán los cubículos con separaciones hasta el techo?
¿Tendrá cada empleado su propio despacho?
¿Qué pasará con las salas de reuniones? ¿Cuántas personas se podrán reunir presencialmente?
¿Cuántas personas podrán almorzar al mismo tiempo en el comedor de la empresa?
¿Y el vending? ¿quién lo desinfectará después de que alguien haya sacado su chocolatina o refresco?
¿El mostrador de Recepción tendrá una pantalla gigante de metacrilato como en las farmacias?
¿Habrá mascarillas, guantes y gel para cada empleado, cada día?
¿Se limpiarán más a menudo los filtros y conductos del aire acondicionado para que no enfermemos de neumonía por coronavirus … y legionella, bacterias y hongos varios?
¿Se reformarán los edificios inteligentes para que podamos abrir las ventanas para ventilar y que dejen de ser edificios enfermos?

¿Por qué es importante la política de teletrabajo?

Además de lo comentado en hasta ahora, durante el confinamiento ha quedado demostrado que el trabajo puede salir adelante sin tener que estar calentando la silla en la oficina. El trabajo a distancia ha llegado para quedarse. Malas noticias para los jefes controladores.

Pero trabajar en casa implica derechos y obligaciones para empresa y plantilla, del mismo modo que el trabajo en la oficina.

En España no existe una legislación específica y detallada* sobre esta forma de trabajar, aunque no es excusa para que las empresas no se pongan las pilas y redacten su propia política corporativa. Tanta digitalización, inteligencia artificial, robots. tan modernos y tan primer mundo y seguimos con normas internas siglo XIX ?.

Es hora de que los Chief People Officers (más conocidos como RRHH), los Chief Happiness Officer, los CEOs, los comités de dirección y de empresa de las empresas líderes a nivel mundial en su sector, empiecen a redactar ya la política de teletrabajo.

No serán los primeros en hacerlo. Existe una pequeña minoría de empresas y algunos convenios colectivos sí regulan ya el trabajo a distancia.

¿Qué aspectos básicos debe tener la Política de Teletrabajo?

Pues unos cuantos, porque decir Home Office suena muy guay pero hay que tener claro cómo trabajar en este formato y concretarlo todo.

Es muy importante crear una guía que establezca:

• cómo desempeñarlo
• con qué herramientas
• los horarios
• quién asume los gastos
• los flujos de trabajo (expectativas, formas de coordinarnos, plazos, etc.)
• ciberseguridad

Horarios de trabajo

En estas semanas de confinamiento hemos perdido la noción del tiempo y algunas veces no se han respetado los horarios de trabajo. Convocamos reuniones virtuales, enviamos correos o llamamos por teléfono a cualquier hora, cualquier día.

A ver, lo que ha cambiado ha sido el centro de trabajo y que nuestros nuevos compañeros presenciales son la pareja, los hijos y las mascotas.

Si antes del Coivd-19 el horario de la empresa era de L-V 09:00 – 18:00, ahora también. Tener internet en casa no significa estar disponible ni tener que trabajar 24 horas de lunes a domingo. Esto se llama derecho a desconexión digital y está recogido en el Estatuto de los Trabajadores.

Los jefes controladores pueden seguir utilizando las mismas herramientas sofisticadas de control que usaban antes de la pandemia para vigilar si los empleados están currando o preparando cupcakes.

Por tanto, hay que insistir sí o sí en el derecho a apagar el ordenador y el móvil de empresa fuera del horario de trabajo, incluyendo fines de semana. Así los impacientes tendrán claro que la respuesta a su email del sábado a las 23:50 no llegará hasta el lunes o el martes.

Herramientas de trabajo

Al igual que en la oficina tienes mesa, silla, bolígrafo, papel, ordenador, impresora, teléfono, etc. compradas por la empresa, debería ser lo mismo cuando se trabaja en casa.

Hasta ahora esos “beneficios” los tenían solo los empleados clave. Sin embargo, el confinamiento ha puesto en evidencia que hay muchos hogares en los que no hay PC o solo uno para toda la familia. Igual con la conexión a internet. No hay fibra óptica en todas las casas ni todos los rincones de España. Los datos de internet del móvil personal tienen un límite.

Hay que proporcionar herramientas a todos los empleados y no solo a los high potential. En la política de teletrabajo habrá que especificar exactamente qué medios va a facilitar la empresa para que cada uno para pueda desempeñar su trabajo.

Habrá que tener en cuenta también licencias de los programas, el desgaste de los dispositivos, las incidencias técnicas, etc.

Evidentemente cuántas más herramientas se proporcionen al empleado, mejor podrá realizar el trabajo.

Gastos

Algo parecido ocurre con los gastos de electricidad, internet, material de oficina, mesa, silla, etc. ¿Quién los paga? ¿la empresa? ¿el empleado? Este es un punto muy importante a detallar en la política corporativa.

Lectura recomendada: lo que tu empresa no te cuenta sobre el teletrabajo

En principio es la empresa la que debe asumir los gastos … ojo, no significa que tenga que pagarte el 100% recibo de la luz, del teléfono o de internet. Habrá que estudiar cómo abonarles estos costes a los empleados.

Las partidas de la tarjeta transporte, del kilometraje en los desplazamientos, los ticket restaurant, el comedor subvencionado, etc. podrían destinarse a compensar estos gastos en la nómina del trabajador, pagándole un porcentaje de sus facturas.

Riesgos laborales

Vale, no hay accidentes in itinere, caídas y tropiezos en la oficina, pero en el Home Office también hay riesgos laborales.

Por ejemplo: ¿en qué casa hay sitio para que cada uno de los miembros de la familia disponga de un escritorio en exclusiva para trabajar/estudiar? La mesa y la silla del comedor no son ergonómicas. Tarde o temprano habrá contracturas, tendinitis, síndromes carpianos, etc.

Un accidente laboral en casa podría ser complicado de demostrar a la hora de solicitar una baja laboral y su correspondiente prestación, porque hay que acreditar que se produjo en horas de trabajo. Aquí entra en juego el registro de horario, los sistemas de control al empleado.

La coordinación y organización de los equipos

Es fantástico realizar actividades para mantener a los equipos unidos y con sentimiento de pertenencia a la mejor empresa líder del mundo mundial. Pero pienso que son más importantes la coordinación y organización de los equipos, el volumen de trabajo, así como, adaptar los flujos de trabajo y las burocracias internas al trabajo en remoto.

Por otro lado, la comunicación es clave. Los jefes deben dejar bien claros los objetivos, los plazos de entrega de proyectos/tareas, etc.

Lectura recomendada: con qué frecuencia se reúnen los jefes con sus secretarias

Digitalización y ciberseguridad

Si trabajamos en remoto, habrá que adaptar todo al entorno virtual. P.ej. lo de no imprimir documentos en papel no es solo por cuidar el medio ambiente, es que si estás en casa y tienes que consultar un documento del archivo, lo lógico es que haya copia en la nube y que tengas habilitado el acceso a la carpeta digital correspondiente.

Hay que digitalizarse ya y aprender a:

• comunicarse por email y mensajería instantánea
• utilizar los ERP
• guardar y compartir archivos en la nube
• hacer reuniones productivas por videoconferencia

La empresa debería incluir una guía para utilizar todas estas herramientas de trabajo y formar a los empleados para que sepan cómo funciona cada una de ellas: Outlook, Slack, Zoom, M. Teams, Webex, Skype, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, WeTransfer, etc.

Hablando de compartir archivos en la nube, al CIO (más conocido como director de informática), le toca redactar y explicar todas las medidas de ciberseguridad para evitar que los malos entren al sistema y roben toda la información confidencial de la empresa.

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¿Han redactado ya las mentes brillantes de tu empresa la política de teletrabajo?

¿Alguna idea más que añadir a mi propuesta de puntos básicos?

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Fuentes:
Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19
*Estatuto de los Trabajadores – artículo 13 (trabajo a distancia),  artículo 20 (desconexión digital) y artículo 34 (jornada laboral) – actualización de 19/02/2020
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales – actualización de 29/12/2014
Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación.