PowerPoint no es Word

El año pasado y este he asistido a muchos webinars, cursos y reuniones virtuales. Y hay algo que me ha llamado mucho la atención. La gente llena de texto las diapositivas.

¡¡Error garrafal!! Las diapositivas no son hojas de texto. PowerPoint no es Word.

Si tú eres de los confunde ambos programas, debes leer sí o sí este artículo.

¿Para qué sirve PowerPoint?

Este programa informático nació allá por los años ’80 del siglo pasado. En su primera versión se llamaba Presenter y estaba enfocado a los usuarios de Mac. Pero a los inversores no les convenció el programa. Finalmente lo compró Microsoft y lo lanzó al mercado en 1987. Es decir, existe desde antes de que tú nacieras.

PowerPoint sirve para presentar discursos mediante diapositivas, en las que se ponen ideas en texto sintetizado (palabras clave o un par de frases cortas, datos en gráficos simples, imágenes, vídeos y otros recursos visuales.

Las diapositivas sirven para reforzar y enriquecer lo que estás explicando de viva voz durante una presentación. En ningún caso son para poner toda la información por escrito y que te dediques a leer las diapositivas.

¿Para qué sirve Word?

Word fue lanzado al mercado en 1983, antes que PowerPoint. Es un programa que sirve para procesar textos. Es decir, para escribir documentos como cartas, informes, reportes, libros, manuales, etc.

¿Qué pasa cuando saturas de texto tus diapositivas?

No sabes sintetizar

Demuestras a los demás que no sabes resumir la información y quedarte con solo con las ideas principales o palabras clave.

Cierto es que hay personas que lo intentan. En vez de escribir parrafadas, estructuran la información en viñetas. Sin darse cuenta que parece la lista de la compra del supermercado y no una diapositiva profesional.

Tendencia a leer

La gente acabará de leer tu texto antes de que tu termines de explicarlo. Es la mejor forma de aburrir a los participantes y hacerles perder el tiempo.

Muchos se preguntarán porqué no les pasas copia por email para leerlo cuando tengan un momento.

Por otro lado, tú también tiendes a leer lo que está puesto en la diapositiva. ¿Te acuerdas de aquellos profesores del instituto o de la universidad que se pasaban la clase entera leyendo sus apuntes y notas? Pues tú estás haciendo lo mismo.

Además de aburrido, parecerá que no has ensayado antes tu discurso o que estás soltando la misma charla desde hace años, como los profesores en sus clases.

Letra ilegible

La gente que utiliza PowerPoint como si fuera Word, escribe todo el texto en letra muy pequeña para que le quepa todo en la diapositiva.

No saben que  la persona que está sentada en la última fila de la sala o los que la están viendo al otro lado de la pantalla del ordenador, no pueden ven una mierda porque el texto se vuelve ilegible. El tamaño mínimo de la fuente en las diapositivas es 20 pt.

Aprende ofimática

PowerPoint, Word y Excel son inventos del siglo pasado. Así que ya estás tardando en aprender para qué sirve cada uno y a utilizarlos de forma profesional, al menos a nivel básico. No hacerlo significa que eres un analfabeto digital.

Si eres secretaria, aprender estos programas es mucho más prioritario e importante que la dichosa taquigrafía (hace décadas que los jefes no dictan cartas).

Aprende a presentar

Se puede hacer una ponencia sin diapositivas. ¿Has visto las Charlas TED? Muchas de ellas no utilizan PowerPoint ni ningún otro programa de diapositivas (Prezzi, Keynote).

Pero si te sientes desnudo sin tus diapositivas, entonces aprende a crearlas de forma profesional y visualmente bonitas para evitar que tu público bostece mientras te escuche o que misteriosamente le falle la conexión a internet durante tu webinar.