Manual para superar con éxito una auditoría

Desde el verano de 2014 sigo a Josue A y su blog Ser Mejor – Leadership & More, en el que escribe reflexiones valores, educación, motivación, liderazgo … Él también me sigue a mi, jeeje. A lo largo de este tiempo ha ido surgiendo una gran amistad entre nosotros.

La distancia y el cambio horario (él vive en México) no ha impedido que nos hayamos visto, hablado de un montón de cosas y reído en nuestras conversaciones.

autor-invitado

Hoy Josué te contará cómo tratar con los auditores. Esos seres humanos que odiamos todos cuando los vemos aparecer por los pasillos de la oficina.

Te dejo con él, deseando que disfrutes con su “manual” tanto como yo lo hice cuando leí el borrador.

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Para todos aquellos que han trabajado en una “organización” han de saber que una de las actividades más comunes que se realizan en ellas son las auditorías.

¿Y en qué consisten estas actividades?

Pues muy fácil.

Se contrata a una persona quien evalúa que tan bien o mal estás haciendo tu trabajo. Esta va luego corriendo con los altos mandos a contarles todo aquello que te ha encontrado:

  • que si no te lavas las manos cuando vas al baño
  • que si no llevas los zapatos lustrados
  • bueno, incluso si te sacaste un moco cuando estabas hablando por teléfono 😛

Ya ves, así se las gastan estos tipos.

Tipos de Auditores 

Bueno, vamos a explicar un poco más sobre esta especie conocida como Homo Auditoris. Se puede decir que existen 2 tipos:

  • Los ojetes y
  • Los super ojetes

Así puedes ir diferenciando unos de otros y saber qué antídoto usar cuando se aparezca uno por la oficina 😛

1. Los ojetes

Es ese que llega de lo más amigable y pareciera que quiere hasta ir a tomar el café contigo saliendo del trabajo. ¡No te dejes engañar!

Eso es solo una artimaña para que le sueltes toda la sopa sobre tu co-worker de la oficina de al lado, a quien auditarán después de ti. También es un truco para que le platiques todos los chismes del radiopasillo.

Por tanto, recuerda que si nadie les habla a estos seres es por una razón, así que no te dejes engañar.

2. Los super ojetes

auditoriasDesde el momento que llegan a la oficina, se siente un aire más denso en la atmosfera.

Si fuera una película (lo más seguro que de terror) los identificarías inmediatamente como el archivillano.

Para que te des una idea el Guason sería el héroe.

Pues sí, desde el primer momento te harán saber que están ahí para hacerte pasar un mal rato. Debes tener mucho cuidado con ellos.

¿Cómo funciona la mente de estos seres?

Pues déjame decirte que no tienes nada de qué preocuparte. Únicamente hay que entender cómo funciona la mente de estos seres, porque aunque no lo creas ellos, al igual que tu, buscan salvar el pellejo y lo harán de cualquier modo.

Si el Homo auditoris carece de experiencia, es decir es un chaval que acaba de salir de la universidad y no sabe ni abrocharse las agujetas de los zapatos, es más trae hasta bigotes de leche pues en la mañana su mami le hizo su malteada, entonces lo más seguro es que termines por hacer tú la auditoría.

Sí, correcto. Tú vas terminar haciendo su trabajo, pero bueno al menos tienes la posibilidad de escribir lo que quieras en el reporte.

  • Buenos días, ¿está el responsable del departamento?
  • Sí, diga, ¿en qué puedo ayudarlo?
  • Venimos del despacho X y vamos a auditar su departamento, agradeceremos nos pueda brindar toda la información que necesitamos.

Cabe aclarar que casi siempre vendrán en parejas, como en las películas policiacas, en plan FBI. De hecho, es muy raro que vaya uno solito. Supongo que es para cuidarse la espalda, no le vayan a aventar algo y no se den cuenta quien fue.

  • Sí, clarollegaron en el mejor momento, como si no tuviera ya bastante trabajo
  • Vamos a revisar los documentos del año pasado
  • ¿Del año pasado? entonces tendrá que ir al departamento de archivo muertono tenemos uno pero ellos no lo saben
  • Ok, en ese caso vamos a revisar la documentación que maneja actualmente.

En este punto ya te diste cuenta que no saben absolutamente nada de la empresa y que sólo quieren información. Otro con más experiencia te hubiera dicho:

  • claro, ¿me puede llevar a ese departamento de archivo muerto?

A lo que deberás decir algo así como: creo que salieron de vacaciones, ese departamento está en otra ciudad, pero dígame que información necesita. Ese posiblemente si será un hueso duro de roer.

  • Claro, del archivero puede tomar cualquiera de las 150 carpetas las cuales están rotuladas con la información que contienen.
  • Sí, gracias, lo revisaremos.

En algunos casos ellos ni siquiera saben qué información necesitan, por su falta de experiencia (ya te dije que son recién licenciados).

auditorias-documentacionPuede ser que te deshicieras de todos los pufos y trapos sucios antes de que llegaran la oficina, y ahora no les cuadran los datos pero no saben dónde está el error.

En cualquier caso no tienes de qué preocuparte. Aunque conviene preguntar al final si necesitan algo más o encontraron lo que buscaban para que los ayudes a aclarar el malentendido.

Siempre debes aparentar que estás dispuesto a ayudarles y a colaborar.

Los hay otros la mayoría de cabello blanco, y con experiencia, si pero en levantarle falsos, que no se irán hasta que no encuentren algo, recuerda que más sabe el diablo por viejo que por diablo …

  • Buenos días, venimos del despacho Z y vamos a auditarlo.

Me agarraron con el desayuno en la boca comiendo en el escritorio, pero ya una vez que pude tragar el bocado:

  • Si, dígame en qué puedo ayudarlo.
  • Necesitamos las facturas con folio 1234 a la 2345 del mes pasado y toda la documentación del mes en curso.

Estos sí vienen a buscar algo y no se irán hasta tener lo que necesitan.

Será que Godines, el de la oficina de al lado, les contó que no he archivado esa información. Bueno habrá que buscarla, en algún lado debe estar.

auditorias-documentacion

  • Claro que sí por acá la tengo, en un momento le digo a mi secretaria que se las proporcione…. ERIKAAAA !!
  • ¿Las facturas con folio 1234 a la 2345 del mes pasado? ¡Ah, sí! Están en el segundo cajón del archivador que tienes a tu izquierda, Josue.

El Informe de la Auditoría 

Se pasarán varias semanas por la oficina haciendo pesquisas, buscando pruebas y preguntando a todo el mundo el porqué, cuándo y cómo de algún gasto realizado. Ya te dije antes que son como la policía.

Al final llegarán con un reporte, del cual solo van a querer que les firmes de enterado.

¡¡MUCHO CUIDADO!!

Eso sería como decir que sí estás de acuerdo con todo lo que pusieron en él. Es como las letras chiquitas de los contratos que nadie lee. La diferencia es que aquí es un reporte de muchas hojas, que en la mayoría de los casos solo buscan exponer cuan malo eres, y cuan buenos son ellos que gracias a su gran trabajo.

Sí, ellos han salvado a la empresa de la quiebra por los grandes descubrimientos que han hecho en sus investigaciones.

Cuando se reunan con el Comité de Dirección y les expongan los datos, los directivos se sorprenderán al descubrir:

  • El elevado gasto de los viajes de los ejecutivos y directivos en sus visitas a clientes
  • Que los salarios están muy por debajo de mercado y por eso los empleados con más talento y motivaciones en la vida, dimiten y se van a trabajar a la competencia
  • El costo que tiene esta rotación de personal
  • Cómo está ambiente laboral en general y cómo influye en la productividad de la compañía

Todos estos puntos los conoce toda la plantilla. Pero no los directores porque ellos se pasan el día metidos en sus despachos, sin relacionarse con nadie. Están a sus cosas y en su mundo. Esto ya te lo contó Erika en su post ¿por qué se encierran los directivos en sus despachos?

Si en las investigaciones de los auditores ha salido algo que no quieres que se entere la Dirección, debes anticiparte a esa presentación de datos. Debes decirles a los auditores que te entreguen a ti el informe.

En cualquier caso, nunca firmes nada. Diles que lo revisarás en cuanto tengas tiempo y que entonces lo firmarás con mucho gusto.

Ellos te insitirán para que lo hagas cuanto antes. Te llamarán varias veces por teléfono para saber si ya leíste ese reporte de 200 páginas. Te preguntarán cuándo pueden reunirse contigo o la Dirección para explicarte todos sus descubrimientos.

Se pondrán tan pesados como los gestores de recobro de morosos.

auditorias-consejos¿Sabes porqué? En cuanto des el visto bueno y firmes el informe, te harán llegar la factura por sus servicios. Te desmayarás cuando veas el importe.

Ojalá que con estos consejos puedas manejar mejor tu próxima auditoría. Si tienes alguna idea más, por favor, compártela con todos nosotros abajo en los comentarios.

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Mil gracias por participar en Anécdotas de Secretarias, Josué. Ha sido una alegría y un honor muy grande que hayas contado aquí tus peripecias en la oficina con los Homo Auditoris.