Convocar reuniones no es tan fácil

Convocar reuniones es una de las tareas más infravaloradas que desempeñamos las asistentes y secretarias. Todo el mundo piensa que es tan fácil como enviar la cita por email y ya está. Pero no. Exige un gran dominio del calendario electrónico, dotes de espionaje, saber negociar y mucha templanza para no matar a nadie.

La idea de convocar

Un día llega tu jefe y te dice que convoques una reunión el próximo viernes a las 18:00 horas.

¡Empezamos mal! ¿Un viernes por la tarde? Se masca la tragedia.

Quien dice viernes, dice lunes o miércoles. No importa el día, la hora o si es presencial o virtual. Una reunión es casi siempre una pérdida de tiempo para todos.

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La reserva de sala

Si es presencial, lo primero que haces es comprobar que la sala esté disponible. Da la casualidad que a todos los jefes les da por poner reuniones el mismo día a la misma hora. Eso significa que no hay sala disponible.

Tendrás que llamar a otra asistente y negociar con ella para que te ceda la sala.

Las conversaciones entre nosotras son algo como:
– Fulanita, necesito la sala X el viernes a las 18:00 y he visto que la tienes bloqueada. ¿Está confirmada tu reunión?
– En principio sí, aunque estoy esperando a que confirmen todos
– Pero ¿es visita o reunión de equipo?
– ¿Qué cliente va a venir aquí un viernes por la tarde? Es reunión de equipo ¿Y la tuya?
– Reunión de equipo también. Creo que van a hablar del proyecto X que tiene muchas incidencias y ha paralizado todo el flujo de trabajo del departamento.
– ¡Ah! vale, la mía es de seguimiento. Quédate con la sala, reprogramo mi reunión.

¡Genial! Tienes ya tienes sala.

Por cierto, si tus compañeras nunca te ceden la sala, no pienses que es un complot, en realidad es el karma. No lo hacen porque te crees la secretaria diva de la oficina.

Primer intento de convocatoria

Siguiendo con el ejemplo de los viernes por la tarde, aunque nadie tenga nada apuntado en su agenda, los viernes son un mal día para todos, excepto para el jefe que no tiene vida más allá de las cuatro paredes de la oficina.

Pero tú lanzas la convocatoria porque eres una «mandada».  La respuesta de la mayoría de los convocados llega a  los pocos segundos:

• te la rechazan desde el calendario, sin darte ningún tipo de explicación
• te escriben un email o te llaman por teléfono para contarte p.ej. que no pueden asistir porque se van el finde de escapada con la familia, que tienen entrenamiento deportivo y un otro millón de excusas … a ver, que a las asistentes no nos interesa tu vida privada, solo queremos saber si vas o no.

Hay una minoría que no da señales de vida, ni confirman ni rechazan.

Por último, siempre hay un grupo que te pide que hables con el jefe para que cambie la fecha. La verdad, es que a ti también te conviene que sea otro día (y no el viernes), especialmente si eres la pringada que tiene que redactar el acta o si tu jefe quiere que encargues una merendola para todos.

Aquí entran en juego tus dotes de negociación para intentar convencer a tu jefe de que pase la reunión a la semana siguiente y en un horario razonable.

Segundo intento de convocatoria

Si tu jefe cede, probablemente te dirá que lo pases al lunes a las 08:00. Eso generará otro nuevo drama: que si el atasco de tráfico, que si tengo que llevar a los niños al cole (antes de la pandemia), que si es mi hora de yoga (en el trabajo en casa) …

También puede ocurrir que tu jefe ceda y te pida que te encargues tú de buscar la fecha/hora que mejor encaje a todos.

En este segundo caso, cuando eres asistente pardilla sueles ofrecer un par de fechas a los convocados para que elijan. ¡Erroooooooor! Nunca hay que dejar que sean los demás los que elijan fecha/hora. Te volverán loca porque siempre pondrán pegas y no lograrás quorum.

Lo más acertado es utilizar tus dotes de espionaje y conocimientos avanzados del calendario electrónico. Así puedes averiguar en qué momento de la semana están todos libres para tener la dichosa reunión.

Abres el calendario y vas al asistente para programación para ver quién tiene disponibilidad, quién no y quién está fuera de la oficina.

Ojo, siempre habrá alguien con algún compromiso. También alguno que no apunta sus citas y aparece libre todo el día.

Aunque todo eso poco importa para lanzar la reunión, jajajaja. Convocas el día/hora en el que la mayoría está disponible. A los que no puedan ir ya se les enviará el acta de la reunión a posteriori.

► Algunos de los que tienen disponibilidad, te contestarán diciendo que no pueden ir. Cuando les dices que consultaste su calendario antes de lanzar la convocatoria, te responden súper soprendidos:
– ¿Cómo puede ser, yo no te he dado permiso de acceso a mi calendario?

Ay, almas cándidas …

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► Habrá gente que no responda. No te dirán ni que sí ni que no. Les encanta hacerse los ocupados con agendas de ministro. Aunque tú ya sabes que no tienen nada apuntado en su calendario, te toca perseguirles para que te confirmen.

Disfrutan sintiéndose importantes y su ego crecerá hasta el infinito. Se inventarán cosas como que están a la espera de confirmar una reunión con un cliente a esa misma hora, que les pongas en provisional y ya te dirán más adelante (con la esperanza de que se te olvide el asunto o se cancele la reunión).

Cuando les preguntas que por qué no apuntaron esa supuesta reunión con un cliente como provisional en su calendario, les dejas casi siempre sin argumentos y confirman asistencia, jejeje.

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► A pesar de la táctica de espionaje, siempre habrá una minoría rebelde que seguirá sin confirmar asistencia. Nuevamente tienes que tirar de tus habilidades de negociación y manipulación psicológica. Nada como decir que en la reunión habrá café y bollos. Ya verás qué rápido confirman asistencia.

Tercer intento

Las agendas de los jefes son muy dinámicas y en 5 minutos pueden cambiar todos los planes. Mientras estabas perdiendo un tiempo precioso persiguiendo a los egos crecidos, los que confirmaron al principio ahora ya no tienen disponibilidad. Es la ley de Murphy.

Otra vez a empezar desde el principio: nueva fecha, nueva hora, intercambio de sala con tus compañeras, enviar la convocatoria, persecución a los que no responden …

La reunión

Cuando por fin consigues cerrar fecha, hora y sala, el Día D, pasados unos minutos de la Hora H, resulta que:

• no aparecen los que confirmaron asistencia
• acuden los que dijeron que no podían ir y los que rechazaron la convocatoria

Otro desastre porque, como no iban a ir, no se han mirado el orden del día ni se han preparado los temas.

¿Sabes qué significa eso? Pues que tu jefe propone convocar otra reunión para hacer seguimiento a todos los temas que continúan pendientes.

Conclusión

La próxima vez que leas por ahí que convocar reuniones es fácil y una tarea tonta, acuérdate de este artículo.

Dudo mucho que Siri y Alexa lo puedan hacer mejor que nosotras las asistentes de carne y hueso, con cerebro y habilidades sociales ?.

Aunque estoy de acuerdo con Bernard Demory en lo de que hay que evitar convocar reuniones al tun tun, hay mucho trabajo y estrés detrás de una simple convocatoria.