Anécdotas organizando un congreso
Durante un tiempo fui marketing assistant en un laboratorio farmacéutico. En aquella época me pasaba el día diseñando artículos promocionales para lanzamientos de productos, organizando congresos y eventos … y una vez puse mi granito de arena creativo en la redacción de un guión para un capítulo de una serie de televisión.
En este post te voy a contar una tragedia que tuve una vez con el material de regalo que encargué para un congreso médico que patrocinó la empresa.
Organizando un congreso
Se iba a lanzar un nuevo medicamento y ara ello se organizó un congreso en La Coruña, al que se invitó a 500 personas (médicos, investigadores, etc.).
Imagínate la currada:
- reserva el local del congreso
- el alquiler de mesas, sillas, los medios audiovisuales, etc
- redactar y enviar las invitaciones
- perseguir a los invitados para que confirmaran asistencia
- perseguirles también para hacerles las reservas de avión, tren, traslados, hoteles… algunos se creen tan importantes que nunca te dicen cómo quieren ir. La tontería se acaba cuando se te acaba la paciencia y les dices que no quedan plazas y que se vayan andando 😉
- encargar los catering, coffee breaks y/o las comidas en restaurantes.
- … y ¿cómo no? los regalos promocionales.
Esto es último algo curioso.
La gente se mata por pillar bolis, tazas, caramelos, calendarios, bolsas, camisetas y cualquier cosa que sea gratis. Fíjate cuando vayas a una feria, un congreso o un evento.
El kit promocional
A cada asistente se le tenía que entregar un maletín que contenía
- el dossier con la ficha del medicamento
- un cuaderno
- un bolígrafo
Es decir, a todo el trabajo de la organización logística, súmale:
- buscar a los proveedores que iban a fabricar el kit promocional
- negociar precio y plazos de entrega
- recibir los materiales y meterlos en el maletín
- enviar los maletines a las instalaciones del congreso
- colocarlos en el lugar correspondiente para irlos entregando a todas aquellas personas que buscan regalos gratis
La verdad, que montar un evento así no es moco de pavo. Me gustaría ver cómo lo harían todos esos que piensan que las secretarias solo respondemos llamadas telefónicas.
Negociando precios con el proveedor
Mi jefa se enteró de que nuestra sede en Singapur tenía un acuerdo con un fabricante local, por el cual los bolígrafos salían tirados de precio.
Después de pasarles el diseño de cómo tenía que ser el bolígrafo, le pasaron presupuesto.
– Erika, los bolis salen por 0,35 USD y tardan 3 días en fabricarlos y enviárnoslos. Es muy caro. Llámales y negocia.
Ya estamos. La parte fea para mi … ¿Qué hora sería en Singapur? A ver, el cambio horario es importante cuando trabajas a nivel global. Eran las 10.00 en Madrid y las 16.00 en Singapur. Perfecto, seguro que aún seguían en la oficina.
– Hola, soy Erika Martin de la oficina de Madrid. Te llamo en relación al presupuesto de los bolis que le has pasado a mi jefa. Se escapa de precio. ¿No me los puedes abaratar?
Para qué andar con tonterías. Fui al grano:
– Hola, soy Kayden, encantado. Verás los bolis cuestan 0,05 USD. Pero a eso hay que sumarle los gastos de transporte, aranceles, seguros, etc. El presupuesto que le pasé a tu jefa era para enviároslos por avión. Los tendríais allí en un par de días.
Os los podría mandar por barco, que reduciría los costes. Lo malo es que la entrega tarda más tiempo. Hay dos opciones:
- Bordear Africa: con esta ruta debes tener en cuenta que tarda más en llegar a España. Hay que dar la vuelta por el continente. Además es más peligrosa porque se pasa por zonas de conflictos armados y hambruna y eso hace que existan piratas marítimos que asaltan los barcos de mercancías. Puede que tus bolígrafos no lleguen nunca.
- Acortar por el Canal de Suez. Saldría por 0,15 USD y tendrías la entrega en la oficina unos 10 días.
– Pues ya está, no hay más que hablar. Suez.
Kayden, me llamó en cuanto metieron los bolis en el barco:
– Erika, ya van para allá los bolis
Huelga en el Canal de Suez
Pasaron semanas y “mis” bolis no llegaban. A muy pocos días para el congreso, Kayden me llamó:
– Hola, tengo malas noticias.
– ¿Qué pasa?
– Los trabajadores del Canal de Suez están en huelga y han cortado todo el tráfico de mercancías. No puede pasar ningún barco por allí. Nadie sabe cuándo volverán a abrir el canal.
– ¿Queeeeeeeee? No puede ser, no puede ser. ¿Cómo que huelga? Queda una semana para el congreso. Cuando lleguen los bolis hay que meterlos en los maletines y enviarlos a la ciudad donde se va a celebrar.
No te cuento la incertidumbre que pasamos mi jefa, mis compañeros y todos en la oficina. ¿Llegarían los bolis a tiempo?
Mientras tanto teníamos las otras cajas con los maletines y los cuadernos apiladas por los pasillos de la oficina. Aquello parecía un almacén de mercancías en un polígono industrial, en vez de una multinacional farmacéutica en el centro de Madrid.
La cadena de montaje
Los bolis llegaron el día de antes del congreso a primera hora de la mañana.
Teníamos pensado contratar a una empresa externa que montara los kits, pero cuando les llamamos nos dijeron que tenían otros encargos y que no podían proporcionarnos este servicio tan urgente.
Así que nos pusimos todos (jefes y empleados) en plan cadena de montaje una fábrica: uno abría los maletines, otro metía la ficha del producto, otro el cuaderno, otro el bolígrafo …
A medio día ya estaban todos los kits empaquetados y listos para mandarlos al congreso.
Fletar un avión privado
Mi jefa tenía otra tragedia. Había llamado a varias empresas de transporte por carretera y ninguna se comprometía a pasar a recoger los bultos y entregarlos en La Coruña esa misma noche.
Empezó a pedir precios a compañías aéreas. Ninguna tenía disponibilidad, aunque al final dio con una que podía alquilarnos un avión en exclusiva para transportarlo todo y dejarlo en destino por la noche.
¿Precio? una pasta. Todo lo que nos habíamos ahorrado con la fabricación de los bolis ahora lo íbamos a pagar al triple.
El precio era tan elevado que había que había pedir autorización del gasto al director financiero supremo que estaba en las oficinas centrales en Suiza. Sin embargo, eran ya las 17 hrs y la oficina estaba desierta porque en Suiza no se quedan a calentar la silla como en España.
Recuerdo que mi jefa y yo nos mirábamos abrumadas y estresadas por la situación y que nos decíamos: «qué mala suerte, es una cagada detrás de la otra», «vaya ruina el avión».
Pasado un buen rato, el director general español consiguió hablar con el director financiero supremo en su móvil privado. Le contó toda la historia con pelos y señales.
Se quedó callado unos largos segundos en los que mi jefa y yo nos agarramos de la mano y nos dijimos: «mañana estamos despedidas».
El final feliz
Entonces el director general colgó el teléfono. Nos sonrió:
– Ha dado el ok.
Las cajas llegaron a tiempo La Coruña y al día siguiente se pudieron entregar los maletines a los asistentes según iban acreditándose en la entrada del evento.
El congreso fue un éxito y, con las ventas que se hicieron, se consiguió recuperar el dineral que había costado organizarlo, incluyendo el avión privado.
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¿Se te había pasado por la cabeza todo el trabajo e historias que puede haber detrás de estos artículos promocionales?
Por otro lado, cuando compres cosas en alguna web china y veas que tardan en entregarte el pedido en casa, ya te puedes imaginar que te costó tan barato porque te lo han metido en un barco que está dando la vuelta entera a África.
Imagen destacada Freepik
27 mayo, 2016 @ 19:47
Y todo por un boli… claro que yo por un boli (o lo que sea) gratis mato!!!
PD. Por cierto que tu blog da error de privacidad con Chrome y no carga bien 🙁
27 mayo, 2016 @ 20:42
la que se lió por un boli ¿eh, Chus? jajaja hombre, tampoco hace falta matar a nadie 😉
Gracias por avisar de la incidencia. No sé qué ha pasado. Tampoco puedo compartir en el post en mi FanPage, ese sitio al que diste «me gusta» el otro día 🙂
27 mayo, 2016 @ 20:45
Yo mato Erika, menudo soy yo para las cosas gratis 🙂
27 mayo, 2016 @ 20:52
entonces te sentirías totalmente identificado con aquella entrada que escribí sobre los catering en la oficina jajaja
27 mayo, 2016 @ 21:01
Soy de los que llevo fiambrera por si sobra, me tiro por encima de los demás si hace falta para coger sitio y no me despegan de la mesa ni con disolvente
27 mayo, 2016 @ 21:23
jajaja buenísimo tu comentario. Te puedo visualizar acenchante y con la tartera preparada para arramplar con todo lo que tengas delante. Qué crack
27 mayo, 2016 @ 21:32
Vamos que hasta les pego en las manos a quien creo que ya haya comido … y si no han comido también
29 mayo, 2016 @ 21:26
jajaja ya te imagino en plan como las madres: manotazo y diciendo psst eso no se toca. Qué crack
27 mayo, 2016 @ 23:38
No, si cuando digo yo que donde esté «Asesoria Jurídica» …
Jajajajjajaaa..
Oye, ¡¡esto es la leche, siempre me toca a mi!!! pero no me queda otra, estas cosas se deben avisar, mira, hoy vuelvo a tener problemas para entrar en el blog porque de primeras me sale esto
Para poder entrar me he tenido que ir a una especie de escudo que sale en la barra de direcciones, a la derecha, justo antes de la estrella para marcar «favoritos» y que al pinchar dice: «Esta página está intentando cargar secuencias de comandos de fuentes no autorizadas», a la izquierda de la misma barra, el «https» sale tachado y con un candado a su izquierda, y aceptar el entrar «aunque los comandos no sean seguros».
El blog, además, se ve con una interfaz de los años 90, muy arcaica.
De verdad que estas cosas no hay quien las entienda.
Lovely night.
28 mayo, 2016 @ 00:35
Hola!!!
Parece que este blog funciona peor que una escopeta de feria y encima siempre te toca a ti. Lo siento mucho.
Ese mismo error le pasó a Chus antes (ver primer comentario)
No sé qué ha pasado ahora, yo tampoco puedo compartir el post en las RRSS.
Mil gracias por el pantallazo, me viene de perlas.
Lovely weekend!
28 mayo, 2016 @ 02:25
Bueno, al menos yo si he podido compartir en las redes.
Y ahora he entrado directo, solo que el blog me sigue saliendo con un formato arcaico.
29 mayo, 2016 @ 21:28
a lo mejor lo sigues viendo raro porque se te quedó guardado así en el historial de navegación. Prueba a refrescar la página (ctrl F5).
Gracias por compartir en tus redes, que sé que son unas cuantas 😉
27 mayo, 2016 @ 23:39
Bueno, al menos el comentario ha salido a la primera, con el aviso de «pendiente de revisión» pero ha salido.
¡¡¡Cagontoslosmoros!!! esto es un corte, siempre tengo que ser yo el que venga con estas noticias, I’m sorry.
28 mayo, 2016 @ 00:38
Pero gracias a ti me entero de los errores que hay en el blog, siempre me avisas y te lo agradezco un montón. ?
28 mayo, 2016 @ 10:35
Muy acertado ese lo que sea gratis me lo llevo, da lo mismo que no se use, es gratis. No sé si esto pasa solo aquí o en otros países también, porque es realmente divertido ver las colas que se hacen para coger algo que reparten. En fin, peculiares que somos.
Me ha gustado como recoges el trabajo inmenso, de miles de detalles que no se ven pero que se tienen que prever para organizar un evento y que tenga éxito. Impresionante lo de los bolis y el avión. Ahora ya sé qué rutas hacen…
Un saludo
28 mayo, 2016 @ 14:39
Hola Conxita,
es que es verdad, nos gusta lo gratis aunque luego no nos sirva para nada. Es super curioso en las ferias, la gente hace cola por una bolsa o por unos caramelos, ni que fueran las llaves de un Ferrari jaja.
A ver si alguien de América Latina se anima y nos cuenta si por allí también «matan» por las cosas gratis.
Son miles de detalles los que hay que tener en cuenta para organizar un evento y un montón de errores los que se pueden cometer. Lo de las rutas de transporte es algo curioso también. Hasta que no me tocó comprar esos bolis ni me había planteado por dónde van los barcos de Asia a Europa.
Muy buen fin de semana!
28 mayo, 2016 @ 11:02
Hola!!!!! Es que el mundo congresos da para mucho. Mi hermana trabaja en teoría de azafata y en la realidad de azafata/camarera/limpiadora y lo que haga falta porque está en una empresa de catering y eventos y desde que hay crisis al final son chicas para todo. A ella le ha tocado a veces organizar lo de los regalitos y es terrible, pero dice que lo mejor es ver como se matan por cosas de lo más tontas. El año pasado me trajo un portakiwis que tengo que sacar en el blog, fue brutal la que se lió con eso, era un macrocongreso internacional y había unos japoneses que se marchaban con 4 o 5 cada uno,jejejeje.
Me ha encantado leerte, te imaginaba montando los maletines con el resto de compis,jejeje.
28 mayo, 2016 @ 18:31
Hola Marigem!!
me temo que tienen a las azafatas explotadas haciendo tareas que no les corresponden con la excusa barata de la crisis. Qué vergüenza, eso me cabrea.
¿Portakiwis? no sabía que eso existe. Por favor, ponlo en tu blog para ver cómo es ese chisme jejeej Mira los japoneses, parecían tontos.
Calla no me recuerdes aquella cadena de montaje con los compis, menudo estrés tuvimos aquella mañana.
28 mayo, 2016 @ 16:12
Hola!!!! Te había dejado pedazo de comentario y no está, ainnnns. Te decía que mi hermana es azafata/camarera/limpiadora y lo que sea de congresos porque la empresa de catering y eventos donde está, con la crisis ha reducido el personal y las azafatas están para todo, y ella ha llegado a alucinar con las que se lían cuando dan algo gratis,jejeje.
Un besito y te he imaginado con los compis armando maletines.
28 mayo, 2016 @ 18:41
Hola otra vez!! no sé porqué se fue tu comentario anterior a la papelera. Pero tarde o temprano entro allí y reviso todo y lo recupero. Por eso, a veces tardan en aparecen vuestros comentarios. Te pido mil perdones.
Yo creo que es patológico lo de liarla cuando dan algo gratis. En Madrid pej tenías que a la gente cuando hay manifestaciones de agricultores frente al ministerio. Joer, hay gente muy profesional que lleva bolsa y todo para pillar los tomates, naranjas, leche o lo que sea que lleven los agricultores para desparramar a la puerta del ministerio.
Mucho ánimo para tu hermana, espero que algún día le pidan ser solo azafata y no camarera+limpiadora.
Un super besazo y a disfrutar del fin de semana
28 mayo, 2016 @ 22:19
Hola Erika. Muy interesante el artículo. Realmente es un engorro y un gran trabajo y que en verdad no lo parece. Cómo complican estas cosas. Lo que más me gusta cuando voy a las ferias en el boli y la agenda, yo soy de las que apuntan todo a mano, no me gusta los aparatos. Saludos.
29 mayo, 2016 @ 21:32
Hola Chaladura,
Organizar un evento es mucho trabajo y lleno de un montón de pequeños detalles. Como te falle algo, puff, no lo quiero ni pensar.
Anda, pues entonces eres de las mías. Yo también anoto todo en papel.
Oye, tus jabones en forma de cerdito me han encantado. ¿No has pensado hablar con algún proveedor que se dedique a comercializar regalos corporativos? Sería algo guay para dar en las ferias y congreso 😉
Un abrazo
29 mayo, 2016 @ 01:08
Holaaa Erika, es tan verdadero lo que pones y con la gracia que lo escribís!!!! Que odioso eso de comprar las boli, es mortal!!! Aquí cuando pedíamos los precios y te decían, 500 salen 1000$ pero…..3000, le salen 1600$ y pensando que eras la reyes del ahorro aceptabas 🙂 creías, que por lo menos seria un ahorro para los 3 años venideros!! Pero no, cuando llegaron, tenían el año estampado!! Con los de aquí siempre, caes en sus trampillas!!
Que tengas un hermoso domingo y una semana super linda!! Besazo
29 mayo, 2016 @ 21:21
Hola Mirta,
veo que tienes experiencia en comprar bolis al por mayor jaja que te crees que haces el negocio del año y luego tienen el año estampado o la tinta está seca y no funcionan. Qué curioso que en Argentina también ocurran estas cosas.
Muy buena tarde de domingo para ti también y que tengas una semana fantástica.
Besazos
29 mayo, 2016 @ 19:00
Buenísima entrada, como siempre. Aprendo un montón y también me río. Eres la caña Erika. Y yo, por problemas de windows no puedo dar a me gusta cuando quiero, sólo si me sale en el lector….Besotes
29 mayo, 2016 @ 21:24
jejeej me alegro de que te rías leyéndome y también de que mis posts te sean útiles.
A mi me pasa algo parecido. Solo puedo dar al botón de me gusta desde el lector conectada en el ordenador, en la tablet no me funciona. Pero por mi parte no te preocupes si no puedes «puntuar». Sé que estás al otro lado.
Muchos besos
30 mayo, 2016 @ 09:45
Creo que saldría más barato que alguien fuera en avión a por los bolígrafos y los trajera en una maleta… Besitos Erika!!
30 mayo, 2016 @ 23:06
jajaja es verdad, eso me lo apunto por si en el futuro me vuelve a suceder. Por supuesto, me «sacrificaría» yo por ir personalmente a por los bolis (todo sea por faltar a la oficina unas horas o días :P)
Muchos besos, Oscar
30 mayo, 2016 @ 16:17
Los bolígrafos y el pincho de tortilla son dos elementos que te permiten diferenciar si una persona tiene estilo más allá de su vestimenta. He visto a ‘supuestos señores’ perder las maneras por comer un trozo de tortilla en un catering. Y sí, son los mismos que te meterán el codo para llevarse ese bolígrafo promocional.
Besos.
30 mayo, 2016 @ 23:04
Tienes toda la razón Álvaro, ahí es dónde se ve el estilo. Hace un par de años fue a la Feria Gourmet de Madrid y aquello era peor que la guerra. ¡¡Puff!! Si pierden los papeles por un boli, por un pincho te meten el codo y te ponen la zacandilla jaja qué gente
Muchos besos
30 mayo, 2016 @ 23:05
Hola Erika, me has hecho recordar una época de mi vida en que organizaba una exposición itinerante, había que encontrar un local apto, cedido por un ayuntamiento, montar la exposición, enviar el material, contratar una copa, un pianista, las banderolas con los detalles del evento, las invitaciones y el día señalado recogerlo todo y desaparecer del lugar como si nos esfumáramos y ahí no ha pasado nada.
Era super estresante pero me encantaba ese curro, todo el día corriendo móvil en mano y organizando, que si las notas de prensa, que si el catering….
Así que te entiendo perfectamente, yo he estado al borde del colapso y/o del despido en varias ocasiones, puto Murphy.
Un abrazo!!!
2 junio, 2016 @ 16:50
Hola Juanan,
se me había escapado tu comentario, perdona.
No sabía que tuviste una época de organizador de exposición jaja ¿Contratabas pianista? ¡qué nivel! Es verdad, se me había olvidado que el último día de evento, no se han ido los asistentes y tu ya estás recogiendo el stand para esfumarte de allí cuanto antes. En esos momentos, siempre aparece alguien preguntando «¿te quedan bolis o algo de regalo?» jajaja
Murphy me cae muy mal y más sabiendo que por su culpa tu has estado alguna vez al borde del colapso.
Aaahh!!! aprovecho para felicitarte por tu cumple por aquí, aunque sea con días de retraso.
Un abrazo
31 mayo, 2016 @ 08:55
Hola Erika:
Gracias por pasarte por mi blog.
Eso es un trabajazo bestial, a mí me daba algo. Jamás pensé que ese trabajo demandara tanto de una persona , wow.
Besos y me quedo por aqui con tu permiso
31 mayo, 2016 @ 22:59
Hola Celia,
me encanta tu blog. Tus anécdotas me recuerdan a los tiempos en los que viví en Alemania ;).
Sí, hay días que una no para en el trabajo jaja
Claro, vuelve cuando quieras.
Besos
1 junio, 2016 @ 22:31
¡Ojo! Que un boli es lo más cotizado en cualquier feria, congreso, evento, mitin… Sin ir más lejos, yo tengo un bote a rebosar de bolis de eventos varios y cada vez que piso alguna feria ¡quiero más!
¡No subestimemos en poder de un boli gratis!
1 junio, 2016 @ 23:23
¿un bote a rebosar? tu sí que has hecho cola y metido codazos en las ferias jajaja Creo que los bolis gratis son adictivos 😉
Genial tu comentario, Mary, me has arrancado unas risas.
Que tengas muy buena noche. Besos
2 junio, 2016 @ 10:03
Suele pasar yo hago congresos también… Pero en la parte técnica y cosas así todos los días…
2 junio, 2016 @ 16:33
Hola Fotografo!
vaya, pues entonces es más habitual de lo que me pensaba 😉
Saludos
3 junio, 2016 @ 22:25
¿Qué? ¡Maldición! ¿Me estás diciendo que algunas de mis pertenencias tienen la osadía de haber visto más mundo que yo? ¡Por todos los diablos! ¡A la hoguera con esos cachibaches! Menudo desacato, creer que podían hacer turismo a mis espaldas. Nadie en mi casa ha visto partes del mundo más remotas que yo, NADIE. 😀
Menos mal que al final conseguiste que todo saliera bien, Erika, no quisiera verme en tu pellejo cuando tienes estos follones de 3 pares de nasales.
4 junio, 2016 @ 09:21
Me temo que algunos de los cachibaches que tienes en tu escritorio vienen desde tierras lejanas y remotas, Holden. Ya tienes material para la hoguera del día de San Juan jejeeje
Menos mal que salió bien, que yo ya me veía en el paro 😉
Buen fin de semana!
4 junio, 2016 @ 14:22
Cada vez que me den un boli promocional lo reverenciare como si no hubiese mañana, sólo por el trabajo que lleva el montar un evento hay que guardarlo como un tesoro, llevo ya bastante leyendo tus entradas pero hasta hoy no había comentado. Un besico
4 junio, 2016 @ 14:35
jajaja sí, por favor, guárdalo como oro en paño. La persona que los compró te lo agradecerá mucho 😉
Me alegro de que lleves tiempo leyéndome y de que hoy te hayas animado a comentar. Mil gracias, María Pilar.
Besos
6 junio, 2016 @ 08:46
Veremos a ver si hoy nos deja el todopoderoso señor de internet comentar… 🙂
En serio soy el único que se ha imaginado a una banda de temibles piratas asaltando el barco de Erika y haciendose con un alijo de bolis para abastecer toda Somalia? jaja menudas movidas! Al final por ahorrar un poco la que se lía…
Como siempre muy interesante la lectura Erika! Una vez más nos descubres ese otro lado que no se conoce 😉
Un abrazo!
6 junio, 2016 @ 23:11
Te ha dejado comentar jejeje
Menuda movida te has imaginado y siguiendo con ella, ya estoy viendo la cara de los piratas al abrir el alijo y ver que aquello eran bolis mierderos jajaja Ya ves, al final la frase de «lo barato sale caro» es una verdad como una catedral.
A veces no pensamos en el esfuerzo que hay detrás de un trabajo o una gestión. En el caso de los congresos y eventos es muy estresante. Gracias a ti por estar ahí.
Un abrazo para ti y otro para Ana 🙂