12 habilidades indispensables para ser una secretaria top
El puesto de secretaria o assistant es uno de los más polivalentes de la empresa. Dependiendo de las funciones que debas realizar deberás tener unas habilidades u otras.
No es lo mismo ser secretaria de departamento que secretaria de dirección o secretaria del Director General o de Presidencia.
No es lo mismo desempeñar tareas administrativas que tener un perfil más ejecutivo, en el que las decisiones las tomas tú (y no tu jefe).
Sin embargo, cuando leo las ofertas de empleo, me dan ganas de llorar porque evidentemente el que las escribe ni tiene ni idea de lo que hace una secretaria:
- Se limitan a poner «funciones típicas del puesto». ¿Para qué hacer una descripción detallada que te ayude a saber si encajas con lo que anda buscando la empresa?
- Se suele solicitar disponibilidad total, lo cual significa que es empresa dirigida por dinosaurios y adictos al trabajo. ¡¡Dios!! qué miedo da enviar ahí el curriculum
¡¡Atención!! No es raro encontrarse ofertas en BLANCO como la de la imagen de abajo … que ya se sabe que una secretaria desempeña sus tareas, sin horario fijo de oficina porque está disponible 24-7-365 y trabaja por amor al arte.
Luego lloran porque no encuentran talento
¿Sabes que el puesto de top assistant es uno de los más difíciles de cubrir en una empresa?
Y es que una cosa es lo que piden los de RRHH en sus procesos de selección y otra es lo que realmente debes tener para aguantar en el puesto y no volverte majareta.
Nadie se acuerda de tus habilidades al redactar una oferta de empleo y tampoco en tu día a día. Esto tenlo bien presente. A pesar de ello, estas cualidades son precisamente las que te convierten en una persona imprescindible para tu jefe.
Habilidades de una asistente ejecutiva excepcional
Hoy por hoy todo el mundo sabe manejar el Office, el correo electrónico y apuntar una reunión en el calendario. Si no sabes, se aprende. No son herramientas para las que necesites estudiar una ingeniería ni tener un coeficiente intelectual de genio.
Si quieres llegar a ser una top assistant, debes reunir una serie de características que te ayudarán a ganarte la confianza de tu responsable y a mantenerte en el puesto.
A continuación, te hablo de las que para mí son las más importantes
1. Alta tolerancia al estrés y la presión
Esto no es por el gran volumen de trabajo que vas a tener, sino porque los directivos son como niños pequeños caprichosos y consentidos:
- Cambian de opinión cada 5 minutos ⇒ lee este ejemplo
- Tienen pataletas y rabietas ⇒ lee, lee
La relación jefe-secretaria se convierte muchas veces en madre-hijo. Necesitarás una paciencia como una catedral y deberás educarle para que no te pida un vuelo a las 18hrs, te llame un domingo a las 7am o te falte al respeto cuando tiene un mal día.
Mientras lo consigues, te puede ayudar tener una caja de tila en tu cajón de la oficina, hacer yoga o ponerte un kit de boxeo en casa para descargar estrés a base de puñetazos
2. No ser arrogante
Es increíble cómo se le sube el cargo a la gente cuando empieza a trabajar en la zona noble de la oficina. La arrogancia y la prepotencia campa a sus anchas por este rincón, acompañados de la falta de educación y buenos modales.
Muchas secretarias se creen que son reinas y que tienen esclavos a su disposición. Tratan muy mal a sus compañeros de trabajo e incluso a proveedores.
Lectura recomendada: Secretarias arrogantes
Si estás entre esas reinas, te recuerdo que Dirección General es un departamento más de la empresa y que los que trabajan allí son personas. Todos (jefes y puestos técnicos) pueden ser despedidos en cualquier momento, al igual que cualquier otra persona de la plantilla. Tu no te salvas.
Por otro lado, te vas a pasar el día pidiendo favores a tus compañeros y a proveedores:
- Cambios de fechas de reuniones
- Datos para hacer presentaciones
- Que te traigan un catering en un tiempo récord
La gente te ayudará si se lo pides con por favor y gracias, y sobre todo cuando ellos necesitan ayuda y tú se la prestas. No están para servirte ni obedecerte. Se humilde y colabora.
Esto te habló más en detalle Marce, secretaria invitada en el blog, en ⇒ Momentos SOS
3. Tener autoridad y firmeza
Te vas a encargar de manejar la agenda y muchos asuntos de tu jefe. Tienes que ser capaz de transmitir a los demás autoridad y firmeza porque eres la mano derecha de tu jefe. Lo que solicites y digas deberá el mismo valor que si lo dijera él directamente.
Por tanto, tienes que hacerte respetar para que no te mareen, te den largas y pisoteen o tengan la imagen de que eres “la que hace el café para las reuniones”.
¿Cómo le dirías a otro directivo que tu jefe necesita unos datos concretos para antes de ayer y que te los tiene que pasar ya, sin darle la opción de que te ponga como excusa que entra en una reunión?
Espero que no seas de las que:
- se muere de miedo al entrar en el despacho de un directivo y tartamudees cuando hables con él
- no eres capaz de presionar a alguien para que haga esto o lo otro ¡ya!
- o llamar la atención por algo que ha hecho mal y que ha enfadado a tu jefe
No veas a los directivos como gente con un cargo súper importante. Son tus compañeros de departamento. No les endioses ni les trates con tanta pleitesía como su fueras su esclava.
Si lo haces, al final te convertirás en su lacayo, disponible las 24hrs y te tratarán como si estuvierais en una plantación de algodón de Misisipi en el s. XIX.
Eso sí, debes ser cordial, amable y educada (al igual que con el resto de compañeros de la empresa, clientes y proveedores)
Te recomiendo que hagas algún curso de liderazgo y dirección de equipos, te va a ayudar más que uno de técnicas de archivo o de taquigrafía.
4. Habilidades de comunicación
No, no me refiero a que sepas redactar emails, discursos y presentaciones sin faltas de ortografía ni errores gramaticales en español, inglés o en el idioma que sea. Tampoco a que respondas al teléfono educadamente. Esto se da por supuesto.
Debes tener la habilidad de saber decir las cosas con tacto, de forma clara y evitando malos entendidos y malos rollos. Muchas veces te tocará mediar en momentos conflictivos y rebajar tensiones.
¿Podrías ser árbitro entre tu jefe y el director comercial en alguna disputa que tengan entre ellos?
Te vas a encontrar muchos momentos así ¿podrás resolverlos con las palabras y maneras adecuadas?
¿Cómo cancelarías una reunión de tu jefe que está a punto de empezar por un contratiempo que le ha surgido? ¿Qué le dirías a las personas convocadas? ¿Qué tono utilizarías para que no se enfadasen por el plantón?
Debes hablar como un diplomático, porque estás proyectando la imagen de tu jefe y de la empresa.
Mide mucho tus palabras, porque quizás seas tú la que provoque esas tensiones y malos rollos en el caso de que te creas inmortal por estar en Dirección General.
Al curso de dirección de equipos, le sumo otro de asertividad 😉
5. Alta capacidad de negociación
No solo tendrás que ceder de vez en cuando con tus compañeros para conseguir algo, también tendrás que negociar con personas de fuera de la empresa:
- Secretarias de otras empresas para cerrar fechas de reuniones
- Hoteles, compañías aéreas, alquiler de coches para firmar acuerdos de colaboración y tener las mejores tarifas de alojamiento, vuelos, coches, etc
- Empresas de merchandising, papelería, catering, salas para eventos, servicios de limpieza, ETTs … dependerá del alcance de tus funciones.
Algunas las secretarias terminan convirtiéndose en en Office Managers, es decir, las que aseguran el correcto funcionamiento de la oficina.
Aunque en general, nadie te felicitará si consigues firmar un súper contrato que ahorre mucho dinero a la empresa. Desgraciadamente la mayoría de las empresas no reconocen que las secretarias debemos tener capacidad negociadora.
Te recomiendo que hagas un curso de técnicas negociación y persuasión 😉
6. Ser muy proactiva, con iniciativa y autónoma
Tu jefe es un tipo ocupado. Te ha contratado para optimizar su tiempo y para que tomes decisiones del día a día por él.
No puedes estar entrando en su despacho e interrumpiéndole cada 2×3 para preguntarle:
- si prefiere ventanilla o pasillo en un avión
- qué comida pedir en un catering
- qué restaurante reservar para una comida de negocios o a qué hora
- qué día quiere que cierres una reunión, a quién convocas y qué temas se van a tratar
La típica frase de jefe de “No me traigas problemas, tráeme soluciones” va especialmente dirigida a ti 😛
Reúnete con él como mínimo una vez a la semana para despachar temas y de paso que te resuelva dudas importantes de negocio. Explícale por dónde vas en los asuntos pendientes y que te oriente… pero evita preguntarle si encuadernas una presentación o si mejor le pones una grapa.
7. Saber priorizar y planificar
Al hilo de lo anterior, debes tener la habilidad de priorizar y planificar porque te va a tocar:
⊗ Organizar su agenda y saber cuándo una reunión o llamada es importante o no, e incluso decidir tu solita si asiste o no, o si hace la llamada ahora o dentro de 3 días.
⊗ Monitorizar sus tareas pendientes y encargarte de que las cumpla en el plazo que le han fijado sus jefes (presidente, accionistas, etc)
Debes aprender las diferencias entre importante, urgente y prioritario. Solo así podrás organizar y administrar las horas de trabajo de tu jefe.
8. Ser organizada
Si tu jefe te pide el acta de la reunión comercial del mayo de 2019 ¿sabes dónde la tienes?
Crea tu propio sistema de archivo tanto en papel como digital. No necesitas estudiar biblioteconomía. Debe ser un sistema en el que tu encuentres rápido la información que te solicita.
Sería ideal que compartieras con él una unidad de archivo común en el ordenador y que le explicaras cómo clasificas la información, por si un día te pones enferma o te vas de vacaciones y él debe consultar algo.
Procura tener la mesa limpia de montañas de papel.
Trabajar de forma sistemática te ayudará a tener todo bajo control:
- Créate plantillas de cartas, de invitaciones a eventos, de reservas de hoteles, etc
- Mantén actualizadas las bases de datos y las hojas Excel que utilizas para preparar informes, presentaciones, gastos, etc.
9. ¿Disponibilidad horaria?
Si tienes todo controlado, actualizado y automatizado no es necesario estar disponible 24h/7D/365. Te aseguro que ningún jefe se enfada si te vas a casa con los deberes hechos.
Aunque sea un dinosaurio de los que les gusta que la gente caliente la silla, a medio-largo plazo te terminará agradeciendo que no le pongas reuniones un viernes a las 17hrs. Recuerda, es humano como tú y yo. Hay excepciones, claro: los adictos al trabajo.
Por otro lado, si tienes todo automatizado, cuando te soliciten algo tardarás medio segundo en realizar lo que te han pedido: click + actualizar datos + guardar + imprimir. Te ahorrarás muchas horas de trabajo 🙂
En las entrevistas de trabajo siempre te preguntan por este tema y yo siempre he respondido:
Mi misión es optimizar su tiempo y si necesita trabajar 24hr es que algo estoy haciendo mal. La idea es que el trabajo salga adelante dentro de la jornada laboral, sin necesidad de horas extras. Otra cosa es que un día puntual surja una emergencia vital que paralice la vida la empresa, pej un fuego en las instalaciones, un secuestro aéreo en el vuelo donde viaja mi jefe, etc. Entonces tendría sí, no tendría ningún problema en dar soporte.
Tú verás hasta dónde quieres llegar con la disponibilidad. ¿Quieres tener que trabajar por la noche, los fines de semana o en vacaciones? A veces es tan fácil como educar a tu jefe y marcar ciertos límites.
10. Ser muy observadora
No te imaginas cuánto ayuda la comunicación no verbal. Observando cómo se comporta y expresa la gente (gestos) te vas a dar cuenta de un montón de situaciones que ocurren en la oficina y captarás muchos mensajes “ocultos”.
Lo mismo ocurre si gestionas el correo electrónico de tu jefe. Presta atención al tono del mensaje, en cómo se expresan, lee entre líneas …
Si te fijas, llegarás a conocer muy bien a la gente y sus verdaderas intenciones. Debes ser capaz de analizar las situaciones.
¿No te ocurre que con una mirada ya sabes lo que está pensando tu mejor amiga? Llegará un momento que te pasará lo mismo con tu jefe. Los dos sabréis comunicaros vía “telepática” y este es uno de los puntos que te hará ser imprescindible para él.
11. Ser muy discreta y reservada
Por tus manos pasa mucha información sensible y delicada.
Desde emails con condiciones de negociaciones con otras empresas, informes financieros o decisiones del comité de dirección o de la junta de accionistas.
Es posible que veas el listado de los sueldos de toda la empresa o incluso que descubras que van a despedir a alguien.
Sabrás cosas de la vida personal de tu jefe p.ej cuanto se gastó en una corbata o dónde se fue de escapada romántica el fin de semana con su pareja
No le podrás contar a nadie esta información. Ni otros directivos, ni a compañeros ni fuera de la oficina. Tienes que ser muy discreta porque lo contrario da lugar a:
- Cotilleos, rumores falsos, malos entendidos y confusiones
- Que alguien utilice esa información en tu contra o en contra de tu jefe (las puñaladas traperas están a la orden del día en Dirección)
Secretaria viene de secreto. Nunca desveles nada porque tu jefe perderá la confianza en ti. Se sentirá traicionado y es posible que acabes de patitas en la calle.
No te extrañe si te hacen firmar una cláusula adicional de confidencialidad en tu contrato de trabajo.
12. Excelente presencia
No se refiere a que seas alta, guapa y delgada. No se necesita ser modelo para ser secretaria.
Tu eres la primera persona que ve la gente que llega a la oficina para reunirse con tu jefe. Bueno, miento, la primera es recepción. Representas la imagen corporativa y a tu jefe.
Dependiendo del sector al que se dedique tu empresa y de cómo vaya vestido tu jefe, así deberás elegir la ropa que te pones para ir a trabajar:
- Si lleva traje, tu llevas traje.
- Si tu empresa apuesta por el casual look, tu podrás vestir más informal.
⇒ Léete el código de vestimenta de tu empresa. Te recomiendo que hagas algún curso de imagen personal.
Debes ser elegante en tu forma de dirigirte a los demás. Los buenos modales sociales y los empresariales son imprescindibles a la hora de tener una excelente presencia.
Cuando llega una visita a la empresa ¿sabes cómo saludarla? ¿besos, abrazos o apretón de manos?
Y cuando la acompañas a la sala de reuniones ¿quién entra primero? ¿la persona de mayor cargo de la otra empresa, cualquiera de la otra empresa o tu porque eres mujer?
Si no sabes responder a estas preguntas necesitas un curso de protocolo empresarial urgentemente 😉
Este artículo ha sido escrito a petición de Pilar Cordero
27 enero, 2017 @ 19:33
¡Completísima la información! Me ha encantado, en común con mi trabajo me ha llamado la atención la cantidad de información sensible que vosotras también manejáis. ¡La de cosas que se pueden descubrir cuando se trabaja con documentos! Saludos 🙂
27 enero, 2017 @ 20:34
¡Hola!
así es, Superviviente. Cuando das soporte al Director General o al Presidente casi todo pasa por tus manos: actas de juntas de accionistas, de reuniones con los sindicatos, cartas de despido … todo lo que necesite su validación. Es más lo tienes que revisar tu antes y vigilar que todo esté ok. A veces cuando les pasas el porta firmas, ellos confían tanto en ti que ni se leen lo que firman. Es toda una responsabilidad.
Saludos y muy buen finde! ?
27 enero, 2017 @ 19:38
Son muy buenos estos consejos Erika, aunque no corresponde a mi perfil laboral, quizás me plantee realizar algunos cursos enfocados a este puesto, he realizado algunas de las tareas que nombras (no todas) y nunca viene mal seguir aprendiendo.
Un abrazo y feliz finde Erika!!
27 enero, 2017 @ 20:43
Hola Raquel,
me alegro de que te hayas gustado los consejos aunque no seas secretaria.
Te animo a que te apuntes a mi newsletter de los trucos, por ahí iré explicando más detalladamente cómo realizar las tareas del puesto ?
Muchos besos y muy buen fin de semana!!!
27 enero, 2017 @ 21:55
Hola!!! Me ha encantado, la verdad es que lleváis una gran parte del peso de la empresa, y hacen falta muchas cualidades.
Besos y feliz finde.
28 enero, 2017 @ 09:00
Hola Marigem,
cierto, es un trabajo con mucha responsabilidad aunque muchos piensen que solo respondemos llamadas de teléfono y haciendo café para las reuniones. Una pena. Se necesitan muchas cualidades para llegar a ser una secretaria top.
Muchos besos y muy buen finde!
28 enero, 2017 @ 11:45
Hola Erika,
Otras veces ya te he comentado que creo que es un puesto muy importante en una empresa y poco valorado, son muy desconocidas las funciones que hacéis y tampoco ayuda que algunas secretarias son perfil reinonas o directamente perfil incompetentes, hay de todo y depende mucho también del jefe, un jefe incompetente no puede tener una buena secretaria porque no aguanta ni un segundo (lo he visto). Aunque algunos jefes también se lo tendrían que hacer mirar…
Me parecen muy adecuados todos esos consejos que das desde la experiencia y siempre con ese humor tan característico..
Un beso y feliz finde
28 enero, 2017 @ 19:25
Hola Conxita,
sí, ya lo has comentado en alguna ocasión. Yo creo que ser tan discretas al final pasa factura. Parece que las cosas salen porque sí y en realidad somos nosotras las que andamos detrás haciendo las gestiones.
No ayuda para nada encontrarse reinonas en que endiosan a sus jefes, claro que esto es porque ellos también se lo permiten jaja Como dices a un jefe incompetente le dura una buena secretaria menos de un segundo.
Me alegro de que aprecies los consejos ? eso es muy motivador para mi.
Un beso muy grande y feliz finde!
28 enero, 2017 @ 12:06
Leyendo esto estoy segura de que yo no seré nunca secretaria. No poseo muchas de las dotes que nombras, y aunque alguans se pueden aprender, or¡tras va con el carácter. Mi timidez extrema me causaría más de un problema.
Es de valorar todo lo que hacéis.
Un besillo.
28 enero, 2017 @ 19:30
jajaja María, yo creo que serías muy capaz de ser secretaria. La autoridad, firmeza y negociación las entrenas cada día en casa con los niños ? No te imaginaba tímida, ahí me has sorprendido.
Muchas gracias. Besitos
31 enero, 2017 @ 23:04
Bueno, después de leer este artículo, se confirma que nunca podré ser secretaria, por lo menos una secretaria eficiente.
El cielo te tienes ganao!
Besicos
1 febrero, 2017 @ 18:53
Todo es ponerse, Mary, con la práctica lo consigues jajaja aunque yo a ti te noto feliz con tus asesorías ?
Muchas gracias. Besitos, guapa
1 febrero, 2017 @ 22:35
Hay que admitir que son cualidades nada desdeñables en cualquier puesto de trabajo, oye. No te vayas a creer tú que hay que tener suficiente autoridad solo para secretariear, ¿eh? Nada más lejos, Erika: siempre hay que ser firme con los que nos piden cosas, en especial si no nos pagan directamente por ello xD
3 febrero, 2017 @ 18:25
jajaja, cierto, Holden, no son habilidades únicas para secretarias; también son requeridas para otros puestos. Hay que ser firme o plantarse directamente y decir que no se gestiona, si no te pagan ?
Supongo que el Gran Odin no tiene problemas con esto ¿no? ??
¡Buen finde!
4 febrero, 2017 @ 12:47
Hola Erika, coincido con Holden, como no 😀
Estas habilidades te ayudarán mucho en el entorno laboral sea cual sea el área en el que trabajes, el sector o el departamento. Me ha gustado especialmente eso de que secretaria viene de secreto… jajajajajaja.
Normalmente las asistentes que yo he conocido eran déspotas, distantes y prepotentes porque tenían algo que a los demás nos faltaba, información. Y eso es muuuuuy poderoso.
También tenían poca inteligencia emocional y poca vida social y al final con un poco de cariño las hacías cantar como a jilgueros, pobres 😉
La actual es genial, más que la asistente del director parece su madre/esposa, es tan proactiva que es hasta invasiva, mira por su jefe antes que por ella. Es como una de aquellas secretarias de Mad Men que se morían por complacer… vista desde fuera resulta patéticamente servicial pero es la opción de trabajo que ella he elegido, porque la ha elegido ella, así que no me da pena. Lo que no soporto es que luego sea cínica y se queje de su trabajo 😀
Voy a hablar muy seriamente con ella y te la voy a mandar una temporadita, jajajaja.
Un abrazo!!
5 febrero, 2017 @ 11:18
Hola Juanan,
tu y Holden tenéis muy buen rollo entre vosotros ¿eh? jejeje me encanta.
Es que lo de guardar secretos es muy complicado. A veces te enteras de una noticia bomba y tienes que hacer verdaderos esfuerzos por no contarla. Si te viene alguien dándote cariño, es muy posible que cantes como los jilgueros, los periquitos y los loros todos juntos jajaja.
Alguna vez me has hablado de la secretaria de tu empresa, que se cree Isabel Preysler. Me acordé de ti cuando escribí ese párrafo sobre la pleitesía. Está bien tener al jefe contento pero no se puede ser tan servicial. Como dices tu, visto desde fuera es patético. Hombre, por favor, que estamos en el s.XXI. Mándame a tu compañera, que la espabilo rapidito ?
Un abrazo fuerte!
12 febrero, 2017 @ 22:28
Sabía que eras buena, pero no imaginaba que tanto. Vaya tela todo lo que hay detrás de tu curro… Y además eres alta, guapa y delgada… Lo tienes todo Erika! Besitos, que esto no es un correo 😉
13 febrero, 2017 @ 09:10
Hola Oscar,
detrás de hablar por teléfono y hacer café para las visitas hay mucho más, y no todo el mundo aguanta la presión que tenemos. Es una pena que muy poca gente valore este trabajo como es debido.
Tu me conoces en persona, así que si dices que soy alta, guapa y delgada, es que lo soy ??
Me he muerto de la risa con tu comentario en el post de los correos.
Muchos besos
13 febrero, 2017 @ 20:13
Muy bueno…pero no le das enfasis a la siemepre vieja y eficaz estrategia de » hacer correr bulos», que tienen por finalidad , generalmente con éxito, que la tropa mire hacia un lado mientras las cosas de verdad pasan hacia el otro lado…o me equivoco mucho? y conste que me encanta lo bien que lo saben hacer los verdaderos profesionales, y la gran reputación y poder de intimidación que les dá dentro de la organización…
13 febrero, 2017 @ 22:33
Hola Christian, es verdad, no hice énfasis en la estrategia de los bulos para despistar y es que nunca me he prestado a ello. Para eso ya están los esbirros y el resto del comité de dirección ? Yo hago lo contrario: desmentir todas las trolas ??
26 enero, 2018 @ 13:13
Lo he leído hoy (por tu retuit) y estoy TOTALMENTE DE ACUERDO, AL 100% . Buenísimo post, como todos los que escribes!
Un abrazo,
Marisa
26 enero, 2018 @ 16:15
Hola Marisa,
sí, cada cierto tiempo comparto posts más antiguos en las redes sociales para que no caigan en el olvido.
Me alegra que estés 100% de acuerdo conmigo en que esas habilidades son muy importantes para ser una buena secretaria 🙂
Muchas gracias. Un abrazo
23 enero, 2019 @ 22:44
Tengo 16 años, y estoy empezando a estudiar esta carrera, estoy muy nerviosa
Gracias por estas anécdotas me ayudaran !!
24 enero, 2019 @ 10:15
Hola Amy,
bienvenida a la profesión. Entiendo que digas que estás nerviosa porque todos hemos tenido nuestro primer día de trabajo. Con tus estudios aprenderás lo que necesitas saber para desempeñar tu trabajo, así que tranquila.
Espero que te ayuden mis anécdotas y para cualquier duda, también puedes ponerte en contacto conmigo.
Un abrazo
15 febrero, 2020 @ 00:50
Erika,
Yo soy recepcionista, pero por supuesto que deseo escalar, me encanta la información que compartes alguna vez fui asistente de jefatura y si que complicada era mi Jefa tal cual como niña emberrinchada, hasta que regresé a mi posición (cubrí una incapacidad) todo regresó a la normalidad aunque mudé de departamento por reestructura y clásico como ya no te controlan ahora me discriminan puede que falle en algún punto de colaboración sin embargo aun quiero ser mas asertiva, leo tus consejos con ganas de aprender mas de tu experiencia.
Un abrazo!
16 febrero, 2020 @ 12:50
Hola Dana,
sí, hay algunos jefes que parecen niños caprichosos en vez directivos adultos. Es muy complicado darles soporte.
Algún día escalarás y trabajarás para alguien que tenga claro cómo dirigir equipos. Si te discriminan hablan con recursos humanos para buscar soluciones. No sé qué decirte a lo de si fallas o no en el punto de colaboración. La buena noticia es que se puede entrenar la asertividad, así que no dejes de practicarla.
Genial que leas mus consejos. Mil gracias.
Un abrazo
5 octubre, 2021 @ 10:23
Hola:
Mi nombre se Rania, en este momento me encuentro realizando un curso de secretariado/Recepción. En un principio tenía dudas ya que aunque he trabajado en atención al cliente de unos grandes almacenes y las funciones son muy parecidas a las de una secretaria, pero no es oficialmente ese puesto.No soy muy rápida escribiendo con el teclado del ordenador pero tengo otras muchas habilidades que me hacen pensar que puedo ser una buena secretaria/recepcionista, os seguiré leyendo para aprender un poco de vuestras experiencias.
Saludos
5 octubre, 2021 @ 17:26
Hola Rania:
tener experiencia en atención al cliente en grandes almacenes te da ventaja para filtrar y gestionar las llamadas de aquellos que quieren hablar con tus jefes en una oficina.
No te preocupes para la velocidad al teclado. Es mucho más importante que domines otras herramientas como PowerPoint, convocar reuniones en Teams o Zoom, hojas de cálculo, etc.
Te sugiero que leas los artículos más antiguos del blog (2014 y 2015) Allí explico al detalle cómo realizar muchas de las funciones de una secretaria con anécdotas que pueden ocurrir en el día a día y cómo salir airosa de ellas.
Mucha suerte con tu curso. Estoy segura que tienes habilidades para ser una excelente secretaria.
Gracias por tu comentario
Saludos
5 octubre, 2021 @ 12:26
Hola
Mi nombre es Cristina ,actualmente estoy realizando el curso Secretariado y Recepción , he trabajado como auxiliar administrativo en una entidad pública y me gusta mucho trabajar cara al público , el curso cuando lo vi me pareció muy interesante ya que puedo seguir formándome y seguir creciendo como profesional.
Un cordial saludo.
5 octubre, 2021 @ 12:56
Hola
Mi nombre es Cristina ,actualmente me encuentro realizando el curso de Secretariado / Recepción, cuando vi el curso me pareció muy interesante, ya que yo estuve trabajando durante un año en una entidad pública, la verdad que no me lo pensé dos veces en apuntarme, ya que quiero seguir formándome ,me gusta mucho trabajar cara al público y poder resolver dudas y ayudar a las demás personas.
Un cordial saludo
5 octubre, 2021 @ 17:42
Hola Cristina,
tu curiosidad por aprender y tu interés por la atención al cliente, te llevarán lejos si decides trabajar como secretaria y/o recepcionista. En este te puesto se necesita mucha mano izquierda, como habrás comprobado siendo auxiliar administrativo en una entidad pública.
No pierdas el interés por seguir formándote y creciendo como profesional.
Saludos
PD: llegó el primer comentario que escribiste, pero no salió publicado porque reviso los comentarios antes de validar su publicación (hay mucho spammer suelto, jaja) Gracias por tu tiempo y tus comentarios
5 octubre, 2021 @ 13:44
Hola!
Me llamo Noemi, ha día de hoy estoy realizando un curso de Secretariado y Recepción. Me ha llamado la atención y muy interesante porque quiero seguir formándome en este entorno. He trabajado de cara al publico en el entorno turístico y mi próximo objetivo es poder atender al publico con mayor calidad y profesionalidad.
Las habilidades y trucos que se han mencionado anteriormente son de muy gran ayuda, muchísimas gracias. Espero poder trabajar de cara al publico con la mayor profesionalidad posible gracias a todo lo que nos enseñan.
Un cordial saludo, Noemi
5 octubre, 2021 @ 17:47
Hola Noemi:
me alegra saber que este artículo te ha sido de gran ayuda. Gracias a ti por leerlo y dejarme comentario.
Estoy convencida que tu experiencia previa en el sector turístico, junto con lo que estás aprendiendo en el curso, te proporcionará el conocimiento y las herramientas necesarias para trabajar en el futuro un mayor nivel de profesionalidad.
¡Mucha suerte!
Saludos
5 octubre, 2021 @ 20:05
mi nombre es Desire, he trabajado como auxiliar administrativo , atención al cliente, me manejo bien a la hora de escribir con el ordenador, tengo conocimientos de Excel, acces, power point, y sobre todo en atender llamadas porque es lo que he hecho en casi todas las empresas que he estado, y desde hace tiempo he querido realizar este curso y como vi la oportunidad pues me he decidido hacerlo. un saludo
5 octubre, 2021 @ 20:30
Hola Desiré:
genial que tengas ya experiencia como administrativo y que domines la Microsoft y atención al cliente. Como habrás leído en este artículo también son necesarias las habilidades personales para llegar a lo más alto. Hiciste bien en apuntarte al curso, seguro que aprendes muchas cosas útiles para desempeñar el puesto.
Saludos
5 octubre, 2021 @ 22:47
Hola Erika!
Soy Raquel y quería comentarte que me he sentido muy identificada con muchas de las situaciones que describes en este post. He trabajado de Auxiliar Administrativo muchos años en la Administración Pública, aunque en muchos momentos, como es de imaginar, no se ejerce solamente de Auxiliar…Me he cruzado con Jefes y Jefas de todo tipo…así como con ese personaje de Reina que explicas…( Te digo que también me he cruzado con algún Rey, jeje ). Tengo experiencia en Atención al Público, también en otros ámbitos y, como comentas, no solo conocimientos técnicos hacen al mejor Secretario/a, sino un conjunto de habilidades que se adquieren en el día a día de la experiencia laboral que tengamos. Aunque hace tiempo que no ejerzo estas tareas concretas, es una profesión que me encanta, y sí, me han servido para otros empleos, desde Socorrista (tenemos que rellenar partes de incidencias y, lo más importante tratar con personas, informar, prevenir…) hasta de Guía Turístico ( Reservar citas, responder emails, explicar diferentes contenidos adaptándonos al tipo de visitante,…) Así que creo que este curso de Secretariado y Recepción va a venirme bien para casi cualquier empleo!
6 octubre, 2021 @ 08:41
Hola Raquel,
efectivamente hay muchas reinas y reyes por ahí. Tanto en las AAPP como en las oficinas nos encontramos a diario usuarios y clientes muy difíciles de gestionar. La atención al público nunca fue fácil. Tener experiencia, como tú, proporciona una serie de habilidades personales que en definitiva son las que te hacen brillar en el puesto porque son mucho más importantes que los conocimientos técnicos.
Leo que tienes espíritu de servicio y eres colaborativa. Eso es genial para trabajar en equipo como secretaria con tus futuros jefes.
Espero que el curso que estás realizando te resulte muy útil y aprendas mucho.
Saludos
6 octubre, 2021 @ 18:54
Buenas tardes, no tengo experiencia en este tipo de puesto de trabajo, pero si que me gusta y me interesa por ello me estoy formando en ello, se agradece saber las anécdotas y la experiencia de los demás… Espero tener suerte y encontrar un puesto de trabajo. Por mi parte creo que también en una empresa es muy importante el trabajo en equipo y no ir a tu bola, ya que cuando puedas necesitar algo no lo vas a encontrar. Un saludo
6 octubre, 2021 @ 20:01
Hola Miriam:
estás en el sitio correcto para leer anécdotas y descubrir cómo es el día a día de verdad de una secretaria. Te sugiero leer los artículos más antiguos (los de 2014 y 2015) son un filón de historias que todavía son de rabiosa actualidad.
Estoy totalmente de acuerdo contigo. El trabajo en equipo es vital … «hoy por ti, mañana por mi» … y las secretarias funcionamos mucho así porque nos pasamos el día pidiéndonos favores y ayuda mutua para gestionar las peticiones de nuestros jefes.
Mucha suerte con el curso y sobre todo con tu búsqueda de empleo.
Saludos
6 octubre, 2021 @ 23:18
Hola, me llamo Rosa y estoy haciendo el curso de secretariado y recepción. He trabajado de auxiliar administrativo y quiero seguir formándome. Tengo experiencia en word,Excel, acceso y power point además de manejarme bien en la mecanografía. Algo que me encanta es la ofimática y cada vez que tengo la oportunidad hago cursos para seguir formándome.
Un saludo a todos.
6 octubre, 2021 @ 23:29
Hola, me llamo Rosa y estoy realizando el curso de secretariado y recepción. He trabajado como auxiliar administrativo. Tengo conocimientos de Word,Excel, acces, power point y me desenvuelva bastante bien en mecanografía. Realizo el cirso para seguir formándome. Me encanta la ofimática y cada vez que tengo la oportunidad realizo algún curso para seguir formándome.
Saludos a todos.
6 octubre, 2021 @ 23:46
Hola Rosa:
cuanto me alegro de que tengas conocimientos de Microsoft Office y mecanografía Si te gusta la ofimática, te sugiero que te apuntes a algún curso de Outlook (para poder llevar la agenda de los jefes) y de Teams (para organizar reuniones virtuales). Complementaría la formación y experiencia que ya tienes.
Gracias por tu comentario y mucha suerte con el curso.
Saludos
7 octubre, 2021 @ 00:52
hola Erica soy Vanesa estoy haciendo un curso de secretariado y recepción y la verdad que tus consejos e información me son de gran ayuda. el papel de las secretarias es muy importante en una empresa son la carta de presentación y de ellas depende muchas funciones o actividades de la empresa. no hay que olvidar el puesto que ocupamos y ante todo tenemos que ser ambles y humildes. ser capaces de poder resolver las cosas y funcionales pero sin que abusen de ellas como si fueran comodines.
8 octubre, 2021 @ 12:42
Hola Vanesa:
qué bien que mis consejos te estén ayudando.
Dicen que si las secretarias hiciéramos huelga un día, se paralizaría la vida del país. Así que fíjate lo importante que es nuestro puesto para que funcionen las empresas y los jefes.
Muy interesante lo que dices de «los comodines». Mucha gente abusa solicitando demasiadas tareas y gestiones a las secretarias. Por otro lado, muchas secretarias no saben poner limites a la situación y hacerse respetar. Como muchas colegas se han puesto en contacto conmigo para saber cómo lidiar con esto, he creado una mentoría online para enseñarlas a decir NO y hacerse respetar.
Gracias por tu comentario y mucha suerte con el curso.
Saludos
7 octubre, 2021 @ 14:32
Hola, me llamo Yanira y siempre he sido de las que piensan que el trabajo de recepcionista es uno de los más complicados que hay, ya que te vas a encontrar con mil situaciones diferentes en cortos periodos de tiempo. Tienes que tener la mente rápida para poder encontrar l solución más efectiva y resolutiva posible, contando con el inconveniente de que no siempre puedes contentar a todo el mundo.
Por eso desde que vi la oportunidad de realizar el curso de secretariado y recepcionista, no lo dudé ya que vi una fuente directa de técnicas que aunque parezcan simples son bastante complicadas llevarlas a cabo en un momento de tensión.
La verdad es que me ha resultado muy provechosa toda esta información, son cosas que una desde fuera no se ven pero es una lucha constante de tener el control de la situación en todo momento.
Muchas gracias por compartirlo.
7 octubre, 2021 @ 17:00
Hola Yanira:
estoy totalmente de acuerdo contigo. El trabajo de recepcionista es muy complicado y uno de los menos valorados, a pesar de que es la puerta de entrada a la empresa (por teléfono o en persona).
Hace un tiempo escribí un artículo en reconocimiento a todas las recepcionistas. Te sugiero que lo leas, te vas a sentir muy identificada con lo que cuento 😉 (haz clic aquí)
Gracias a ti por tu comentario.
Saludos
7 octubre, 2021 @ 21:12
Hola Erika
Me llamo Pilar y ahora curso , Secretariado y Recepción ,para aprender, mejorar en mis habilidades y conseguir un trabajo!
Me encanta tu enfoque de cómo ha de ser, una Secretaria polivalente o sea una Superwoman!jaja
Y las anécdotas están, buenísimas!
Pero que difícil es!Te admiro!
He ejercido de Auxiliar Administrativo y de telefónista!Y me gustó la experiencia!
Sobre todo, me gusta el espíritu de Servicio a los demás!
Solo me queda decir, «Larga vida a las Supersecretarías!!
¡Muchas gracias y te deseo lo mejor!
¡Saludos!;)
8 octubre, 2021 @ 12:03
Hola Pilar:
las secretarias somos el perfil más polivalente de la empresa. Desde organizar reuniones, viajes y eventos, pasando por temas administrativos, hasta gestionar peticiones de nuestros jefes que a veces se salen de nuestras funciones. Efectivamente somos Superwoman en la empresa. Es difícil pero no imposible, aunque para lograrlo se necesita ese espíritu de servicio que mencionas.
Me alegra que te guste el blog. Mucha suerte con el curso y tu búsqueda de empleo.
¡Larga vida a las Supersecretarias!
Saludos
8 octubre, 2021 @ 04:00
Hola Erika, para mi la relación con este tipo de trabajo en particular es comparable con un matrimonio, cuando se están conociendo se trata de que la comunicación sea fluida, constante y armónica; así, poder visualizarse como se ven en un futuro. Si la comunicación fluye el entendimiento se da y las dos partes pueden convivir, se da ese equilibrio y esa confianza que permite que las partes utilicen sus talentos en compañía y cuando llegue el caso y tengan que trabajar por separado su nivel de empoderamiento es tal que la empresa camina sola.
Una buena recepcionista y Secretaría debe infundir en su jefe y al resto de compañeros total confianza, porque ella o él son la cara amable y responsable y están para dar la primera buena impresión de una empresa o negocio.
No se debe olvidar también que es muy importante ganarse el respeto de compañeros, colaboradores y de más personas que dependen indirecta o directamente de los servicios que prestan dichas empresas para que el jefe siga depositando su confianza y estar agradecido por la buena elección de habernos contratado para el cargo.
8 octubre, 2021 @ 12:13
Hola Sandra:
así es. Se trata de crear un tándem entre jefe-secretaria y viceversa para trabajar en equipo y coordinados. Para eso es vital la comunicación fluida y clara entre los dos y que sea diaria. Esto permite que podamos trabajar de forma autónoma y evitar errores y confusiones.
Desempeñar el trabajo de forma profesional, cumplir en plazo los objetivos y ser respetuosa con todos (de becario a director general) hace que todos te respeten y te tengan como persona de referencia en la empresa. Es por eso que en muchas organizaciones el título de secretaria ha pasado a Chief of Staff.
Saludos
8 octubre, 2021 @ 04:16
Totalmente de acuerdo, cuando uno conoce su trabajo y sabe desempeñarse utilizando todas las herramientas aprendidas, empleando firmeza sin altivez, el respeto viene solo y eso hace que se genere confianza en las acciones ejecutadas.
8 octubre, 2021 @ 12:14
Hola Sandra:
estoy totalmente de acuerdo contigo.
Es una lástima que a muchas secretarias se les suba el cargo a la cabeza y se crean las reinas de la oficina. Hablé de ello en el artículo «secretarias arrogantes»
Saludos
8 octubre, 2021 @ 04:28
Entre las habilidades podría ser habilidades tecnológicas e idiomas
8 octubre, 2021 @ 12:22
Hola Sandra:
en este artículo hablo solo de las habilidades blandas porque son las que te hacen destacar y dar valor a tu trabajo. Son las que te hacen brillar y te convierten en la mano derecha de tu jefe.
Opino que la tecnología y los idiomas son herramientas de trabajo. Es fundamental saber Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico, etc. Pero eso no te va a diferenciar de nadie. Tu jefe también sabe utilizarlas. Por eso, vuelvo al tema de las habilidades blandas. Tu actitud será lo que te lleve lejos profesionalmente o lo que hará que te quedes estancada.
Saludos
8 octubre, 2021 @ 17:39
Hola Me llamo Zenaida.
Muy bien explicado !! Da mucho que pensar y reflexionar ,hay que soportar demasiado cosas buenas y no tan buenas.
Decidí hacer el curso de secretariado y recepción porque también tengo el de auxiliar administrativo y quiero aprender más de este oficio
Vengo de otro trabajo muy diferente pero con bastante atención al cliente también
8 octubre, 2021 @ 20:40
Hola Zenaida:
como en todas profesiones, esta también tiene sus cosas buenas y sus cosas malas. Es importante conocerlas porque poca gente sabe cómo es nuestro día a día y en pleno siglo XXI siguen pensando que es un trabajo fácil.
Tu experiencia como auxiliar admin con atención al cliente te ayudará a tener mano izquierda y gestionar situaciones complejas en el futuro.
Suerte en el curso. Saludos
10 octubre, 2021 @ 14:17
Hola me llamo Yanira, estoy haciendo un curso de secretariado, darte las gracias por tus consejos y hacernos ver el importante papel que puede llegar a tomar este puesto pero siempre con los pies en la tierra.
10 octubre, 2021 @ 20:02
Hola de nuevo Yanira:
gracias a ti por leerme y por tus comentarios. Me alegra saber que te resultan útiles mis consejos.
Saludos
12 octubre, 2021 @ 13:15
Hola me llamo María y me he inscrito al curso por formarme en otros ámbitos y mejorar laboralmente.Me ha gustado la leerte,la manera tan amena y divertida de describir la profesión desde la experiencia.Si antes pensaba que lo complicado era estar de cara al público ,el mantener la calma ante una situación poco agradable con el cliente…no me había parado a pensar en los jefes.
12 octubre, 2021 @ 13:50
Hola María,
siempre hay que dar una chispa de humor a todo (p.ej. artículos en este blog o en el desempeño de nuestras funciones). Sino sería todo muy aburrido. Me alegra que te haya gustado leerme. Gracias por decírmelo.
Cuando eres secretaria de dirección los directivos son tu principal cliente y con quien tienes que centrar todo tu servicio y buen hacer. Te relacionarás con clientes externos al recibirlos en la ofi y acompañarlos a una sala de reuniones, o cuando llaman por teléfono para que les transfieras con tu jefe. Solo llegan a Dirección el 5% de las quejas de los clientes externos.
Saludos